Veranstaltungen und Events bringen oft einen großen Aufwand an Organisation mit sich. Sie müssen das Event detailliert planen und die Anmeldungen der Teilnehmer / Besucher organisieren. Für das Teilnehmermanagement ist unser Event-Modul Ihr optimales Hilfsmittel. Sie holen die Interessenten mit gezielter Werbung auf Ihrer Homepage ab, und dort erfolgt dann die Buchung der Teilnahme komplett digital. Zusätzlich können Sie auch als Unternehmen Teilnehmer in Events ein- und ausbuchen, wenn diese beispielsweise keine E-Mail Adresse haben.
Im Wesentlichen gibt es die folgenden Prozesse, die eine Kundin oder ein Kunde im Event-Modul durchläuft:
- Teilnahme für sich und/oder andere buchen
- vollautomatische E-Mail Korrespondenz
- Ticket/Tickets bezahlen
- Kundencenter für spätere Zahlungen, Namensänderungen oder Stornierungen
- Unternehmen bucht die Teilnehmer manuell in ein Event
- Buchungen durch die Kunden#Umbuchungen
1. Teilnahme buchen | Frontend-Buchung
Digitale Anmeldung und Zahlung
Die Kunden finden auf Ihrer Website und/oder auf Ihren Bildschirmen im Markt die Event-Detail Seite. Hier sind alle wesentlichen Informationen für die Events nachzulesen.
Im unteren Teil der Detail-Seite ist die Anmeldung zum Event für die Kunden möglich. Hier gibt es ein Formular, welches eine digitale Anmeldung einer oder auf Wunsch mehrerer Teilnehmer ermöglicht. In diesem Formular werden automatisch vom Event-Modul die restlichen freien Plätze für ein Event ausgegeben, d.h. es kann nicht passieren, dass sich zu viele Teilnehmer anmelden. Sie selbst geben pro Event an, wie viele Teilnehmer mitmachen können.
Oben im Formular geben Sie die Kundendaten ein, und unten werden die Teilnehmer/innen eingetragen, die tatsächlich am Event teilnehmen sollen. Der erste Teilnehmer ist mit dem Kunden-Namen vorbelegt, er kann aber auch überschrieben werden. Dies ist v.a. dann wichtig, wenn Firmen ihre einzelnen Mitarbeiter als Teilnehmer anmelden möchten.
Zum Schluss meldet sich die Kundin oder der Kunde nach einer Sicherheitsabfrage kostenpflichtig an.
2. Vollautomatische E-Mail Korrespondenz mit den Kundinnen und Kunden
Automatische E-Mail an die Kunden
Nach der erfolgten Anmeldung bekommt der Kunde, oder die Kundin direkt eine E-Mail mit den Daten zur Anmeldung und einer PDF Buchungsbestätigung. Auf Wunsch kann auch direkt eine ICS Datei mitgeschickt werden, welche einen schnellen Kalendereintrag auf den Endgeräten stark vereinfacht.
Automatische E-Mail an die Veranstalter/Mitarbeiter
Nach der erfolgten Anmeldung bekommt der Veranstalter bzw. die Mitarbeiter, welche für die Event-Orga freigeschaltet sind, ebenfalls eine E-Mail mit allen wichtigen Daten zur Kunden-Buchung.
3. Ticket / Tickets bezahlen
Die Kunden können direkt nach dem Ausfüllen des Formulares bezahlen. Über den Browser wird der Bezahl-Prozess automatisch durchlaufen. Es werden unterschiedliche Bezahl-Möglichkeiten ermöglicht, die der Zahlungsdienstleister PayPal anbietet.
Mit dem Klick auf PayPal öffnet sich ein neues Fenster vor dem Browser. Hier können die Kunden die Bezahlung der Tickets abschließen. Wenn die Kunden nicht direkt bezahlen möchten, so können Sie das auch über den Kunden-Bereich machen (siehe 4.)
