Adressen verwalten und ausgeben

Erstellen der Archivstruktur für die Ausgabe der Adressen

Zunächst müssen Sie die passende Archiv-Struktur unter dem Menüpunkt Archivpflege erstellen. Das Erstellen der Archivstruktur ist notwendig, da das Modul zur Adressausgabe diese aus einem Archiv zieht. Sie werden dann automatisch, ohne manuelle Veröffentlichung, an der richtigen Stelle ausgegeben.
Sie können sich das Archiv als eine Art virtuelle Ablagestruktur vorstellen, die Ihren Inhalten eine Struktur verleiht. Für die erstmalige Neuanlage wird unter dem Menüpunkt Archivpflege zunächst der Ordner Zentralarchiv ausgewählt. Möchten Sie ein Archiv als Unterpunkt eines anderen anlegen, wählen Sie den gewünschten Archivpunkt aus. Wählen Sie keinen bestehenden Ordner aus, wird der Archivpunkt automatisch unter dem letzten angelegt.

Durch Anklicken des Button Neu rechts neben der Archivstruktur öffnet sich ein neues Formular. Im ersten Feld wird als Hauptpunkt der Archivtext (Archivname) eingetragen und die Nutzung des neuen Punktes als Adress-Archiv (ADR) definiert.

Archiverstellung Eingabemaske

Nach dem Speichern gelangt man automatisch zurück in den Bereich Archivpflege. Erweiterungen, Änderungen und Löschungen erfolgen wie in der Menü-Pflege. Über Aktivierung der Checkbox "Drag and Drop aktivieren", die Sie oberhalb der Archivauflistung vorfinden, kann die Reihenfolge der Archivpunkte angepasst werden. Ihre bereits angelegten Archive können nach Aktivierung ganz einfach verschoben werden.

Anlegen und Verwalten von Adressen

Unter dem Menüpunkt Redaktion/Adressen können Sie Adressen verwalten. Die Adressen sind normale redaktionelle Objekte, deren Form und Inhalt vordefiniert sind. Sie lassen sich redaktionell bearbeiten, d.h. löschen, ändern, erweitern. Mit den Button (Reitern) über der Tabelle können Sie neue Adressen in die Datenbank aufnehmen – entweder einzelne Adressen, die Sie manuell einpflegen können oder mehrere Aderssen gleichzeitig, über einen Massenimport (XML-Import). Ebenso ist es möglich alle im System bestehenden Adressen in einer Excel-Tabelle zu exportieren.

Adressverwaltung - Auflistung aller hinterlegten Adressen

Einem XML-Import liegt grundsätzlich eine Excel-Tabelle zugrunde. Laden Sie die Vorlage der Excel-Tabelle, die Sie unter Redaktion/Adressen/XLM-Import/Download Excel-Vorlage finden, herunter.

Bitte nutzen Sie nur diese Vorlage, damit der Export auch reibungslos ablaufen kann und die Daten komplett in den Adminbereich eingelagert werden können.
Wichtig: Makros müssen aktiviert werden, damit anschließend die xml-Datei geschrieben werden kann.
Beachten Sie die Vorgaben für die Tabelle, damit sie korrekt hochgeladen werden kann und die Adressen korrekt in der Datenbank abgespeichert werden.
Es ist weiterhin zu beachten, dass Sie keinen Punkt aus der Vorlage löschen oder die Punkte umbenennen/verschieben dürfen, da es sonst Probleme beim Import gibt. Nicht gewünschte Spalten können Sie einfach frei lassen.

In der xls (Excel) – Datei können folgende Felder gesetzt werden. Die rot hervorgehobenen Einträge müssen gefüllt werden.

sortl	Kurzname, wird zum Sortieren verwendet (z. B. Nachname, Firmenname) Beispiel: für "Franz Pieper GmbH & Co. KG" ist es sinnvoll hier "Pieper" einzupflegen
name1, name2	Felder zur näheren Beschreibung der Adresse (z. B. Vor- und Nachname)
laenderkennung	Eine bis zu 3 Stellen lange Abkürzung (im Standard DE)
ref_adr_id	Über dieses Feld erfolgt die Zuweisung einer eindeutigen Referenznummer, die nur einmalig je Adresse vergeben werden darf. D.h. Sie können Ihre hausinternen Kunden-/Partner-/Referenznummern hier eintragen oder auch neue vergeben. Diese Referenz ID darf im Nachhinein nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
archive	Stichwort, um Archive zu identifizieren. Soll eine Adresse mehrfach in unterschiedlichen Archiven ausgegeben werden, tragen Sie unter archiv beide Namen durch Pipe (\|) getrennt ein oder legen Sie eine weitere Spalte archive an.
anrede, titel, email, www, telefon, fax, mobil, abteilung, anschrift, plz, postfach, ort	Datenfelder zur Beschreibung der Adresse.

