Dokumentation zum strait Redaktionssystem
Event-Modul
- david.raschper
- strait GmbH (Redaktion)
- es
- lisa.roettger
Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im CMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen.
Möchten Sie das WIM Veranstaltungsmodul inkl. Teilnehmermanagement nutzen, so lassen Sie sich dieses bitte zunächst durch den Support (redaktion@strait.de) freigeben.
In diesem Wiki Artikel geben wir Ihnen einen ersten Überblick zum Event-Modul.
1) Dashboard
Wir starten auf dem Dashboard. Dort sehen Sie eine Terminübersicht mit allen geplanten Events. Diese Übersicht können Sie über den blauen Button 'Drucken' ausdrucken. Über die Suche, die hinter dem hellblauen Akkordeon zu finden ist, können Sie auch vergangene Termine anzeigen lassen. Über den blauen Button 'Teilnehmersuche' gelangen Sie in die Tabelle aller Teilnehmer. Dort sehen Sie auf den ersten Blick den Buchungs- und Zahl-Status der einzelnen Teilnehmer. Es gibt Veranstaltungen mit Teilnehmer-Management (diese erkennen Sie am Listen-Symbol) und es gibt Point of Sale Veranstaltungen, die ohne Anmeldeprozess funktionieren (diese erkennen Sie am Megafon-Symbol).
Mit Hilfe der grün-roten Balken können Sie schnell erkennen, wie die Auslastung der jeweiligen Event-Termine ist. Die grünen Anteile zeigen dabei die freien Plätze.
2) Veranstaltungen
Mit Klick auf den zweiten Menüpunkt Veranstaltungen, gelangen Sie zur Übersichtstabelle aller Veranstaltungsreihen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen bzw. jemals genutzt haben.
Hier sind alle Veranstaltungsreihen zu finden, die Sie jemals ausgearbeitet haben. Über das Bearbeiten-Icon können Sie die Veranstaltungen konfigurieren. Aus jeder Veranstaltungsreihe können Sie zahlreiche Events machen, indem Sie die Termine an den jeweiligen Standorten zufügen. Über das Kalender Symbol könne Sie auch direkt in den TAB 'Standorte und Termine' springen. Dort definieren Sie die echten Veranstaltungstermine. Im Menüpunkt Veranstaltungen finden Sie alle Veranstaltungsreihen, die Sie jemals konfiguriert haben.
NEUE Veranstaltung anlegen / modellieren
TAB 1) Vorlage auswählen
Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt →Veranstaltungen → Neu
wichtig: bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie mindestens einen Standort mit Veranstaltungsberechtigung aktivieren
Es öffnet sich ein Overlay mit der Auswahl, ob Sie eine 'Veranstaltung anlegen' oder einen 'Termin hinzufügen' möchten. Wenn Sie eine neue Veranstaltungsreihe erstellen möchten, so wählen Sie "Veranstaltung anlegen" aus und klicken Sie auf speichern. Bei einem neuen Termin werden Sie entsprechend weitergeleitet.
Bei einer Neuanlage gelangen Sie in die Konfiguration einer neuen Veranstaltung. Im ersten Reiter wählen Sie aus, ob Sie eine Vorlage verwenden möchten, oder eine Veranstaltung komplett neu aufsetzen möchten. Wenn Sie eine Vorlage nutzen möchten, klicken Sie auf "Vorlage nutzen" und es öffnet sich ein Tab-Menü. Dort sehen Sie Ihre eigenen anglegten Veranstaltungen, sowie Vorlagen aus anderen Content-Mandanten wie z.B. von strait, die für Sie freigeschaltet wurden.
Anschließend gelangen Sie in den zweiten Konfigurationsschritt. Dort können Sie die Veranstaltung mit Leben füllen und alle Details konfigurieren, die später auf Ihrer Homepage sichtbar sind.
TAB 2) Veranstaltungsdetails
Beispiel: Sicherer Umgang mit der Kettensäge
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die Ihnen zeigt wofür Sie die einzelnen Elemente nutzen können.
