| Vorgang | online | vor Ort | telefonisch | Korrespondenz Kunde | Infocounter | kfm. Verantwortung Events | Kasse | FIBU | Anmerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Buchung für eine oder mehrere Personen | per Formular auf Website Buchung bekommt zunächst OptIn-Status sofern konfiguriert. | Infocounter | Infocounter erfasst alle Daten |
| erfasst alle Daten | bekommt E-Mail mit Buchungszusammenfassung | |||
| Opt-In Vorgang | E-Mail- Bestätigung inkl. Link zum Kundencenter | ||||||||
| Opt-In fehlt nach 24h | Reservierung ist pending... Plätze werden freigegeben, sofern Buchungsbedarf vorliegt. Dann wird späteres Optin mit Fehlermeldung verhindert! | Derzeit erfolgt keine erneute E-Mail zum Optin, falls Kunde das vergisst. | Kunde kommt auch nicht an Bezahl - Link ran, sodass er auch nicht über den Weg den mittlerweile freigegebenen Platz doppelt belegen kann | ||||||
| sofern kostenpflichtiges Event | NACH der Buchung wird Kunde zur Bezahlung via Paypal weitergeleitet | Infocounter | Zahlungsablauf kann nach Erhalt der E-Mail durch Kunden gestartet werden => Paypal-Link | In E-Mail-Bestätigung Link zum Kundencenter sowie Aufforderung zur Bezahlung? | Druckt nach Teilnehmererfassung die Scan-Vorlage zur Zahlung an normaler Kasse aus Meldung erfolgreiche Buchung mit Link in Buchung zurück zum Ausdruck. | ||||
Zahlungsablauf Paypal (sofern eine kostenpflichtige Veranstaltung gebucht wurde) | erfolgreiche Zahlung wird auf Website als Meldung bestätigt. Zahlung gilt gleichzeitig als erfolgreiches Opt-In | entfällt | Erfolgreiche Zahlung wird auf Website als Meldung bestätigt. | Kunde bekommt PDF Rechnung mit allen Daten zur Buchung und Bezahlung | Zahlstatus wird in Buchung gesetzt | Wie und wann erfolgt Archivierung der Rechnung? FIBU bekommt Hinweis zur automatisch erstellten Rechnung (Liste mit Rechnungen?) | |||
Zahlungsablauf vor Ort (sofern eine kostenpflichtige Veranstaltung gebucht wurde) | Kunde oder Infocounter druckt Buchungsbeleg aus und zahlt damit an Kasse. Kunde wird evtl. nochmals gemahnt. "Sollten sie in der Zwischenzeit diese Buchung bezahlt haben, so können sie diese Erinnerung ignorieren." | Kunde geht (am Ende des Einkaufs?) zur Kasse und zahlt direkt sein gebuchtes Seminar. | Wie online | Kunde erhält Kassenbon | => wie wird Zahlstatus gesetzt??? Wawi liefert (tgl. ??) Hinweise zu bezahlten Buchungen. Auswertung aus Wawi ist notwendig. | Kasse erstellt Rechnung auf Basis von Artikelnummer => Erfassung Buchungsnr. Kunde zahlt an Kasse | Archivierung durch das Kassensystem | ||
Zahlungserinnerung | Kunde kann Buchung ohne Zahlung abschließen Daher erfolgt dann Erinnerung im eingestellten Intervall. | Kunde kann einfach ohne Zahlung der Buchung das Unternehmen verlassen. Daher beginnt dann Erinnerung wie bei Online-Ablauf | wie Online | Kunde bekommt regelmäßig (Standard-Intervall: 1 Mal pro Tag) eine E-Mail mit der Zahlaufforderung und dem Hyperlink zur Online bzw. Offline Zahlung => Mahnung bewirkt Eintrag in Historie Pro Kunde kann eine Mahnsperre aktiviert werden; dann bekommt der Kunde keine Zahlungserinnerung | Die Veranstaltungsleiter schauen regelmäßig im Backend nach, wer bezahlt hat und wer noch nicht bezahlt hat. → ggf. müssen Kunden vor einer händischen Stornierung noch einmal telefonisch angemahnt werden | ||||
| Storno aufgrund fehlender Zahlung trotz mehrfacher Aufforderung | Kunde erhält Buchungsstatus-E-Mail, in der dann die Teilnehmer mit dem Status "storniert" aufgeführt sind. Kunde erhält eine händisch verschickte Benachrichtigung kurz vor der Stornierung. | Am Infocounter kann die Buchung über das Backend storniert werden | Buchung hängt... Damit CleanUp möglich | ||||||
| Kunde möchte Namen von Teilnehmern ändern | innerhalb des Anmelde-Zeitraumes kann der Name geändert werden Dokumentation der Änderung per Eintrag in Verlaufs Historie | Mitarbeiter ruft im Backend des Event-Moduls in der Teilnehmer-Suche den Namen auf und ändert die Namen manuell ab | Mitarbeiter ruft im Backend des Event-Moduls in der Teilnehmer-Suche den Namen auf und ändert die Namen manuell ab | Kunde bekommt neue Status-E-Mail mit aktuellem Buchungsstand und den geänderten Namen in der Buchungsbestätigung. | Mitarbeiter ruft im Backend des Event-Moduls in der Teilnehmer-Suche den Namen auf und ändert die Namen manuell ab | ||||
