Dokumentation zum strait Redaktionssystem
Online Bewerbungsformulare
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- strait GmbH (Redaktion)
1) Online Bewerbungsformulare editieren
Sie steigen in die Konfiguration ein über den Menüpunkt Einstellungen → Bewerbungsformulare. In dieser Tabelle sehen Sie alle Bewerbungsformulare, die Sie bereits abgespeichert haben. Im braunen Warn-Bereich sehen Sie die Standorte, die noch kein Bewerbungsformular zugeordnet bekommen haben.
Um ein neues Bewerbungsformular zuzuordnen, klicken Sie auf den Button 'NEU'. Nun öffnet sich ein neues Bewerbungsformular. Sie können das Formular für 1 oder mehrere oder sogar alle Standorte nutzen. Pro Standort kann höchstens 1 Bewerbungsformular zugeordnet werden. Deswegen sind die Checkboxen von bereits zugeordneten Standorten grau hinterlegt. So können Sie nicht versehentlich die Standorte doppelt auswählen.
In diesem Beispiel wird ein Bewerbungsformular für 2 Standorte konfiguriert. Zunächst geben Sie den Namen ein (Bezeichnung) und dann wählen Sie die Standorte aus. Mit dem Klick auf das obere hellblaue Akkordeon öffnet sich der Bereich für den Versand der Formulardaten. Hier gibt es die beiden Pflichtfelder Absender und Empfänger. Diese müssen gepflegt werden, um den ordnungsgemäßen Versand zu gewährleisten.
Feld | Beschreibung / Nutzung |
|---|---|
Absender | Für jede E-Mail benötigt ein Mail Server als Pflichtangabe einen Absender. Dieser wird hier angegeben. Wir empfehlen eine noreply@... zu nutzen oder eine no-reply@... |
Empfänger | Hier wird der Empfänger angegeben, der/die im Unternehmen die Bewerbungen verwaltet. |
CC | Hier kann ein zusätzlicher Empfänger angegeben werden, der alle Bewerbungen enthält |
BC | Hier kann ein zusätzlicher Empfänger angegeben werden, der alle Bewerbungen enthält, ohne |
Betreff | Dies ist der Betreff für alle eingehenden Bewerbungsformulare |
Nachricht | Hier kann die Einleitung der E-Mail editiert werden. Dies ist einmalig pro Unternehmen möglich. |
Platzhalter | Bei aufgeklapptem Akkordeon können die möglichen Platzhalter abgelesen werden. Diese können sowohl in den Betreff als auch in die Nachricht selbst eingebaut werden. |
Mit dem Klick auf den zweiten hellblauen Bereich können Sie das Formular an sich konfigurieren. Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass das Formular auf jeden Fall funktioniert. Wir empfehlen die Eingabe Ihres individuellen Datenschutzhinweises und das Telefonfeld als Pflichtfeld einzustellen.
Feld | Beschreibung / Nutzung |
|---|---|
Einleitung | Dieser Text erscheint über dem Bewerbungsformular als Einleitungs-Text. Er kann als Anleitungstext für das |
Abspann | Dieser Text wird unter den Eingabefeldern des Bewerbungsformulars ausgegeben. |
Telefon Pflichtfeld | mit Aktivierung dieses Feldes muss der Bewerber seine Telefonnummer in das Formular eintragen |
Datenschutzhinweis | hier können Sie den Hyperlink zu Ihren Datenschutzhinweisen eintragen |
erlaubte Dateiendungen | Sie wählen hier per Checkbox aus, welche Dateien zusammen mit dem Formular an Sie übermittelt werden. |
maximale Dateianzahl | Hier geben Sie an, wie viele Dateien maximal übermittelt werden können |
max. Dateigröße (in Byte) | Hier können Sie die Dateigröße limitieren. Das empfehlen wir, damit Ihr Mail-Server nicht unnötig überlastet wird. |
reCaptcha(v2) | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
reCaptcha(v2) Website-Schlüssel | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
reCaptcha(v2) Geheim-Schlüssel | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
Erfolgsmeldung | Hier geben Sie den Text an, der im Browser als Erfolgsmeldung erscheint, sobald ein Bewerber das |
Grid-System | Hier geben Sie das System für das Raster an. |
Miniformular einrichten
Wenn Sie möchten, so können Sie Ihren Bewerbern ermöglichen, lediglich ein Miniformular zur Kontaktaufnahme zu nutzen. Dies können Sie im dritten Akkordeon editieren.
Diese 3 Standard-Felder sind voreingestellt:
E-Mail
Name
Telefonnummer
Sie können genutzt werden oder auch überschrieben werden. Zudem können Sie weitere Felder ergänzen.
Nach dem Klick auf 'Speichern' verschwinden nun in der Übersichtstabelle die braunen Warn-Hinweise, denn jedem Standort ist nun ein Bewerbungsformular zugeordnet. Die Bewerbungsformulare werden nun technisch einwandfrei verwendet.
2) Automatische Eingangsbestätigungen editieren
Sie finden die automatischen Eingangsbestätigungen unter Einstellungen → Eingangsbestätigungen. Es ist keine Pflicht Eingangsbestätigungen zu verwenden, aber für die Bewerber:innen ist es eine gute Zusammenfassung über deren gesendeten Daten - Wann und zu welcher Empfängeradresse habe ich das Bewerbungsformular abgeschickt?
