Terminbuchung

Unter dem Menüpunkt Redaktion → Terminplaner kommen Sie zu den Buchungen und Einstellungen vom Terminplaner.

Das WebIntegrations Modul - kurz WIM- Terminbuchung unterstützt Sie beim Terminmanagement mit Ihren Kunden. Die Kunden und Interessenten können mit Hilfe des Moduls 24/7 passende Termine bei Ihnen, bei sich zu Hause oder online buchen. Mit Nutzung des ICS Links werden diese Termine dann einfach und sicher in die Smartphone Kalender der Kunden übertragen.

Der integrierte E-Mail Workflow hilft Ihnen dabei, die Verbindlichkeit der Buchungen zu erhöhen, da im Standard per Opt-In Verfahren die Terminbestätigung erfolgt. Zusätzlich wird automatisch eine E-Mail Erinnerung 24 Stunden vor dem Termin an die Kunden verschickt. Auch Sie als Firma werden automatisch per E-Mail aus dem Modul heraus informiert, wenn es neue Buchungen, Terminverschiebungen oder gar Stornierungen gibt. Wenn Sie den ICS Link als Internetkalender in Ihr Kalender-System integrieren, dann werden alle Änderungen direkt in Ihrem täglich genutzten digitalen Kalender gespeichert.

Nun zur Funktionsweise des Moduls Terminbuchung. 

1) Dashboard

Sie starten auf dem Dashboard. Dort finden Sie in dem Haupt-Kalender eine Übersicht aller gebuchten Termine. Zudem sehen Sie hier Ihre geblockten Zeiten, an denen keine Termine gebucht werden können, dabei handelt es sich beispielsweise um Urlaubstage oder Feiertage.
Über die Suche können Sie mit Hilfe von Checkboxen und der Suchleiste bestimmte Buchungen filtern. 

Je nachdem welchen Status die Terminbuchung hat, wird diese im Kalender in unterschiedlichen Farben angezeigt:

• blau: Termin wurde vom Kunden bestätigt

• orange: Termin wurde noch nicht - per Double-Opt-In - vom Kunden bestätigt

• rot: Zeiten werden blockiert, z.B. wegen Urlaub oder an Feiertagen oder ein Termin wurde storniert.

Wenn ein Termin nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigt worden ist, kann der Termin erneut von jemand anderem gebucht werden. Es kann also vorkommen, dass es mehrere Buchungen für den gleichen Zeitraum für die gleiche Ressource gibt, wenn diese vom Kunden noch nicht bestätigt wurden. Dies hilft die Kalender besser auszulasten.

Unter dem Kalender ist eine Liste mit den künftigen Terminen zu finden. Wenn Sie in der ersten Spalte der Tabelle auf das blaue Bearbeiten-Icon klicken, wird Ihnen rechts neben dem Kalendar der vollständige Termin angezeigt. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf die Buchung stornieren oder auf einen neuen Termin verschieben.

2) Kalender | Ressourcen

Die Ressourcen finden Sie unter dem Menüpunkt → Kalender.
Jede Ressource ist ein Kalender. Sie können beispielsweise pro Person, pro Raum, pro Gerät oder pro Abteilung eine Ressource anlegen.

Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU". Nun geben Sie in die Eingabemaske alle wichtigen Rahmendaten der jeweiligen Ressource an.

Geben Sie der neuen Ressource einen Namen und eine E-Mail Adresse. Bei neuen Buchungen, Verschiebungen und Stornierungen werden die Informationen an diese E-Mail Adresse gesendet. Sie können mit einem Komma getrennt mehrere Adressen einfügen.  
Nun tragen Sie die verfügbaren Zeiträume der jeweiligen Ressource ein. Diese Zeiten sind im Kalender für den Kunden später als grüne - also freie Termine zu sehen.

Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie in die Übersichtstabelle und klicken auf das Bearbeiten-Icon der jeweiligen Ressource.
Wenn Sie den Status einer Ressource auf "deaktiviert" setzen, werden der Ressource keine neuen Buchungen zugeteilt.

