Dokumentation zum strait Redaktionssystem
E-Mail Workflow
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- strait GmbH (Redaktion)
Die Status E-Mails, die an die Kunden herausgehen, können individuell angepasst werden. Im Modul sind bereits kurze Standard-Texte hinterlegt, die die Funktionalität gewährleisten.
Jede Status E-Mail kann von Ihnen individuell angepasst werden. Dazu können Sie einfach im Text-Editor arbeiten, wie Sie es von den redaktionellen Beiträgen gewohnt sind. Die Platzhalter können Sie verwenden, um flexible Daten an die Kunden und Kundinnen in die Texte einzubauen.
Die Platzhalter zum Termin sind unkritisch, andere Informationen wie beispielsweise detaillierte Kontaktdaten können auf Wunsch ebenfalls als Platzhalter in den E-Mails ausgegeben werden. Diese sollten allerdings aus Sichherheitsgründen (aufgrund von kritischem ‘User-generated-Content’) nicht unbedingt verwendet werden.
1) Einstellungen → E-Mail Workflow
Zunächst geben Sie eine Absender E-Mail Adresse ein. Diese erscheint als Absender in den E-Mails an die Kunden. Wir empfehlen, hier eine allgemeine Adresse zu nehmen,
z.B. die no-reply@...de Damit wird dem Kunden klar gemacht, dass nicht direkt auf diese E-Mail geantwortet werden soll. Oder Sie richten für alle Terminbuchungen eine eigene E-Mail Adresse ein.
Anmeldung mit Opt-In E-Mail oder ohne Opt-In E-Mail
In den Voreinstellungen ist für die Anmeldeprozesse das Opt-In Verfahren voreingestellt. Das bedeutet, die Kunden buchen Ihren Termin erst verbindlich, wenn Sie den Hyperlink zur Terminbestätigung in einer separaten 'Opt-In E-Mail' angeklickt haben.
Dieses Verfahren kann abgekürzt werden, indem Sie bei Opt-In senden 'nein' auswählen. In diesem Fall müssen Sie allerdings einen Text anpassen im Website Modul.
2) E-Mail Footer
Hier geben Sie den Footer für die E-Mails ein; i.d.R. sind das die Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Dieser Footer kann individuell gestaltet werden.
3) Opt-In E-Mail
Dies ist die Nachricht mit der Aufforderung zur Terminbestätigung. Sie wird dann verschickt, wenn das Opt-In Verfahren ausgewählt ist. Sie können die Nachricht individuell mit dem Texteditor gestalten. Die Platzhalter ermöglichen eine individuelle Anpassung der E-Mail Texte an die jeweiligen Kunden und Kundinnen.
Der reservierte Termin ist 24h vorreserviert. Wenn er in diesem Zeitraum nicht per Opt-In Hyperlink bestätigt wird, wird die Uhrzeit wieder für andere Kunden freigegeben.
Der Opt-In Bestätigungstext - im Beispiel: Vielen Dank für die Terminbestätigung - wird angezeigt, sobald von den Kunden auf den Bestätigungshyperlink geklickt wurde.
4) Bestätigungs E-Mail
Dies ist die Bestätigung mit den Termindaten. Im Standard ist darin ein Hyperlink zum Verschieben des Termins enthalten und ein Hyperlink zum Stornieren. So kann der Kunde oder die Kundin selbst eine Terminverschiebung oder eine Stornierung vornehmen.
Sie können die Termininformation als ICS-Datei mitschicken. Dann erhält der Kunde mit der E-Mail eine ICS Datei, die er/sie beispielsweise direkt in den Smartphonekalender einfügen kann.
5) Erinnerungs E-Mail
Aus dem Modul heraus wird der Kunde / die Kundin 24 Stunden vor dem Termin mit einer Erinnerungs E-Mail automatisch noch einmal an den Termin erinnert. Dies minimiert Ausfälle und verbessert somit die Auslastung ihres Buchungskalenders. Die Texte können wie bei den anderen Status E-Mails individuell angepasst werden.
6) Stornierungs E-Mail
Wenn die Kunden oder Sie den Termin stornieren, dann geht diese E-Mail raus. Sie können sie ebenfalls nach Ihren Wünschen anpassen. Zudem können Sie auch auswählen, ob die Nachricht verschickt werden soll, oder nicht.
7) Terminverschiebungs E-Mail
Wenn der Kunde oder Sie den Termin verschieben, dann geht diese E-Mail vollautomatisch aus dem Modul an den Kunden raus. Auf Wunsch können Sie die Termininformation als ICS-Datei mitschicken; dies aktivieren Sie über die Checkbox.
8) Platzhalter / Variablen
In jede Status E-Mail können nach eigenem Ermessen Variablen eingebaut werden. Jede Variable wird mit eckigen [ und geschweiften { Klammern eingerahmt. In den E-Mails, die verschickt werden, tauchen dann die Werte auf, die in jeder E-Mail variabel sind. Gewisse Variablen wie z.B. das genaue Termindatum und die persönlichen Daten des Kunden werden bereits in den Vorlagen verwendet. Andere Daten wie beispielsweise detaillierte Kontaktdaten können auf Wunsch ebenfalls in den E-Mails ausgegeben werden.
Diese sollten allerdings aus Sichherheitsgründen (aufgrund von kritischem ‘User-generated-Content’) nicht unbedingt verwendet werden.
Hier eine Liste der gängigen Variablen:
[{optInLink}]
[{produkt}]
[{datum}]
[{end_datum}]
[{termin_dauer}]
[{name}]
[{email}]
[{telefon}]
[{standort_name}]
[{standort_ort}]
[{standort_plz}]
[{standort_anschrift}]
[{standort_bundesland}]
[{standort_email}]
[{standort_telefon}]
[{"formlabel"}]
Der Platzhalter Formlabel - kann mit dem LABEL ersetzt werden, welches Sie als zusätzliche Formularfelder definiert haben. Beispiel für ein zusätzliches Label: Angaben zum Projekt
Diesen Eintrag füllen Sie dann in Klein-Schreibung, mit Unterstrichen und ohne Sonderzeichen in die Klammern ein, so dass folgender Platzhalter entsteht:
[{angaben_zum_projekt}]
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