Basisklasse | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Headline | Stellt den Veranstaltungsnamen dar. |
TeaserImg_Left | Dieses Bild wird in der Vorschau (Kachelbild), sowie im Google Business Profil als Eventbild genutzt. |
Image | Dieses Bild wird in der Detailansicht ganz oben ausgegeben. |
Teaser | Enthält den Vorschautext (Kacheltext), sowie im Google Business Profil die Eventbeschreibung. Das Feld sollte kein HTML enthalten, da dies in Google Business Profil nicht korrekt angezeigt werden kann. |
Body/Landing-Page Inhalt | Wird in der Detailansicht nach der Headline ausgegeben. |
Anmeldeformular | Gibt an, ob das Anmeldeformular in der Detailansicht ausgegeben wird. |
Suchmaschinenoptimierte URL | Hier können Sie die SEO-URL für die Detailansicht pflegen. (american-barbecue) wird dann zu Beispiel …/american-barbecue Bitte tragen Sie hier nur den Teil der URL ein, der später hinter dem / ausgegeben werden soll. |
Opt-In Email verschicken | Gibt an, ob ein Bestätigungslink für die Veranstaltung verschickt wird. Wir empfehlen, die Opt-In E-Mail eher selten zu nutzen. |
Push ins Google Business Profil | Gibt an, ob die Veranstaltung ergänzend zur Website auch in Ihrem Google Business Profil veröffentlicht werden soll. |
Beschreibung Zentraltext | Beschreibungsfeld für die interne Organisation |
Archivzuordnung | Hier können Sie die Veranstaltung an Veranstaltungsarchiven koppeln. Dies ist ggfs. für die Modulausgabe auf der Webseite wichtig (wenn Sie z.B. nur Grillseminare auf einer Seite ausgeben wollen). |
Wichtig: Damit der Detail-Button (Link zur Detailansicht/Anmeldung) erscheint muss ein Body oder Landing-Page Inhalt gepflegt sein!
Nachdem Sie Ihre Veranstaltung mit allen notwendigen Daten gefüllt haben, können Sie entweder direkt speichern oder weiter in den TAB 'Standorte und Termine' klicken.
Innerhalb der Website werden nur Veranstaltungen ausgeben, die gültige Termine in der Zukunft haben. Der Klick auf "speichern" führt daher zunächst zur Anlage der Veranstaltungsreihe.
Falls Sie direkt schon einen Termin zuordnen wollen, klicken Sie auf weiter bis zum 3. TAB "Standorte und Termine".
Termin hinzufügen - aus einer Veranstaltungsreihe einen echten Event-Termin machen
Um einen Termin hinzuzufügen, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung (entweder über das Bearbeiten/Kalender-Symbol in der Veranstaltungsauflistung) und klicken auf den 3. TAB "Standorte und Termine".
Klicken Sie auf den Button "Neuen Termin hinzufügen". Nun erscheint ein neues Akkordeon mit der Überschrift "Neuer Termin". Stellen Sie dort die gewünschten Daten ein. So machen Sie Ihre Veranstaltung zu einem Event-Termin mit genau einem Standort zu einer exakten Zeit und wenn gewünscht auch mit standortspezifischen Ticketpreisen. Also wird an dieser Stelle aus Ihrem Veranstaltungsformat ein echtes Event.
Sobald Sie diese Daten einmal gespeichert haben, werden die Eingabefelder grau hinterlegt. Die Eingaben sollten nur noch mit Bedacht geändert werden, da Änderungen auf jeden Fall den bereits angemeldeten Teilnehmern mitgeteilt werden müssen. Ansonsten kann es zu Unstimmigkeiten bzgl. der Termine führen.
Nachfolgend finden Sie die Tabelle, die Ihnen zeigt, wofür die einzelnen Felder genutzt werden können.