| Zugang zum Kundencenter | bis zum Ende der Veranstaltung möglich | da Kunde alle Daten auch per E-Mail erhalten hat, kann das dann verhindert werden (einfacherer Datenschutz) | |||||||
| Kunde möchte 1 oder alle Teilnehmer stornieren | Veranstalter kann konfigurieren, ob Teilnehmer-Storno online möglich sein soll. Sofern Online-Storno noch möglich, d.h. Anmelde-Zeitraum noch nicht abgelaufen, kann der Kunde auch nur einzelne Teilnehmer stornieren. Sofern Zeitraum nicht mehr gültig, wird Kunde an das Callcenter / Infocounter verwiesen Bei Storno muss Kunde Begründungstext erfassen. Bei bezahlten Leistungen muss Hinweistext (siehe E-Mail) ausgegeben werden. | Infocounter führt Storno durch; unabhängig von Anmeldezeitraum und Rückerstattungs- | Infocounter führt Storno durch; unabhängig von Anmeldezeitraum und Rückerstattungsmöglichkeit | Kunde erhält E-Mail mit aktuellem Status der Buchung. Stornierte Teilnehmer werden mit Status "storniert" ausgegeben Bei bezahlten Seminaren Schritt 1: Der Kunde bekommt die E-Mail 'Rückerstattung an den Kunden', diese wird über den Button ausgelöst. | Erhält E-Mail mit Anforderung zur Prüfung der Stornierung / Rückzahlung | ||||
| Gutschriftsanforderung für Storno wird bearbeitet | Gutschrift prüfen: wie soll weiter vorgegangen werden? Sofern Rückzahlung via Paypal erfolgen soll, muss diese dann händisch angestoßen werden. Sofern Barauszahlung aus der Kasse muss ein Erstattungsbeleg erzeugt werden. Sofern Rückzahlung via Gutschein muss Erstattungsbeleg erzeugt werden. | Vor Ort: Storno Teilnehmer muss Buchungsbelege für Kassenauszahlung ermöglichen. An Kasse evtl. Übergabe Gutschein statt Auszahlung Geld. Gutschein-Buchung hierfür: Belastung Gutschein Gegenbuchung ist Storno Teilnahme; Also ist Kassenbeleg mit Wert 0. Weitere Möglichkeit: Auszahlung. Kassenbon => Minus-Betrag | Es ergeben sich mehrere Belege zu einer Buchung. | ||||||
| Kunde möchte ein Ticket für einen weiteren Teilnehmer buchen | Kunde muss zusätzliche Buchung durchführen. | ||||||||
Kunde wird krank und kann nicht am Event teilnehmen. anders: Kunde erscheint nicht... Kunde meldet sich telefonisch, dass er nicht teilnehmen kann... sagen wir mal: Ist Corona+ | Der Veranstaltungsleiter prüft den Einzelfall. Ein Teilbetrag wird zurückerstattet, oder es gibt eine Gutschrift. | ||||||||
| Kunde erhält Teilnahmebestätigung | |||||||||
| Zugangsberechtigung wird geprüft / Ticket gescannt? | Seminarvorbereitung Ablauf klären Tickets versenden? am Eingang scannen? Status "nimmt teil" setzen ??? | ||||||||
| Kunde nimmt teil | Evtl. im Nachgang eine E-Mail mit Hinweis auf kommende Events ... Oder eine E-Mail mit einer Aufforderung zur Bewertung auf Google My Business | ||||||||
Seminarübersicht / Terminübersicht E-Mail | Das Intervall kann gewählt werden. Wenn gewünscht bekommt der Bearbeiter regelmäßig per E-Mail eine Termin-Übersicht mit allen geplanten Terminen und den aktuellen Anmeldezahlen. | Das Intervall kann gewählt werden. Wenn gewünscht bekommt der Bearbeiter regelmäßig per E-Mail eine Termin-Übersicht mit allen geplanten Terminen und den aktuellen Anmeldezahlen. | |||||||
| Event Vorbereitung | Liste mit Teilnehmern und Status kann erstellt werden als Excel Export. | ||||||||
| Buchhaltungsabschluß des Events kostenlos / zahlungspflichtig | Im Backend können sämtliche automatisch erstellen Rechnungen und die händisch erstellen Gutschriften im Menüpunkt Buchhaltung eingesehen werden. Über die 'Drucken' Funktion kann die Liste für den auswählbaren Zeitraum ausgedruckt werden. | ||||||||
| Datenlöschung / Archivierung | Buchungen und Veranstaltungen können nicht gelöscht werden. |
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