Veranstaltungen und Events bringen oft einen großen Aufwand an Organisation mit sich. Sie müssen das Event detailliert planen und die Anmeldungen der Teilnehmer / Besucher organisieren. Für das Teilnehmermanagement ist unser Event-Modul Ihr optimales Hilfsmittel. Sie holen die Interessenten mit gezielter Werbung auf Ihrer Homepage ab, und dort erfolgt dann die Buchung der Teilnahme komplett digital. Zusätzlich können Sie auch als Unternehmen Teilnehmer in Events ein- und ausbuchen, wenn diese beispielsweise keine E-Mail Adresse haben.
Im Wesentlichen gibt es die folgenden Prozesse, die eine Kundin oder ein Kunde im Event-Modul durchläuft:
- Teilnahme für sich und andere buchen
- vollautomatische E-Mail Korrespondenz mit den Kunden
- Ticket/Tickets bezahlen
- Kunden-Bereich aufrufen für spätere Zahlungen, Namensänderungen oder Stornierungen
- Unternehmen bucht die Teilnehmer über das Backend ein
1. Teilnahme buchen
Digitale Anmeldung und Zahlung
Die Kunden finden auf Ihrer Website und/oder auf Ihren Bildschirmen im Markt die Event-Detail Seite. Hier sind alle wesentlichen Informationen für die Events nachzulesen.
Im unteren Teil der Detail-Seite ist die Anmeldung zum Event für die Kunden möglich. Hier gibt es ein Formular, welches eine digitale Anmeldung einer oder auf Wunsch mehrerer Teilnehmer ermöglicht. In diesem Formular werden automatisch vom Event-Modul die restlichen freien Plätze für ein Event ausgegeben, d.h. es kann nicht passieren, dass sich zu viele Teilnehmer anmelden. Sie selbst geben pro Event an, wie viele Teilnehmer mitmachen können.
Zum Schluss meldet sich die Kundin oder der Kunde nach einer Sicherheitsabfrage kostenpflichtig an.
2. Vollautomatische E-Mail Korrespondenz mit den Kundinnen und Kunden
Automatische E-Mail an die Kunden
Nach der erfolgten Anmeldung bekommt der Kunde, oder die Kundin direkt eine E-Mail mit den Daten zur Anmeldung und einer PDF Buchungsbestätigung. Auf Wunsch kann auch direkt eine ICS Datei mitgeschickt werden, welche einen schnellen Kalendereintrag auf den Endgeräten stark vereinfacht.
Automatische E-Mail an die Veranstalter/Mitarbeiter
Nach der erfolgten Anmeldung bekommt der Veranstalter bzw. die Mitarbeiter, welche für die Event-Orga freigeschaltet sind, ebenfalls eine E-Mail mit allen wichtigen Daten zur Kunden-Buchung.
3. Ticket / Tickets bezahlen
Die Kunden können direkt nach dem Ausfüllen des Formulares bezahlen. Über den Browser wird der Bezahl-Prozess automatisch durchlaufen. Es werden unterschiedliche Bezahl-Möglichkeiten ermöglicht, die der Zahlungsdienstleister PayPal anbietet.
Mit dem Klick auf PayPal öffnet sich ein neues Fenster vor dem Browser. Hier können die Kunden die Bezahlung der Tickets abschließen. Wenn die Kunden nicht direkt bezahlen möchten, so können Sie das auch über den Kunden-Bereich machen (siehe 4.)
Wenn Sie möchten, so kann nach erfolgter PayPal Zahlung auch direkt eine E-Mail verschickt werden, mit einer automatisch generierten PDF Rechnung. Alle E-Mails, die automatisch aus dem Event-Modul verschickt werden, können Sie von den Texten selbst anpassen.
4. Kunden-Bereich aufrufen
B) Spätere Bezahlung im Kunden-Bereich auf Ihrer Website.