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Veranstalter | Dies ist der offizielle Veranstalter für das Event. Er ist für die Organisation, die Anmeldeprozesse und die Abrechnung rechtlich verantwortlich. |
Veranstaltungsort | Gibt an an welchem Ort der Termin stattfindet. Oftmals sind der Veranstalter und der Veranstaltungsort gleich. Aber es kann auch sein, dass eine Firma ein Event organisiert, welches z.B. in einem externen Event-Raum stattfindet. Sobald der Veranstaltungsort auch ein Google My Business Standort hat, wird er mit 5€ pro Monat abgerechnet. |
Startdatum | Gibt das Startdatum des Termin an. Möchten Sie keine Uhrzeit angeben, belassen Sie die Zeit auf 00:00. |
Enddatum | Gibt das Enddatum des Termin an. Möchten Sie kein Enddatum/Uhrzeit angeben, wählen Sie die gleichen Daten wie beim Startdatum aus. |
Anmelde-Start | Hier geben Sie an, ab wann eine online Anmeldung möglich ist. |
Anmelde-Ende | Hier geben Sie an, bis wann eine Anmeldung möglich ist. 1 Stunde nach dem Anmelde-Ende wird eine automatische E-Mail verschickt mit einer Excel Liste mit den angemeldeten Teilnehmern und deren Daten. Die E-Mail wird verschickt an die Bearbeiter eines Standortes (Veranstalter und Veranstaltungsort), damit sie gut informiert in die Vorbereitungen für das Event einsteigen können. |
Teilnehmeranzahl | Gibt die maximale Teilnehmeranzahl an, die sich für den Termin anmelden können. Wird die Zahl überschritten, ist der Termin ausgebucht. Möchten Sie kein Limit an Teilnehmer angeben, so lassen Sie das Feld einfach leer. |
Brutto-Preis pro Teilnehmer | Gibt den Brutto-Preis (Kundenpreis) pro Teilnehmer an. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Termin kostenlos ist. |
Mehrwertsteuer in % | Gibt den Mehrwertsteuersatz an. Dieser wird für die Rechnungserstellung benötigt. Ist Ihr Termin kostenlos können Sie das Feld leer lassen. Sie können auch den Inhalt im Feld komplett heraus löschen, das führt dazu, dass in der Buchungsbestätigung keine Ausweisung der MwSt. stattfindet. Somit können Sie selbst die Rechnung aus Ihrer Warenwirtschaft schreiben. |
Artikel Nummer | Sie können für die Tickets auch Artikel Nummern pflegen. Diese werden pro Person in der jeweiligen Zeile der Buchungsbestätigung ausgegeben. Wenn Sie gepflegt wird, so wird sie als Barcode auf der Buchungsbestätigung ausgegeben. |
Ticketdefinitionen | Hier können Sie zu dem Event zusätzliche Ticket Optionen hinterlegen. So ist es beispielsweise möglich sowohl reguläre Tickets als auch vergünstigte Tickets z.B. für Kinder zu verkaufen. An jede Ticketdefinition kann ein individueller Preis gesetzt werden. Wenn Sie die Ticketdefinitionen nutzen, so müssen Sie jedes Ticket definieren. Die Reihenfolge der Liste, die Sie eingeben, wird auch auf der Homepage genauso für den Kunden sichtbar sein. |
Push ins Google Business Profil | Hier können Sie einzelne Event-Termine in Ihre Google Business Konten pushen. I.d.R. pushen Sie zum Veranstaltungsort aber wenn Sie möchten, können Sie auch das Event zu mehreren oder sogar zu allen Standorten pushen. Auch ein Push zum Veranstalter ist möglich. Die Schnittstelle zu Google muss pro Standort einmalig angelegt werden. |
Termin bearbeiten
Um einen Termin zu bearbeiten, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung: entweder über das Kalender-Icon in der zweiten Tabellenspalte,
oder über das Bearbeiten-Symbol in der Veranstaltungsauflistung und dann auf den 3. Tab "Standorte und Termine".
Nun sehen Sie alle aktiven Termine als Akkordeon (nicht mehr aktive Termine, finden Sie im Akkordeon "Abgelaufene Termine").
Alle Daten lassen sich dort anpassen. Jedoch sollten Sie beachten, dass bei Termin- oder Standort-Änderungen die schon angemeldeten Teilnehmer benachrichtigt werden müssen (siehe Teilnehmer benachrichtigen).
Möchten Sie einen Termin löschen, so setzen Sie das Start/Enddatum einfach in die Vergangenheit. So bleiben alle Daten weiterhin im Modul vorhanden, aber der Termin ist abgelaufen und wird nicht mehr auf der Website angezeigt.
Uhrzeit
Es trägt sich automatisch beim Startdatum und beim Enddatum die Uhrzeit 00:00 Uhr ein. Wenn diese gespeichert wird, dann erscheint im Frontend nur das Datum ohne die Uhrzeit auf der Kachel und über dem Anmeldeformular.
NEU → Eventspezifische E-Mails
Im vierten TAB gibt es die Möglichkeit speziell für das eine Event, eventspezifische E-Mails zu schreiben. Das ist sehr nützlich, wenn Sie nur den Teilnehmern dieses einzelnen Events besondere Informationen zukommen lassen möchten. Beispielsweise zum Treffpunkt oder zu Materialien/Ausrüstungen, die mitgebracht werden müssen.
