Akteure

Bei einem Event gibt es unterschiedliche Akteure. Diese werden im Modul in unterschiedliche Prozesse automatisch eingebunden. Bei der Organisation von Events müssen Sie als Veranstalter die Events designen und die Verantwortlichkeiten bei Ihnen im Hause verteilen. Je nach Komplexität des Events werden mehr oder weniger Akteure in das Event-Modul einbezogen. 

1) Standort: Veranstalter

Die Veranstalter sind die juristische Person, die die Veranstaltung organisieren. Sie sind für alle rechtlichen Rahmenbedingungen wie z.B. die Buchungen, den Ticketverkauf, die Stornierungen, den sicheren Ablauf des Events zuständig und auch verantwortlich. Die Teilnehmer melden sich beim Veranstalter an und dieser organisiert die Kommunikation mit den Teilnehmern. Pro Veranstalter kann im Modul 1 PayPal Konto hinterlegt werden für die automatischen Anmelde- bzw. Bezahlprozesse. Pro Veranstalter kann im Modul 1 E-Mail Footer, 1 Geschäftspapier Kopfzeile und 1 Geschäftspapier Fußzeile, Stornobedingungen und Hyperlinks zu den AGBs und Datenschutzhinweisen gesetzt werden.

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In der Tabelle Einstellungen → Standorte werden die Veranstalter gepflegt; nur aktivierte Event-Standorte können als Veranstalter im Modul genutzt werden. Die Abrechnung erfolgt für jeden Standort, der ein Veranstalter ist und für jeden Standort, der ein Veranstaltungsort ist mit einem aktivierten Google Business Profil.

2) Standort: Veranstaltungsort

Hier findet das Event statt. Dies sind i.d.R. die Adressen der Veranstalter. Es können aber auch Gastronomie- oder Hotelbetriebe, öffentliche Orte wie z.B. Kulturbühnen, Besichtigungsorte oder Treffpunkte sein. Der Veranstaltungsort muss den Teilnehmern mitgeteilt werden, damit sie am Tag des Events am richtigen Ort erscheinen. In vielen Fällen ist es so, dass der Veranstalter und der Veranstaltungsort - von der Anschrift her - gleich sind. Bei großen Events kann es sein, dass der Veranstalter die komplette Organisation des Events an den Betreiber d.h. in unserem Modul den Veranstaltungsort weiter delegiert. Dann wären die Mitarbeiter des Veranstaltungsortes am Event-Termin die Veranstaltungsleiter.

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In der Tabelle Einstellungen → Standorte → werden neben den Veranstaltern auch die Veranstaltungsorte gepflegt; nur aktivierte Event-Standorte können als Veranstaltungsort gesetzt werden. Die Abrechnung erfolgt für jeden Standort, der einen aktives Google Business Profil hat und nutzt.

Über das Zahnrädchen-Icon können die E-Mail Bearbeiter festgelegt werden. Diese Personen im Unternehmen bekommen die Status-E-Mails zu den Buchungen und zu den Teilnehmern.

3) Kunde

Die Person, die Tickets für ein Event bucht und kauft ist im Event-Modul der Kunde. Kund:Innen können für sich selbst und/oder für andere Personen Tickets für Events kaufen. In den meisten Fällen ist der Kunde auch der Teilnehmer an dem Event, durch spätere Namensänderungen kann dies allerdings auch noch angepasst werden. Im Anmeldeformular werden vom Kunden die persönlichen Daten abgefragt, damit die Event-Organisation mit dem Kunden / mit der Kunden kommunizieren kann.

4) Teilnehmer

Die Personen, die tatsächlich am Event teilnehmen, sind die Teilnehmer. Meistens ist einer der Teilnehmer der Kunde/die Kundin, der/die die Tickets gebucht hat. Im strait Veranstaltungsmodul können Teilnehmer bis zum Buchungsschluss noch vom Namen her geändert werden. Diese Änderungen erfolgen durch den Veranstalter im Backend des Moduls. Und wenn der Veranstalter das erlauben möchte, können die Kunden das auch selbst ändern im Kundencenter.