Um einen Kalender für eine Ressource anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Kalender-Icon in der Ressourcenübersicht.

Dann gelangen Sie in die Kalenderansicht der jeweiligen Ressource

Der angezeigte Ressourcen Kalender lässt sich genauso bedienen, wie der Haupt-Kalender auf dem Modul Dashboard. Über die schwarzen Buttons 'Monat', 'Woche' und 'Tag' können Sie die Ansicht des Kalenders verändern.

Zudem können Sie hier blockierte Zeiten zu einer Ressource hinzufügen. Dies ist z.B. sinnvoll um Urlaubstage von Mitarbeitern im Kalender zu berücksichtigen.
Ziehen Sie dafür einfach den Block "8 Stunden blockieren" oder "1 Tag blockieren" auf das jeweilige Datum und die jeweilie Uhrzeit. Das funktioniert am besten in der Tages Ansicht des Kalenders.

Wenn Sie in die Wochenansicht wechseln, können Sie die genaue Start/End-Zeit definieren oder die Blockierung auf mehrere Tage ausdehnen.

Eine blockierte Zeit hat keine Auswirkungen auf bestehende Buchungen die sich eventuell überscheiden. Diese müssten separat informiert werden. Es können lediglich keine neuen Buchungen für diese Zeit erstellt werden. Eine Ressource lässt sich nur löschen, wenn es keine zukünftigen Buchungen mehr gibt. 

So sehen die blockierten Zeiten auf der Internetseite aus. Zu diesen Zeiten können keine Termine gebucht werden.

Beispiel: Neujahr als blockierter Feiertag und der 10. Januar als blockierte Zeit, da dort eine Team Schulung stattfindet.

3) Produkte/Dienstleistungen: 

Unter dem Menüpunkt Produkte können die Dienstleistungen angelegt werden, die Sie online terminieren möchten. Beispiele sind Beratungstermine, Werkstatt Termine, Besichtigungen, vor Ort Termine, Online Beratungen usw. In dieser Ansicht können die Produkte mit Hilfe des Status-Schalters schnell deaktivieren, dadurch kann das Produkt dann direkt nicht mehr gebucht werden. Dies erleichtert Ihnen schnell gewisse Zeitfenster zu deaktiveren weil z.B. aufgrund von Krankheit gewisse Dienstleistungen vorübergehend nicht erbracht werden können.

Um ein Produkt zu bearbeiten, gehen Sie in die Produktübersicht und klicken auf das Bearbeiten-Icon des jeweiligen Produktes. Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU". Dann erscheint die folgende Eingabemaske mit 5 TABs. Die ersten beiden TABs müssen gefüllt werden, damit die Terminbuchung einwandfrei funktioniert. Die TAB Nummerierung ist solange rot eingefärbt, bis Sie die Basis-Konfiguration abgeschlossen haben. 

Geben Sie dem Produkt einen Namen, sowie eine Dauer in Minuten. Zusätzlich können Sie Rüst- oder Fahrtzeiten angeben, die vor und/oder nach dem Termin als Puffer-Zeiten zu berücksichtigen sind.

Als Terminort können Sie mehrere Optionen angeben:

• online Termine

• im Unternehmen - falls der Termin im Unternehmen stattfindet, wählen Sie zudem einen Standort aus. Sie können am Produkt auch die Kontaktdaten angeben, die dann in den E-Mails als Footer angezeigt werden.

• beim Kunden - diese Option fügt drei zusätzliche Pflichtfelder in der Terminbuchung hinzu (Straße und Hausnummer, PLZ und Ort), damit Sie die Daten für einen Vor-Ort Termin direkt haben.

Mit Hilfe des Teasers können Sie einen zusätzlichen Text unterhalb des Produktnames anzeigen lassen. So lässt sich die Dienstleistung kurz erklären.
In der folgenden Tabelle sind sämtliche Felder, die Sie anpassen können noch einmal kurz zusammengefasst.