Es ist auch möglich, eventbezogen eine Opt-In-E-Mail zu verschicken, obwohl die Opt-In Funktion generell ausgeschaltet ist. In diesem Fall legen Sie oben den Schalter für die Opt-In-Email verschicken auf aktiv und tragen den Text für die Opt-In Email ein.
Sie können in den E-Mails alle üblichen Platzhalter verwenden. Darüber hinaus können Sie auch zusätzliche Formularfelder (siehe nächster Abschnitt) hinzufügen. Die Platzhalter für diese zusätzlichen Felder [{formlabel}] können Sie ebenfalls in den E-Mails verwenden.
NEU → zusätzliche Formularfelder
Im fünften TAB gibt es die Möglichkeit, für diese Veranstaltung spezielle Formularfelder abzufragen. So können Sie Ihre Events noch besser vorbereiten und haben alle Daten sicher in Ihrer Datenbank abgespeichert.
Wir unterscheiden bei den Feldern zwischen Teilnehmer-Feldern und Nicht-Teilnehmer-Feldern (Kunden-Felder). Die Teilnehmer-Felder werden pro Teilnehmer abgefragt, da sie personenbezogen sind. Die Kunden-Felder werden oben im Formular im Zusammenhang mit den Kundendaten nur einmal pro Anmeldung erhoben.
Die zusätzlich erhobenen Daten aus den zusätzlichen Formularfeldern können auf unterschiedliche Art und Weise verwendet werden:
im Anmeldeformular werden die Daten abgefragt, auf Wunsch als Pflichtfeld
an den Kundendaten in der Teilnehmer-Datenbank sind die Daten gespeichert
in der Excel-Tabelle werden sie automatsich beim Export eingetragen
im Kundencenter sind die zusätzlichen Formularfelder zu sehen und auf Wunsch sind die Teilnehmer-Felder durch die Kunden änderbar, das ist beispielsweise für die Übertragung von Tickets wichtig
als Platzhalter können die eingetragenen Daten verwendet werden für den automatisierten E-Mail Versand - [{formlabel}] Beispeil: [{Geburtsdatum}]
Hier finden Sie einige Beispiele für eventbezogene zusätzliche Formularfelder:
Kunden-Felder
Sind Sie Stammkunde?
Ist ein Kundenkonto vorhanden? Wenn ja, welche Nr. hat es?
Ist eine Urkunde über die Teilnahme im PDF-Format erwünscht?
Dürfen wir Sie über ähnliche Events in Zukunft per E-Mail informieren?
Sie dürfen mich nach dem Event über Aktionen informieren, die mit dem Thema zusammenhängen.
Wie sind Sie auf unseren Workshop aufmerksam geworden?
Wie möchten Sie bezahlen? Selectbox mit Optionen (per ec-Karte am Tag des Events, per Überweisung vor dem Event, vor dem Event per PayPal, Barzahlung am Tag des Events)
Teilnehmer-Felder
Geburtsdatum
Ausweis Nr.
Führerschein vorhanden: ja/nein
Vorkenntnisse vorhanden: ja/nein
Basiskurs wurde bereits absolviert: ja/nein
Vegetarisches Mittagessen erwünscht: ja/nein
Sind Lebensmittelunverträglichkeiten vorhanden? Wenn ja, welche?
Möchten Sie den Bus-Transfer zum Restaurant hin und zurück nutzen? Ja/Nein
Möchten Sie nach dem Event an der Besichtigung … teilnehmen?
Zu welcher Uhrzeit sollen wir Sie am Bahnhof abholen?
Dürfen wir während des Events Fotos von Ihnen machen und auf Instagram posten?
Nachdem die Konfiguration im Backend hier ausführlich beschrieben wurde, sehen Sie hier ein Beispiel dafür, wie das Event auf der Website aussieht mit dem entsprechenden Anmeldeformular.
Auf Nachfrage zeigen wir Ihnen gern weitere Beispiele für Events und Workshops.
3) Teilnehmer
Für jedes Event gibt es Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Diese können über den Menüpunkt Teilnehmer eingesehen werden. Sie können dort gezielt nach Namen oder Buchungsnummern suchen, und somit schnell die Buchungen der Kunden finden. Mit dem Klick auf den Namen gelangen Sie in die jeweilige Buchung im entsprechenden Event-Termin. Die Personen, die eine Buchung durchgeführt haben, sind die Kunden. Diese sind i.d.R auch Teilnehmer der Events. Daneben gibt es Teilnehmer, die sein. Die Personen, die
Durch die Sortiermöglichkeit jeder Spalte können Sie sich über diesen Menüpunkt auch schnell einen Überblick verschaffen, wo noch Zahlungen fehlen.