Auf der Einstiegsseite sehen Sie oben die Standorte, die noch keine automatische Eingangsbestätigung nutzen. Diese sind im hellblauen Infobereich zu erkennen. Sie haben die Möglichkeit pro Standort eine eigene automatische Eingangsbestätigung zu hinterlegen. Es ist aber auch möglich, für alle Standorte die selbe Bestätigungs E-Mail zu verwenden.
In diesem Beispiel gibt es eine zentrale Personalabteilung, sodass 1 Eingangsbestätigung für 4 Standorte genutzt werden kann. Sie editieren den Betreff, die Nachricht und die Standorte für die jeweilige Eingangsbestätigung.
Feld | Beschreibung / Nutzung |
|---|---|
Absender | Diese Information wird automatisch aus dem Bewerbungsformular des jeweiligen Standortes gezogen. Es ist die Adresse, an die die Daten aus dem Bewerbungsformular verschickt wurden. |
Betreff | Hier können Sie einen eigenen Betreff formulieren, der voreingestellte Text ist ebenfalls nutzbar. |
Nachricht | Hier können Sie eine Nachricht an die Bewerber:innen vor-formulieren damit sie eine Nachricht in Ihr E-Mail-Postfach bekommen. Dazu können Sie auch Platzhalter verwenden. Falls Sie einen individuellen Footer pro Standort verwenden möchten, so konfigurieren Sie bitte für jeden Standort eine eigene Eingangsbestätigung und setzen Sie den Footer ans Ende des Feldes 'Nachricht'. Somit ist die Korrespondenz zu den Bewerber:innen direkt standortbezogen hinterlegt. |
Standorte | Hier wählen Sie die Standorte aus, für die diese konfigurierte Eingangsbestätigung verwendet werden kann. |
3) Spezielle Bewerbungsempfänger
Wenn Sie bei einzelnen Stellenangeboten lieber das Bewerbungsformular direkt an einen speziellen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen verschicken möchten, so können Sie das ebenfalls konfigurieren. Dazu klicken Sie in das Job-Profil auf den 3. Tab Standorte und Gültigkeiten, dort können Sie den expliziten Ansprechpartner und zusätzliche E-Mail Empfänger konfigurieren.
Jobprofile → Standorte und Gültigkeiten → spezielle Bewerbungsempfänger
Mit dem Klick auf die hellblaue Fläche öffnet sich ein kleines Akkordeon. Hier können Sie einen expliziten Ansprechpartner auswählen und/oder zusätzliche E-Mail Empfänger eintragen. Die E-Mail Adresse, die Sie über den expliziten Ansprechpartner aktivieren, überschreibt die Empfängeradresse aus dem jeweiligen Bewerbungsformular.
Die zusätzlichen E-Mail Empfänger - bei denen Sie auch komma-separiert mehrere Adressen eintragen können - bekommen die Bewerbungs E-Mail zusätzlich zu dem Haupt-Empfänger.
4) Anwendungsbeispiele zur E-Mail Konfiguration
A) Es gibt eine allgemeine E-Mail Adresse für das Bewerbermanagement im Unternehmen. Diese E-Mail Adresse wird unter Einstellungen → Bewerbungsformular sowohl beim Absender als auch beim Empfänger eingetragen. Damit ist für die ordnungsgemäße Funktion des Moduls alles konfiguriert und es müssen keine weiteren Adressen eingetragen werden.
B) Das Unternehmen hat mehrere Standorte mit eigenen Adressen für das Bewerbermanagement. Dann wird für jeden Standort unter Einstellungen → Bewerbungsformular ein eigenes Bewerbungsfomrular abgespeichert. Der Absender und der Empfänger für den jeweiligen Standort wird dort angegeben. Damit ist alles konfiguriert.
C) Der Firmenchef möchte grundsätzlich jede Bewerbung sehen, zusätzlich gibt es eine Personalabteilung für alle Standorte, die die gesamten Bewerbungs E-Mails erhalten und weiterverarbeiten soll. Dann geben Sie unter Einstellungen → Bewerbungsformulare unter CC die E-Mail Adresse des Chefs an. Dann werden alle abgeschickten Bewerbungsformulare an die allgemeine (Personalabteilung) geschickt und zusätzlich in CC an den Firmenchef.
D) Es gibt bestimmte Stellenausschreibungen, die nur an gewisse Ansprechpartner geschickt werden sollen und sonst nirgendwo hin. Beispielsweise sollen die Bewerber für das Thema Gartenbau nur an den/die AbteilungsleiterIn Gartenbau verschickt werden. Dazu wird diesem speziellen Jobprofil im 3. Konfigurationsschritt: Standorte und Gültigkeiten ein expliziter Ansprechpartner zugeordnet. Das Bewerbungsformular wird dann fortan für diese eine Stellenausschreibung nur noch an den expliziten Ansprechpartner verschickt.
E) Die Geschäftsleitung möchte die Bewerbungen von bestimmten Stellen auch als Kopie in sein E-Mail Postfach bekommen. Dazu kann ebenfalls im 3. Konfigurationsschritt der Jobprofile eine zusätzliche E-Mail Adresse gepflegt werden. Die Bewerberdaten für diese eine Stellenausschreibung gelangen dann zusätzlich zur Personalabteilung auch im Postfach der Geschäftsleitung. Die Standard E-Mail Empfänger, welche im Bewerbungsformular hinterlegt sind, werden nicht überschrieben, sondern erhalten ebenfalls eine E-Mail mit den Daten aus dem Bewerbungsformular.
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