Wenn Sie möchten, so kann nach erfolgter PayPal Zahlung auch direkt eine E-Mail verschickt werden, mit einer automatisch generierten PDF Rechnung. Alle E-Mails, die automatisch aus dem Event-Modul verschickt werden, können Sie von den Texten selbst anpassen.
4. Kundencenter aufrufen
Für Kunden, die das strait cms nutzen, gibt es auch ein Kundencenter. In diesem Bereich können sich Kundinnen und Kunden einloggen um 3 Dinge nach der erfolgreichen Buchung machen zu können, Sie können diese Funktionen im Event-Modul freischalten, müssen es aber nicht.
- spätere Zahlungen
- Namensänderungen
- Stornierungen
Das Kundencenter kann aufgerufen werden über einen kundenspezifischen Hyperlink der in der Bestätigungs-E-Mail an die Kunden verschickt werden kann oder über den QR-Code auf der Buchungsbestätigung aufzurufen ist. Als Sicherheitsabfrage muss der Name und der Vorname vom Kunden eingetragen werden. Kunde ist immer die Person, die die Anmeldung durchgeführt hat. Es ist i.d.R der erste Teilnehmer, der angemeldet wird. Es ist auch möglich, dass der Kunde nur andere Teilnehmer anmeldet und sich selbst nicht, dies ist häufig bei Firmen der Fall.
Nach dem Login sieht die Kundin Ihre Daten der Buchungsübersicht im Kundencenter. In diesem Beispiel hat die Kundin bereits bezahlt, deswegen erscheint unten die Meldung: Die Rechnung wurde bezahlt.
Spätere Bezahlung
Wenn noch nicht bezahlt wurde, so ist hier im Kundencenter der Block für die Zahlung zu sehen, und der Kunde kann wie bei der direkten Bezahlung (siehe oben) in den PayPal Prozess einsteigen.
Namensänderung im Kundencenter
Wenn sich ein Teilnehmer ändert, kann der Kunde mit dem Klick auf das Wort 'Namensänderung' selbständig pro gebuchtem Platz den Namen anpassen. Dies ist eine Buchungsänderung im Event-Modul und wird in der Historie erfasst.
Stornierung im Kundencenter
Wenn der Kunde eine Stornierung durchführen möchte, so klickt er/sie auf den Wortlaut Stornierung. Unter Angabe eines Stornierungsgrundes kann die Stornierung durchgeführt werden. Dies können Sie als Veranstalter optional freischalten für Ihre Kunden.
5. Unternehmen bucht die Teilnehmer manuell in ein Event | Backend-Buchung
Für Kunden, die keine E-Mail Adresse haben, oder die eine digitalte Buchung für ein Event nicht durchführen möchten, können Sie als Unternehmen die Buchung im Backend des Event-Moduls durchführen. Über das Dashboard klicken Sie auf die Teilnehmerliste des jeweiligen Event-Termins.
Dann klicken Sie auf den Button 'Teilnehmer hinzufügen'.
Es öffnet sich ein Anmelde-Fenster für eine Buchung. Sie könnnen einen Kunden/Kundin eintragen und mehrere Teilnehmer.
Bereits am Telefon/ vor Ort fragen Sie, wie die Bezahlung erfolgen soll. Falls der Kunde die Möglichkeit haben möchte, online zu bezahlen. So schicken Sie ihm/ihr aus der Buchungsübersicht heraus eine E-Mail mit dem individuellen Hyperlink zum Kunden-Bereich. Dann kann im Nachhinein im Kunden-Bereich bezahlt werden (siehe 4).
Falls der Kunde im Unternehmen bezahlen möchte, so drucken Sie ihm eine Buchungsbestätigung zur Vorlage an der Kasse aus und händigen sie diese dem Kunden aus.