4) Buchhaltung
Über den Menüpunkt Buchhaltung gelangen Sie in die Übersicht aller Rechnungen, die automatisch im Event-Modul generiert wurden und per E-Mail an die Teilnehmer verschickt wurden. Sie können die Rechnungen nach dem Datum filtern und auch die Liste über den "Drucken" Button ausdrucken. Somit haben Sie eine Übersicht für Ihre Buchhaltung. Im zweiten TAB finden Sie die Gutschriften, die aus dem Event-Modul heraus erstellt wurden.
Über das "Auge" Icon können Sie sich die Rechnungen als PDF Dokument anzeigen lassen, und diese bei Bedarf in Ihrem eigenen System abspeichern.
5) Website-Module
Um die Veranstaltungen auf der Webseite auszugeben, benötigen Sie ein Website Modul. Dies können Sie erstellen in dem Sie auf Website Modul → NEU klicken.
Hier sehen Sie die Übersicht aller Website Module. Sie können das Event-Modul an unterschiedlichen Stellen auf Ihrer Website ausgeben.
Danach können Sie über das Icon "Veröffentlichen" das Modul auf einer beliebigen Seite veröffentlichen. Sie können jederzeit erneut über das Bearbeiten-Icon in das Modul klicken und die Konfiguration ändern.
Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "speichern", anschließend können Sie das Website-Modul dort veröffentlichen, wo es am besten in Ihre Seitenstruktur passt.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, mit allen Feldern, die Sie in den Website-Modulen anpassen können. So kann die Ausgabe genau an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Objekt-Bezeichnung | Beschreibungsfeld für die interne Organisation. |
Überschrift | Wird auf der Webseite als Modul-Überschrift ausgegeben. |
Einleitungs-Text | Dieser Text wird unter der Überschrift und über den Veranstaltungen ausgegeben. |
Abspann-Text | Dieser Text wird unter den Veranstaltungen ausgegeben. |
Standorte | Möchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Standorte filtern, können Sie hier die Standorte auswählen; dies ist praktisch für einzelne Standortseiten |
Design | Wählen Sie eines der vorgefertigten Vorschau-Designs (Kachel/Slider) |
Individueller ViewMode | Wird i.d.R. nicht benötigt und kann leer gelassen werden. Dieses Feld ist nur für individuell angepasste Darstellungen benötigt. |
Archive | Möchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Archive filtern, können Sie hier die Archive auswählen (z.B. um nur Grill-Seminare anzuzeigen) Sie können die Archive themenbezogen anlegen, so dass Sie z.B. für Ihre unterschiedlichen Abteilungen oder Unternehmensbereiche Events sortieren können. |
Veranstaltung ohne gültige Termine anzeigen | Wenn aktiviert, werden auch Veranstaltungen ohne aktive Termine angezeigt. |
6) Einstellungen
Zur Konfiguration des Moduls müssen Sie einige grundlegende Einstellungen editieren. Das Ameldeformular, der E-Mail Workflow und die PayPal Einstellungen müssen einmalig konfiguriert werden, damit das Modul einwandfrei funktioniert.
Felder des Anmeldeformulars
Um Anpassungen um Anmeldeformular vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → Anmeldeformular
Im Tab "Anmelde-Formular" finden Sie alle Einstellungen, die Sie diesbezüglich vornehmen können.
