Newsletter erstellen, verschicken und auswerten

Newsletter eignen sich - wenn sie interessant und gut aufbereitet sind - hervorragend als Kundenbindungsmittel.
Voraussetzung sind jedoch E-Mail-Adressen, deren Besitzer ausdrücklich einer Newsletterzustellung zugestimmt haben und Sie als Versender den Nachweis erbringen können.

Aus unserem Redaktionssystem heraus lassen sich Newsletter einfach erstellen, verschicken und auswerten. Empfänger können unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden, sodass die Zielgruppen mit speziell auf sie zugeschnittenen Informationen versorgt werden können.
Um eine Erfolgskontrolle zu haben und einen Newsletterversand bewerten zu können, erhalten Sie über das System eine statistische Auswertung.
Eine Online-Anmeldung für den Newsletter mit Double-Optin wird in die Website in Abstimmung mit Ihnen eingebunden.

Bei Klick auf den Menüpunkt "Newsletter" erhalten Sie eine Übersicht, über die bisher versendeten Newsletter und deren Wirkung sowie der Entwicklung Ihrer Abonnentenzahlen.

Diese vier Hauptaufgaben müssen bei der Newsletter-Entwicklung berücksichtigt werden:

• die Abonnenten-Verwaltung
• die Newsletter-Erstellung
• der Newsletter-Versand
• die Auswertung

Die Abonnenten-Verwaltung

Um Ihre Zielgruppen (z.B. B2B und B2C) bestmöglich mit passenden Inhalten versorgen zu können, bietet das CMS-System die Möglichkeit unterschiedliche Empfängerkategorien anzulegen. Diese sollten vor dem Import der Abonnenten-Adressen durchdacht und angelegt werden.

Neue Kategorien können Sie unter dem Menüpunkt Newsletter - Kategorien über den Button Neu (im Kopfbereich) erstellen. Geben Sie Ihrer Kategorie einen aussagekräftigen Namen, sodass Sie diesen später in den Versandeinstellungen wiederfinden können und speichern Sie Ihre Angaben.

Neue Abonnenten können dann im Nachgang über den Menüpunkt Newsletter-Abonnenten importiert werden. Hierzu klicken Sie auf den blauen Button "Import" im Kopfbereich der Seite. Auf der Folgeseite wird Ihnen nun die Möglichkeit geboten eine Kategorie für den Import auszuwählen. Im unteren Feld können die Abonnenten-Adressen direkt oder per Copy und Paste eingetragen werden. Möchten Sie in Ihren Newsletter-Mailings persönliche Anreden verwenden, müssen die dafür nötigen Daten ebenfalls importiert werden. Halten Sie sich dafür bitte an die Vorgaben im Importfeld.

Per Klick auf "speichern" werden die Mail-Adressen innerhalb der vorgegebenen Kategorie als Abonnent hinterlegt.

Einzelne neue Newsletter-Abonnenten können über den Button Neu im Kopfbereich der Seite (Newsletter > Abonnenten) angelegt werden. Vergessen Sie dabei nicht die Kategoriezuordnung.

Eine Einsicht in alle Abonnenten sowie die spätere Bearbeitungsmöglichkeit finden Sie unter dem Menüpunkt Newsletter > Abonnenten.

Die Newsletter-Erstellung

Um einen Newsletter zu erstellen, wählen Sie im Adminbereich den Punkt Newsletter > Kampagne> NEU aus.
In dem nun geöffneten Formular tragen Sie unter Name den Seiten- bzw. Kampagnennamen (z. B. Newsletter | Produktinformationen 01/2019, der Name wird nicht im Newsletter ausgegeben, sondern ist der Seitenname in der Übersicht), den Betreff (der später als Mail-Betreff ausgegeben wird) sowie die Mail-Absender-Adresse ein.  Wählen Sie anschließend das gewünschte (ggf. gibt es mehrere Vorlagen) Newsletter-Layout aus und klicken auf Newsletter erstellen.

Die Inhalte für den Newsletter werden wie gewohnt unter dem Punkt Redaktion erstellt und anschließend auf der angelegten Newsletterseite  (wird automatisiert bei Kampagnen-Anlage erstellt) veröffentlicht.

Der Newsletter-Versand

Der Versand des Newsletters erfolgt, über den Menüpunkt Newsletter > Kampagnen.
Aus der Liste der bisher erstellten Newsletter-Kampagnen wählt man den gewünschten Newsletter aus und klickt auf den Button "bearbeiten". Auf der Folgeseite wird einem nun nochmals der Name des Newsletters, der Betreff sowie die Absender-Adresse angezeigt. Vor dem Versand an Ihre Abonnenten macht ein Test-Versand an Ihre eigene Mail-Adresse Sinn. So können Sie den Newsletter in Ruhe prüfen und ggf. korrigieren. Nutzen Sie dazu die Funktion "Test-Versand", die über den gleichnamigen Button im Kopfbereich der zu erreichen ist.

Entspricht der Newsletter Ihren Vorstellungen, erfolgt der Versand an Ihre Abonnenten.. Klicken Sie dazu in der Kampagnen-Bearbeitung auf den blauen Button "Versand" im oberen Bereich der Seite. Sie gelangen nun in die Versandeinstellungen.