Die von Ihnen getätigten Eingaben in diese Excel-Tabelle können Sie je nach Bedarf verändern z.B. neue Adressen hinzufügen oder bestehende ändern und importieren sie komplett neu in den Adminbereich hinein.

Über das Feld archiv ordnen Sie die Adressen dem gewünschten Archivpunkt (exakt die gleiche Formulierung wie im Adminbereich – „Archiv“) zu, damit diese auch über ein Modul auf den richtigen Seiten im Auftritt angezeigt werden.

Soll eine Adresse mehrfach in unterschiedlichen Archiven ausgegeben werden, tragen Sie unter archiv beide Namen durch Pipe (|) getrennt ein oder legen Sie eine weitere Spalte archiv an.

Länderkürzel

Belgien B	Bosnien-Herzegowina BO	Bulgarien BG
Dänemark DK	Deutschland DE	Estland EST
Finnland FIN	Frankreich F	Georgien GE
Griechenland GR	Großbritannien GB	Irland IRL
Island IS	Italien I	Kroatien KRO
Lettland LV	Lichtenstein FL	Litauen LT
Luxemburg L	Norwegen N	Niederlande NL
Österreich A	Polen PL	Portugal PT
Rumänien R	Russland RUS	Schweiz CH
Schweden S	Slowakei SK	Slowenien SLO
Spanien E	Tunesien TN	Tschechische Republik CZ
Türkei TR	Ungarn H	USA USA

Haben Sie die Adresstabelle komplett erstellt, so muss diese Excel-Datei in eine XML-Datei umgewandelt werden um die Daten exportfähig zu machen, das geht wie folgt:

Sie sehen in der geöffneten Adresstabelle unten neben dem Tabellenblatt ExportData noch ein zweites Blatt Start
Klicken Sie dieses an und starten den Export
Speichern Sie die erstellte XML-Datei auf Ihrem Rechner passend ab

Nun können Sie die XML-Datei mit den Adressen in die Datenbank hochladen:

Redaktion Adressen / XML-Import / Durchsuchen / Datei auswählen / Upload:

Upload der xml-Datei zum Massenimport von Adressen

Ihre hochgeladenen Adressen sind nun in der Übersichtsliste (Redaktion / Adressen) aufgeführt und stehen zur weiteren Verwendung oder Veröffentlichung zur Verfügung. Die Adressen können nun über edit aufgerufen werden und dem/den oben erstellten Archiv/en zugeordnet werden, damit sie über Module auf den entsprechenden Seiten erscheinen.

Auflistung aller im System hinterlegten Adressen

Veröffentlichung von Adressen über ein Modul

Sind alle Adressen im System angelegt, fehlt nur noch das passende Modul, um die Ausgabe zu steuern. Das Adressmodul finden Sie unter dem Menüpunkt Module / Abfrage-Module / allgemeine Module/ Abruf Adressübersicht:

Objekt-Bezeichnung eingeben (nur für die Übersicht im Backend)
Überschrift eintragen (wird auf der Internetseite ausgegeben)
ggf. Einleitung und Abspann eintragen (wird auf der Internetseite ausgegeben)
Archivauswahl, aus dem die abgelegten Daten gezogen werden vornehmen (wenn alle Daten gezogen werden sollen, Alle stehen lassen)
Div. Punkte durchgehen, Erklärungen finden Sie neben den jeweiligen Feldern
Darstellungsmodus bei Adressen ist in der Regel vm_adresse.cfm
Nach dem Speichern ist das Adressmodul angelegt. Das Modul wird dann automatisch unter Redaktion/Inhalte red. abgelegt
Das Modul muss nun noch auf der gewünschten Seite veröffentlicht werden (→ Modul mit edit öffnen / Veröffentlichen / Inhalt veröffentlichen / Seite auswählen oder über das Icon in der Auflistung Redaktion).
Das Modul gibt die in dem Archivpunkt abgelegten Adressen dann automatisch auf der ausgewählten Seite aus.

Eingabemaske Adressmodul-Erstellung