In der nachfolgenden Tabelle können Sie nachlesen, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Datenschutzlink | Gibt den Link zur Datenschutz-Seite an. Wird für den Link innerhalb des Checkbox-Textes benötigt. |
AGB-Link | Hier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gesetzt. |
Mehrere Teilnehmer pro Anmeldung erlauben | Gibt an, ob man mehrere Teilnehmer pro Anmeldung zulassen möchte. Somit kann der Kunde für sich und/oder für andere die Teilnahme buchen. |
Max. Teilnehmeranzahl pro Anmeldung | Gibt an, wie viele Teilnehmer man pro Anmeldung insgesamt anmelden darf. |
Standard Anmelde-Ende vor Event (in Tagen) | Hier können Sie einstellen, wie lange sich die Teilnehmer für einen Event-Termin anmelden können. Beispiel: Wenn Sie den Wert 3 eintragen, dann ist das Anmelde-Ende 3 Tage vor dem Eventbeginn. |
Bearbeiter E-Mail(s) | Hier können Sie eine Liste (kommasepariert) von E-Mail Adressen angeben. Diese Empfänger erhalten dann eine Informations-Mail, sobald sich jemand für eine Veranstaltung angemeldet hat. |
Bemerkung erlauben | Gibt an, ob Sie das Bemerkungsfeld (Freitextfeld) im Anmeldeformular angezeigt wird. |
Anmeldung-erfolgreich Text | Dieser Text wird im Browser in einer grünen Box angezeigt, sobald jemand sich erfolgreich angemeldet hat. |
Stornierungstext | Hier können Sie einen Text zu Ihren Stornobedingungen einbauen. Sobald hier ein Text gepflegt wird, ist er im Anmeldeformular unter dem verlinkten Wort 'Stornobedingungen' zu finden. |
recaptcha (v2) | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, können Sie es hier aktivieren. |
recaptcha (v2) Websiteschlüssel | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Websiteschüssel eintragen. |
recaptcha (v2) Geheimchlüssel | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Geheimschlüssel eintragen. |
Wie Sie die Google Recatpcha-Daten nutzen können, können Sie hier nachlesen.
Konfiguration des E-Mail Workflow
Um Anpassungen um an den E-Mail Templates vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → E-Mail Workflow. Dort finden Sie eine Akkordeon Optik mit sämtlichen Status E-Mails.
Im Tab "E-Mail Workflow" finden Sie alle E-Mail Templates für sämtliche Status Nachrichten. Zudem können Sie dort die weiteren Einstellung bezüglich dem E-Mail Versand vornehmen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den einzelnen Feldern, die Sie konfigurieren können.
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Absender-E-Mail | Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mails standardmäßig verschickt werden. |
Bestätigungs-Email Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Bestätigungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Bestätigungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bestätigungs E-Mail an. |
Bestätigungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter/Variablen finden Sie unter dem Feld, damit Sie die E-Mail personalisieren können. |
Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken | Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem smartphone-Kalender speichern. |
Opt-In E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Opt-In-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Opt-In E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Opt-In E-Mail an. |
Opt-In E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht, sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen! |
Opt-In-Bestätigungstext | Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat. |
Rechnungs-E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Rechnungs-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Rechnungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Rechnungs-E-Mail an. |
Rechnungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Rechnungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Bezahlungsaufforderungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{buchungslink}] nicht. Sonst kann der Benutzer nicht nachträglich bezahlen oder stornieren! |
Stornierungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an. |
Stornierungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Die möglichen Platzhalter finden Sie unter dem Textfeld. |
Buchungsänderungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff bei einer Buchungsänderung an. |
Buchungsänderungs-E-Mail Template | Gibt den Text der Buchungsänderungs E-Mail an. Eine Buchungsänderung ist eine Stornierung oder eine Namensänderung. |
Gutschrifts-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff für den Versand der Gutschrift an. |
Gutschrifts-E-Mail Template | Gibt den Text der Gutschrifts E-Mail an. |
Terminübersichts-E-Mail verschicken | Gibt an, ob an die hinterlegten Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) eine E-Mail mit der aktuellen Termin-Übersicht der jeweiligen aktiven Termine versendet werden soll. Wenn Sie hier ein Intervall / einen Turnus eintragen, dann wird die Terminübersichts-E-Mail verschickt. Es gibt 2 Versionen dieser E-Mail Version A) für alle Standorte ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Anmeldeformular -> Bearbeiter-E-Mails eingetragen haben. E-Mail Version B) für 1 Standort ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse(n) verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Standorte -> Zahnrädchen-Symbol -> Bearbeiter E-Mails eingetragen haben. |
Interval (in Tagen) | Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts E-Mail verschickt werden soll. (z.B. 1 = jeden Tag gibt es eine Termin-Übersichts E-Mail für die Bearbeiter) |
Gruppenbenachrichtigungen | Hier können Sie Vorlagen hinterlegen für die Benachrichtigung von Teilnehmern eines Events. Diese Benachrichtigungen können Sie im jeweiligen Event-Termin auswählen und somit schnell und einfach an alle Teilnehmer versenden. Hier sind einige Beispiele für Gruppenbenachrichtigungen, die an die Teilnehmer verschickt werden könnten: Hygieneregeln für das Event; Aufforderung zur Bewertung des Events im Nachgang, Verschiebung des Termins, Änderung des Programms, etc. |
Informationen zum E-Mail Versand
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wann die jeweiligen E-Mails verschickt werden.