Nach der Bezahlung im Unternehmen, können Sie nun manuell die Bezahlung im Event-Modul bestätigen. Dies wird über den Button 'Rechnungsdaten bearbeiten' ermöglicht.
Mit einem Klick auf den Button 'Rechnungsdaten bearbeiten' öffnet sich ein Modal. Hier tragen Sie bei analoger Bezahlung die Belegnummer und weitere Daten zur Zahlung ein. Den Rechnungsstatus setzen Sie manuell auf bezahlt.
Im Nachhinein können Sie dann aus dem Backend heraus eine Buchungsbestätigung drucken und dem Kunden für das Event in die Hand geben.
6. Umbuchungen
Es ist möglich vorhandene Buchungen von einem Event-Termin in einen anderen Event-Termin umzubuchen. Dies ist allerdings nur bei kostenlosen Events oder bei Events mit gleichen Konditionen möglich. Ansonsten tragen die Veranstalter das Risiko, dass die Differenz-Kosten nicht gedeckt werden. Die Preise der ursprünglichen Buchung sind nämlich in der Buchung gespeichert und somit unveränderlich.
Richtig wäre es, die Buchung zunächst zu stornieren und dann die Rückabwicklung zu machen. Anschließend muss der Veranstalter die Teilnehmer neu in den neuen Event-Termin einbuchen.
Falls Sie dennoch die Umbuchung nutzen möchten, so können Sie das für Teilnehmer machen, die für einen zukünftigen Event-Termin angemeldet sind. Für vergangene Termine können Sie keine Umbuchungen vornehmen!
Dazu suchen Sie in der Teilnehmertabelle den Kunden mit der Buchung. Sie öffnen das Akkordeon und klicken auf den Button 'Umbuchen'.
Im nächsten Schritt wählen Sie den Event-Termin aus, auf den Sie die Teilnehmer umbuchen möchten. Normalerweise ist es ein Termin aus der selben Veranstaltungsreihe, aber Sie können Teilnehmer auch auf ein anderes Event umbuchen.
Sie wählen den neuen Event-Termin aus und können auf Wunsch dem Kunden eine Benachrichtigung schicken. Die Platzhalter sind mit den neuen Daten automatisch belegt, so dass Sie die Benachrichtigung direkt verschicken können. Wenn Sie möchten, können Sie vor dem Abschicken auch den Text individuell anpassen. Mit dem Klick auf 'Umbuchen' und nach dem erneuten Bestätigen der Sicherheitsabfrage buchen Sie die Teilneher in einen anderen Termin um.
Die zusätzliche Sicherheitsabfrage gibt es, damit nicht aus Versehen eine Umbuchung geschehen kann.
Anschließend ist der Teilnehmer / sind die Teilnehmer auf den neuen Event-Termin umgebucht und tauchen dort in der Teilnehmerliste auf. An dem braunen Rufzeichen ist die besondere Aktion der Umbuchung zu erkennen.
Mit dem Klick auf den Verlauf, können Sie den Vorgang der Umbuchung noch einmal nachvollziehen. Dieser Verlauf ist am Kunden gespeichert, so dass Sie im Nachhinein gut nachvollziehen können, ob und wann eine Umbuchung stattgefunden hat und wer diese durchgeführt hat.
Wichtig: Wie breits beschrieben, bleiben die Preise der ursprünglichen Buchung in diesem Vorgang vorhanden. Auch Rechnungen, die automatisch aus dem System verschickt wurden, bleiben unveränderlich. Falls Sie eine Umbuchung zu einem Event vornehmen, welches andere Ticketkosten hat und Sie die Zahlung für die Kunden anpassen möchten, so müssen Sie die Teilnehmer zunächst stornieren, dann ggf. eine Gutschrift schreiben und anschließend die Teilnehmer beim alternativen Event-Termin einbuchen.
Ansonsten kann es passieren, dass Sie selbst die Mehrkosten für eine Teilnahme an einem anderen Event tragen müssen.