Wenn die Kunden später zahlen möchten, so
Analoge Anmeldung und Zahlung
Es gibt immer auch Personen, die lieber auf die herkömmliche Art und Weise eine Teilnahme an einem Event buchen. Sie möchten vor Ort mit einem Mitarbeiter sprechen und ggf. auch vor Ort die Tickets bezahlen. Dann sprechen wir im Modul von analogen Anmeldeprozessen. Die Kommunikation zum Kunden erfolgt über das Telefon oder live bei Ihnen im Unternehmen.
- Buchung und Bezahlung des Events im Unternehmen
Beispiel: Ein Kunde möchte sich und weitere Teilnehmer im Unternehmen anmelden für eine Veranstaltung. Die Tickets bzw. Buchungsbestätigung wird direkt vom Kunden mitgenommen.
- Die Teilnahme wird sozusagen mündlich oder fernmündlich (per Telefon) gebucht. Dazu würde der Mitarbeiter vor Ort die Teilnehmer auf der Internetseite eintragen in das Modul mit einer E-Mail Adresse, die mündlich genannt wird. Somit wären die Prozesse 1und 2 abgedeckt und der Kunde könnte per PayPal bezahlen.
Manuelle Buchung der Teilnehmer durch den Veranstalter
Wenn der Kunde keine E-Mail Adresse angeben möchte, sondern vor Ort bezahlen möchte, dann muss der Anmelde-Prozess intern folgendermaßen erfolgen:
- Es wird im Event Modul abgefragt, ob noch Plätze frei sind.
- Falls es noch freie Plätze gibt, wird die Anzahl an Tickets gebucht, die der Kunde benötigt.
- Eine Buchungsbestätigung zur Vorlage an der Kasse wird dem Kunden ausgehändigt.
- Der Kunde bezahlt die Tickets direkt vor Ort an der Kasse.
- Eine Rückmeldung an das Event Modul erfolgt über die Teilnehmerliste und dort über das manuelle Einfügen der Rechnungsdaten d.h. die Nr. des Kassenbon oder ähnlich.
Mit einem Klick auf den Button 'Rechnungsdaten bearbeiten' öffnet sich ein Modal:
Aus dem Teilnehmermanagement heraus, können Sie dann die Buchungsbestätigung ausdrucken über den Button 'Beleg drucken'. Diese Buchungsbestätigung dient zur Vorlage an der Kasse. Dort kann mit der Buchungsnummer und mit der Sammel-Artikel Nummer die Buchung bzw. die Tickets berechnet werden.
Anschließend wird im Backend der Rechnungs-Status auf bezahlt gesetzt und die Nummer des Kassenbons als Rechnungs-Info eingetragen. Dies können nur Nutzer machen, die auch eine Buchhaltungs-Berechtigung für das Event-Modul und für den passenden Standort besitzen.
Kunden rufen an und buchen die Event-Tickets telefonisch
Das Veranstaltungsmanagement geht über das Dashboard in die Teilnehmerliste des Events zu dem sich der Kunde anmelden möchte. Dieser Hyperlink über das Listen-Symbol ist möglich für künftige Events, die bereits veröffentlicht sind.
Bei Events, die noch nicht veröffentlicht sind, können auch Teilnehmer hinzugefügt werden. In diesem Fall finden Sie den Hyperlink nicht über das Dashboard, sondern über das Kalender-Icon in der Veranstaltungsübersicht und dann im jeweiligen Event-Termin über den Button 'zur Teilnehmerliste'.
Dort erscheint über der Teilnehmerliste der Button 'Teilnehmer hinzufügen'. Sie klicken auf diesen Button und es öffnet sich ein Modal zum Ausfüllen.
In das Modal tragen Sie die persönlichen Daten des Kunden ein und ggf. weitere Teilnehmer die zusätzlich angemeldet werden sollen.
Bereits am Telefon fragen Sie, wie die Bezahlung erfolgen soll. Falls der Kunde die Möglichkeit haben möchte, online zu bezahlen. So schicken Sie ihm/ihr aus der Buchungsübersicht heraus eine E-Mail mit dem individuellen Hyperlink zum Frontend Buchungsdarstellung.