5) Veranstaltungsleiter

Die Person, die beim Event die Verantwortung für den Ablauf des Events hat. Je nach Größe des Events gibt es ggf. mehrere Veranstaltungsleiter oder einen Haupfverantwortlichen und mehrere zusätzliche Hilfspersonen. Bei kleinen Events übernehmen oftmals die Referenten oder Künstler selbst die Funktion der Veranstaltungsleitung. In diesen Fällen kontrollieren sie die Anwesenheit der Teilnehmer und sorgen für die ordnungsgemäße Durchführung des Events. 

Im Backend des Event-Moduls können die Veranstalter die Kommunikation mit den Teilnehmern abwickeln. Je nach Berechtigung können dort auch Teilnehmer hinzugefügt werden. Auch Personen, die sich per Telefon oder vor Ort im Unternehmen anmelden möchten, können hier direkt über das Backend zugefügt werden.

Je nach Organisationsstruktur kann der Veranstaltungsleiter die Event Organisation übernehmen.

Oder der Veranstaltungsleiter bekommt für die Prüfung der Anwesenheit, die Excel-Liste mit sämtlichen Teilnehmern.

6) Veranstaltungsleiter / E-Mail Bearbeiter

6a) kaufmännischer Veranstaltungsleiter

mit Anmeldedaten für das strait Event-Modul

Das strait Event-Modul sieht vor, dass Sie auch die Abrechnung der Tickets komplett über das Modul steuern und auswerten können. Sie können sowohl A) Zahlungen vor Ort im Event-Modul eintragen als auch B) digitale Zahlungen aktivieren und ein PayPal Konto verknüpfen. Mit der Nutzung der digitalen Zahlungen gibt es die Möglichkeit, dass direkt aus dem Modul heraus die Rechnungen und in seltenen Fällen auch die Gutschriften an die Teilnehmer verschickt werden. Auf diese Daten haben nur die Personen in Ihrem Unternehmen Zugriff, die Sie über die Berechtigungsstufen dafür freigeschaltet haben.

6b) E-Mail Bearbeiter

Die E-Mail Bearbeiter, welche sowohl allgemein im Modul unter Einstellungen eingetragen werden können, sowie für jeden Standort (über das Zahnrad-Icon in der Standort-Tabelle) bekommen die Status-E-Mails, die automatisch aus dem Event-Modul heraus verschickt werden. Diese beinhalten die Informationen zu den Buchungen, die durch die Kunden über die Website erfolgen.

Status-E-Mails:

• Neue Anmeldung

• Buchungsänderung

• Stornierung

• …

7) Benutzerberechtigungen

Um einem Benutzer Berechtigungen zuzuordnen, z.B. dass er nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für einen oder mehrere Veranstalter oder ein oder mehrere Veranstaltungsorte übernehmen kann, klicken Sie auf Einstellungen → Berechtigungen.
Klicken Sie nun auf "NEU". Es öffnet sich ein Modal, wo Sie die Veranstaltungsberechtigungen für Ihre Benutzer an den jeweiligen Standorten auswählen können.

Für Nutzer, die gar nicht eingeschränkt sein sollen, brauchen Sie hier keine Berechtigungen vergeben, denn die Komplett-Berechtigung haben alle Nutzer, die das WIM-Menü für das Event-Modul freigeschaltet bekommen haben.

Die beiden Berechtigungsstufen, die Sie vergeben können sind:

• Teilnehmermanagement-Berechtigung

• Buchhaltungs-Berechtigung

Mit den Einstellungen auf dem Screenshot, hat der Benutzer "strait" nur die Teilnehmerübersicht und Teilnehmerbearbeitung für den Veranstalter "Teststandort A" und für die beiden Verwanstaltungsorte "Teststandort C" und "Teststandort D" aktiviert und kann darin arbeiten.