E-Mail Typ | Beschreibung |
|---|---|
Bestätigungs E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat. |
Opt-In E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich für eine Veranstaltung mit Opt-In anmeldet hat. |
Rechnungs E-Mail | Wird an die Teilnehmer verschickt, sobald die Paypal-Zahlung vollständig verifiziert wurde. Im Anhang der E-Mail befindet sich eine PDF-Datei mit der Rechnung. |
Bezahlungsaufforderungs E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, wenn dieser nicht innerhalb von 24 Stunden seine Rechnung bezahlt hat. Die E-Mail wird alle 24 Stunden gesendet, solange die Rechnung offen ist. Es sei denn, bei dem Teilnehmer ist eine Mahnsperre aktiviert. |
Buchungsänderungs E-Mail | Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Buchungsänderung eines Teilnehmers durchgeführt wird. Buchungsänderungen sind:
|
Anmeldungs E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet, sobald sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet. |
Terminübersichts E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet. Wenn Sie hier ein Intervall / einen Turnus eintragen, dann wird die Terminübersichts-E-Mail verschickt. Es gibt 2 Versionen dieser E-Mail Version A) für alle Standorte ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Anmeldeformular -> Bearbeiter-E-Mails eingetragen haben. E-Mail Version B) für 1 Standort ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse(n) verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Standorte -> Zahnrädchen-Symbol -> Bearbeiter E-Mails eingetragen haben. |
Rückerstattungs E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Dies ist die Anweisung an die Buchhaltung für eine Rückerstattung. Die E-Mail wird an einen für die Buchung/Paypal Verantwortlichen verschickt. Diese E-Mail kann aus dem Admin-Bereich heraus verschickt werden und enthält alle notwendigen Daten für eine Paypal Rückabwicklung. |
NEU Pro Event-Reihe können Sie nun individuelle Bestätigungs-E-Mails konfigurieren. Dies ermöglicht Ihnen z.B. besondere Verhaltensweisen der Teilnehmer vor, während oder nach einem Event per Info zu erklären. Dies bietet sich an, wenn z.B. der Treffpunkt für 1 Event vom Veranstaltungsort abweicht.
Beispiele für E-Mails aus dem Event-Modul
Code | Versand | ||
|---|---|---|---|
Bestätigungs E-Mail | <p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p>
<p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p>
<p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br />
<br />
<strong>Veranstaltung:</strong><br />
Name: [{veranstaltung}]<br />
Firma: [{firma}]<br />
Standort: [{standort}]<br />
Termin: [{termin}]<br />
Preis: [{preis}]<br />
Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br />
<br />
<strong>Teilnehmer:</strong><br />
Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br />
<br />
<strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p>
<p>[{teilnehmer_liste}]</p>
| automatischer Versand aus dem Modul | |
Opt-In E-Mail | <p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p>
<p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br />
<a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p> | automatischer Versand aus dem Modul | |
Rechnungs E-Mail | <p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p>
<p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p> | automatischer Versand aus dem Modul | |
Bezahl-Aufforderungs | automatischer Versand aus dem Modul | ||
Stornierungs E-Mail | automatischer Versand aus dem Modul | ||
Anmeldungs | nicht konfigurierbar | automatischer Versand aus dem Modul | |
Terminübersichts | nicht konfigurierbar | wenn gewünscht: automatischer Versand aus dem Modul | |
Rückerstattungs | nicht konfigurierbar | muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden |
Standortbezogene Einstellungen
Standortbezogene Einstellungen ergänzen oder überschreiben die Standard-Einstellungen.
Die Einstellungen findet man unter Einstellungen → Standorte. In dieser Tabelle muss das Zahnrad Icon neben der Spalte Events angeklickt werden. So können für jeden einzelnen Standort die Event Einstellungen angepasst werden.