Mit Klick auf den Frontend Buchungslink in der E-Mail öffnet sich der Browser mit den Anmeldedaten. Hier gibt der Kunde seinen Vor- und Nachnamen ein.
Nach dem Klick auf den Button 'Daten einsehen' gelangt der Kunde in seine Buchungsübersicht. Hier kann der Kunde mit einem Klick auf den PayPal Prozess die Zahlung der Tickets abwickeln. Die Zahlung erfolgt somit digital.
Hier können die Event Tickets direkt bezahlt werden.
Falls der Kunde bei Ihnen im Unternehmen bezahlen möchte, so gehen Sie so vor wie beim analogen Prozess.
Umbuchungen
Es ist möglich vorhandene Buchungen von einem Event-Termin in einen anderen Event-Termin umzubuchen. Dies ist allerdings nur bei kostenlosen Events oder bei Events mit gleichen Konditionen möglich. Ansonsten tragen die Veranstalter das Risiko, das die Differenz-Kosten nicht gedeckt werden. Die Preise der ursprünglichen Buchung sind nämlich in der Buchung gespeichert und somit unveränderlich.
Richtig wäre es, die Buchung zunächst zu stornieren und dann die Rückabwicklung zu machen. Anschließend müssen die Teilnehmer neu in den neuen Event-Termin eingebucht werden.
Falls Sie dennoch die Umbuchung nutzen möchten, so können Sie das für Teilnehmer machen, die für einen zukünftigen Event-Termin angemeldet sind. Für vergangene Termine können Sie keine Umbuchungen vornehmen.
Dazu suchen Sie in der Teilnehmertabelle den Kunden mit der Buchung. Sie öffnen das Akkordeon und klicken auf den Button 'Umbuchen'.
Im nächsten Schritt wählen die den Event-Termin aus, auf den Sie die Teilnehmer umbuchen möchten. Normalerweise ist es ein Termin aus der selben Veranstaltungsreihe, aber Sie können Teilnehmer auch auf ein anderes Event umbuchen.
Sie wählen den neuen Event-Termin aus und können auf Wunsch dem Kunden eine Benachrichtigung schicken. Die Platzhalter sind mit den neuen Daten automatisch belegt, so dass Sie die Benachrichtigung direkt verschicken können. Wenn Sie möchten, können Sie vor dem Abschicken auch den Text individuell anpassen. Mit dem Klick auf 'Umbuchen' und nach dem erneuten Bestätigen der Sicherheitsabfrage buchen Sie die Teilneher in einen anderen Termin um.
Die zusätzliche Sicherheitsabfrage gibt es, damit nicht aus Versehen eine Umbuchung geschehen kann.
Anschließend ist der Teilnehmer / sind die Teilnehmer auf den neuen Event-Termin umgebucht und tauchen dort in der Teilnehmerliste auf. An dem braunen Rufzeichen ist die besondere Aktion der Umbuchung zu erkennen.
Mit dem Klick auf den Verlauf, können Sie den Vorgang der Umbuchung noch einmal nachvollziehen. Dieser Verlauf ist am Kunden gespeichert, so dass Sie im Nachhinein gut nachvollziehen können, ob und wann eine Umbuchung stattgefunden hat und wer diese durchgeführt hat.
Wichtig: Wie gesagt bleiben die Preise der ursprünglichen Buchung in diesem Vorgang vorhanden. Auch Rechnungen, die automatisch aus dem System verschickt wurden, bleiben unveränderlich. Falls Sie eine Umbuchung zu einem Event vornehmen, welches andere Ticketkosten hat und Sie die Zahlung für die Kunden anpassen möchten, so müssen Sie die Teilnehmer zunächst stornieren, dann ggf. eine Gutschrift schreiben und anschließend die Teilnehmer beim alternativen Event-Termin einbucht.
Ansonsten kann es passieren, dass Sie selbst die Mehrkosten für eine Teilnahme an einem anderen Event tragen müssen.