Bei einem Event gibt es unterschiedliche Akteure. Diese werden im Modul in unterschiedliche Prozesse automatisch eingebunden. Bei der Organisation von Events müssen Sie als Veranstalter die Events designen und die Akteure definieren. Je nach Komplexität des Events werden mehr oder weniger Akteure in das Event-Modul einbezogen.
Veranstalter
Die Veranstalter sind die juristische Person, die die Veranstaltung organisieren. Sie sind für alle rechtlichen Rahmenbedingungen wie z.B. Buchungen, Ticketverkauf, Stornierungen, wie den ordnungsgemäßen Ablauf des Events zuständig. Die Teilnehmer melden sich beim Veranstalter an. Pro Veranstalter kann 1 PayPal Konto hinterlegt werden für die automatischen Anmelde- bzw. Bezahlprozesse.
Veranstaltungsort
Hier findet das Event statt. Dies können z.B. Gastronomie- oder Hotelbetriebe, öffentliche Orte, Besichtigungsorte oder Treffpunkte sein. Der Veranstaltungsort muss den Teilnehmern mitgeteilt werden, damit sie am Tag des Events am richtigen Ort erscheinen. In vielen Fällen ist es so, dass der Veranstalter und der Veranstaltungsort gleich sind - von der Anschrift. Bei großen Events kann es sein, dass der Veranstalter die komplette Organisation des Events an den Betreiber d.h. den Veranstaltungsort weiter delegiert. Dann ist eine Person des Betreibers auch der Veranstaltungsleiter.
Kunde
Die Person, die Tickets für ein Event bucht und kauft ist im Event Modul der Kunde. Kund:Innen können für sich selbst oder für andere Personen Tickets für Events kaufen. In den meisten Fällen ist der Kunde auch der Teilnehmer für die Events.
Teilnehmer
Die Personen, die tatsächlich am Event teilnehmen, sind die Teilnehmer. Meistens ist einer der Teilnehmer der Kunde, der die Tickets gebucht hat.
Veranstaltungsleiter
Die Person, die beim Event die Verantwortung für den Ablauf des Events hat. Je nach Größe des Events gibt es ggf. mehrere Veranstaltungsleiter. Bei kleinen Events übernehmen oftmals die Referenten oder Künstler selbst die Funktion der Veranstaltungsleitung. In diesen Fällen kontrollieren Sie die Anwesenheit der Teilnehmer und sorgen für die ordnungsgemäße Durchführung des Events.