Folgende Einstellungen können vorgenommen werden:

1) Newsletterversand Detaileinstellungen

1.1) E-Mail-Betreff

1.2) E-Mail-Absender

1.3) Versand-Termin (falls Sie den Newsletter zu einem bestimmten Datum und/oder Uhrzeit versenden möchten)

1.4) personalisierte Anrede

Wenn Sie Ihre Newsletter-Abonnenten mit einer persönlichen Anrede begrüßen möchten, müssen die Adressdaten korrekt gepflegt sein (Feld Name 1 muss mit Inhalt gefüllt werden). Zudem muss im redaktionellen Objekt, das auf dem Newsletter veröffentlicht wird, der Platzhalter [{newsletterAnrede}] eingefügt werden. Hier wird dann später die persönliche Anrede aus den Datenfeldern ausgegeben.

Diese wird in den Versandeinstellungen hinterlegt. An dieser Stelle gibt es derzeit vier voreingestellte Optionen:

• • • wurde dem Empfänger die Anrede "Frau" zugeteilt und ist ein Name gepflegt
    • wurde dem Empfänger die Anrede "Herr" zugeteilt und ist ein Name gepflegt
    • wurde dem Empfänger keine Anrede zugeteilt aber ein Name ist gepflegt
    • wurde dem Empfänger weder Anrede noch Name zugeteilt

Im Feld dahinter kann dann die personalisierte Anrede hinterlegt werden.

2) Empfänger

2.1) an eine Person - möchten Sie den Newsletter nur an eine Person versenden, kann in diesem Feld die Mail-Adresse eingetragen werden

2.2) an Empfänger, die eine bestimmte Kampagne (nicht) erhalten, nicht gelesen oder auf diese Kampagne (nicht) reagiert haben. Dazu wählen Sie im Dropdown-Feld die Kampagne aus, auf die sich die Angaben beziehen sollen.

2.3) min. Zeitraum zum letzten Versand - wenn zwischen dem letzten und diesem Versand ein bestimmter Zeitraum liegen soll

2.4) NeuAbonnenten - die Kampagne wird nur an neue Abonnenten versendet

2.5) Gruppe/n - an bestimmte angelegte Empfängergruppen, die zuvor angelegt wurden

Haben Sie Ihre Versandeinstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Button "weiter". Auf der Folgeseite wird Ihnen zusammengefasst angezeigt, welche Kampagne Sie versenden und welche Empfänger-Adressen ausgewählt wurden.

Erst bei Klick auf "Mailversand starten" wird der Newsletter verschickt.

Die Newsletter-Auswertung

Informationen über den Versand und die Reaktionen auf Ihren Newsletter erhalten Sie in der Newsletter-Auswertung. Diese kann über den Menüpunkt Newsletter>Kampagnen eingesehen werden. Klicken Sie dazu bei der gewünschten Kampagne auf das Statistik-Symbol (Symbol wird erst nach Versand der Kampagne angezeigt). 

Es können nun folgende Dinge eingesehen und ausgewertet werden:

1) AUSWERTUNG

1.1) Allgemein: hier sehen Sie an wie viele Empfänger der Newsletter verschickt wurde, wie viele der Empfänger diesen gelesen oder darauf reagiert haben. Es können zudem die Klicks insgesamt sowie die Bounces (nicht zustellbare Newsletter) angesehen werden.

1.2) Links: in diesem Teil der Auswertung sehen Sie eine Auflistung aller im Newsletter verbauten Links und wie oft jeder einzelne geklickt wurde. Gleichzeitig kann eingesehen werden, wie viele Benutzer diesen Link geklickt haben.

2) VERSAND

In diesem Reiter kann eingesehen werden, ob der Versand bereits komplett abgeschlossen ist oder ob es zu Fehlern gekommen ist. Zusätzlich werden auch die allgemeinen Einstellungen des Newsletters nochmals angezeigt.

Weiter unten können alle Abonnenten, die den Newsletter erhalten haben einzeln eingesehen werden. Wann hat ein Abonnent den Newsletter erhalten, wurde dieser gelesen, hat der Abonnent auf den Newsletter reagiert (geklickt).

3) BOUNCES

Bounces entstehen, wenn die Zustellung des Newsletters an eine Abonnenten-Adresse nicht möglich war. Durch eine Rückmeldung des betreffenden Mail-Servers, wird unser System darauf hingewiesen, dass keine Zustellung erfolgen konnte. Je nachdem welche Rückmeldung wir erhalten, wird ein Soft- oder Hardbounce zu dieser Adresse eingetragen.

• Ein Softbounce entsteht bei einem temporären Fehler. Dies passiert, wenn z.B. das Postfach des Abonnenten voll ist. Wir prüfen bei Adressen mit einem Soft-Bounce-Status, ob innerhalb eines Monats weitere Bounce-Meldungen (nach dem ersten Versand) auftreten. Ist dies auch nach 4 Wochen und einem Tag der Fall, bekommt der Abonnent eine Hard-Bounce-Eintragung und wird für den nächsten Versand nicht mehr berücksichtigt.
• Ein Hardbounce wird geschrieben, wenn z.B. die Mail-Adresse des Newsletters nicht mehr existiert - also immer dann, wenn die Fehlermeldung keine tempörere sondern dauerhafte Störung meldet. Auch, wenn die Adresse mehrfach mit einem Soft-Bounce versehen wurde, wird der Status auf "Hard-Bounce" geändert. Die Adresse wird dann beim nächsten Versand nicht mehr berücksichtigt.

Wurde eine Adresse mit einem Bounce versehen, wird dies in unserem System gespeichert. Innerhalb der Abonnenten-Auflistung kann dies bei jeder Adresse detailliert eingesehen werden. Hier kann der Bounce-Status eines Abonnenten auch zurückgesetzt werden.