Es gibt 3 Tabs, die standortbezogen angepasst werden können: Allgemein, PDF Layout und PaPal. Unter Allgemein werden die Einstellungen bzgl. des Anmeldeformulares editiert, im zweiten TAB kann eine standortbezogene Kopf- und Fußzeile editiert werden. Im TAB PayPal kann pro Standort 1 PayPal Konto verknüpft werden. Wenn Sie keine standortspezifischen Einstellungen hinterlegen, werden die allgemeinen Einstellungen übernommen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "Allgemein"
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Bearbeiter E-Mails | Hier können Sie mehrere Bearbeiter E-Mail Adressen hinterlegen. Diese E-Mail Adressen werden benutzt für die Anmeldungs-E-Mail und die Terminübersichts-E-Mail. |
E-Mail Footer | Hier kann ein individueller E-Mail Footer für die E-Mails hinterlegt werden, die aus diesem Standort verschickt werden. Somit können die korrekten Standort-Informationen wie Telefonnummer und E-Mail Adresse die automatischen E-Mails ergänzen. |
AGB-Link | Hier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinterlegt. |
Datenschutzlink | Hier wird der Hyperlink zu der Datenschutzerklärung eingefügt. |
Stornierungs-Text | Hier können die Stornobedingungen des jeweiligen Standortes eingegeben werden. Es kann direkt ein Text eingegeben werden oder eine umfangreiche |
PDF-Layout
Hier ist es wichtig, Ihre Geschäftsdaten einzutragen. Je nach Optik Ihres Geschäftspapieres können Sie hier Anpassungen machen.
Handelsregister Einträge
Kontoverbindungen
Umsatz-Steuer Identifikationsnummer
Geschäftsführung
Zahlungsbedingungen
sonstige wichtige Daten
Für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung ist jeder Mandant selbst verantwortlich.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "PDF-Layout"
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geschäftspapier Kopfzeile | Hier können Sie die Kopfzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen |
Geschäftspapier Fußzeile | Hier können Sie die Fußzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen Pro Standort kann eine eigene Kopfzeile hinterlegt werden. |
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem dritten Tab "Paypal".
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Verknüpftes Paypal-Konto | Wenn Sie nicht das Standard-Paypal-Konto für Veranstaltungen auf den jeweiligen Standort benutzen wollen, können Sie hier ein anderes Paypal auswählen. |
Rechnungs-Prefix | Prefix der vor der eigentlichen Rechnungsnr. steht, so kann beispielsweise direkt zwischen den Standorten unterschieden werden. |
Start Rechnungsnr. | Ab dieser Nummer startet der Rechnungsnummerkreis (z.B. 10.000, alle weiteren Rechnungen werden ab dem Wert hochgezählt). Diese Einstellung kann nur einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach ist keine Änderung mehr möglich. |
Start Gutschriftsnr. | Falls Sie die Gutschriften freigeschaltet haben, so können Sie hier einen separaten Nummernkreis für Gutschriften hinterlegen. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Einstellung kann einmalig vorgenommen werden. |
Erlaube Bezahlung vor Ort | Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann der Kunde seine Daten online einsehen und eine Buchungsbestätigung im Kundencenter ausdrucken oder sich abspeichern. Dann kann der Kunde mit der Buchungsbestätigung zu Ihnen ins Unternehmen kommen und dort in bar an der Kasse bezahlen. Alle wichtigen Daten für die Zahlung vor Ort sind auf der Buchungsbestätigung zu finden. |
Firmenname für Rechnungen | Hier kann einmalig pro Standort der offizielle Firmenname eingetragen werden. Dieser wird für die PDF Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gutschriften verwendet. Diese Einstellung kann einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach sind keine Änderungen mehr möglich. |
Paypal-Konto verknüpfen
Wichtig: Sie müssen vorher Ihre Paypal-Konten hinterlegen. Dies machen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → PayPal Konten.
Um für die Online-Bezahlung ein Paypal-Konto zu verknüpfen, klicken Sie auf Einstellungen → PayPal Einstellungen.
Im Tab "Paypal" wählen Sie das hinterlegte Paypal-Konto aus. Dies ist das Standard-PayPal Konto für alle Standorte.
Falls Sie pro Standort ein eigenes PayPal Konto hinterlegen möchten, so machen Sie das unter Einstellungen → Standorte → Zahnrad-Icon des jeweiligen Standortes. Pro Standort kann ein Konto hinterlegt werden. Klicken Sie auf "speichern", um die Einstellung zu übernehmen. Nach der Verknüpfung ist für jeden Termin der einen Brutto-Preis hinterlegt hat (dort wo ein MWST-Satz eingetragen ist) die Online-Bezahlung aktiviert.
Bezahlt ein Teilnehmer die Rechnung nicht und der Rechnungsstatus bleibt länger als 24 Stunden offen, so wird automatisch eine Mahn-E-Mail mit dem Frontend-Buchungs-Link verschickt.
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