Die zweite Pflicht-Konfiguration ist die Verknüpfung mit mindestens einer Ressource, denn nur so kann das Produkt gebucht werden. Wenn das Produkt mehrere Ressourcen hat, und mehrere Ressourcen zu einem bestimmten Termin verfügbar sind, wird zufällig vom Modul eine Ressource ausgewählt, die Zuordnung können Sie später auf dem Dashboard erkennen.

Um im Terminbuchungsformular weitere Felder hinzuzufügen, klicken Sie in der Produktbearbeitung auf den Tab "Zusätzliche Formularfelder". Dies ist wichtig, damit Ihnen die Kunden bereits vor dem Termin wichtige Daten nennen können. Dies kann die Vorbereitung auf den Termin für Ihre Mitarbeiter vereinfachen.

Klicken Sie auf den Button "Neues Feld hinzufügen", um ein neues Formularfeld anzulegen.
Sie können nur zwischen vier Feldtypen wählen:

• Text - normales Textfeld, einzeilig

• Textarea - großes Textfeld, mehrzeilig

• Checkbox - zum Anhaken/Aktivieren von Merkmalen. Wenn Sie möchten auch mit zusätzlichen Zeiten.

• Select - Auswahl von mehreren Optionen. Wenn Sie möchten, können die Optionen auch mit zusätzlichen Zeiten versehen werden.

• Label - dies ist eine Zwischenüberschrift für das Formular

• versteckte URL - hier können Merkmale für das Tracking gesetzt werden. Beispiele: Wer bucht einen Termin nach einer Newsletter Kampagne oder nach einem facebook post...

Geben Sie an, welche Überschrift/Label das Feld haben soll und ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt. Bei Feldtyp Select müssen Sie zudem mehrere Optionen anlegen, die der Kunde dann auswählen kann.

Über den Bewegungs-Icon können Sie die Reihenfolge der Felder via Drag´n Drop verschieben. Über den Button "Feld löschen" können Sie ein Formularfeld löschen.

Beispiel: Produktzeiten verlängern durch den Kunden

Sowohl bei Checkbox Feldern als auch bei Select Feldern können Sie optionale Verlängerungszeiten definieren. Für jede Option können Sie eine zusätzliche Zeit definieren. Wenn der Kunde dann diese Option auswählt, wird der Termin um diese Zeit verlängert. Dies ist bei einer Checkbox auch möglich.

Im folgenden Beispiel wird die Zeit des Termins automatisch im Modul Terminbuchung verlängert. Somit kann in Abhängigkeit zur Größe und der Form der Rasenfläche mehr Zeit für den Termin benötigt werden. Große und/oder verwinkelte Rasenflächen benötigen wesentlich mehr Zeit für die Verlegung der Begrenzungskabel als kleine, rechteckige Flächen. 

So sieht die Konfiguration im Backend aus:

So sieht die Änderung im Formular aus:

Der Vorteil ist, dass für diese Projekte direkt ein größeres Zeitfenster in der jeweiligen Ressource geblockt wird. Auch wenn die Dienstleistung später selbstverständlich nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird, ist die Zeitreservierung für die Kunden schon sehr gut an die tatsächliche Personal-Einsatzplanung angepasst. Dies ist ein weiteres Beispiel, wie Digitalisierung Ihre innerbetrieblichen Prozesse weiter optimieren kann.

Ein Produkt lässt sich nur löschen, wenn es keine zukünftigen Buchungen mehr gibt.

Möchten Sie, dass der Termin z.B. nur 30 Tage vorher gebucht werden kann, fügen Sie eine "Vorausbuchung (in Tagen)" hinzu. Sie können zudem die Bestätigungs- und Optin-Email überschreiben und so den E-Mail Workflow pro Produkt individualisieren. Wenn Sie Produkte gruppieren wollen (z.B. in Standorten/Abteilungen) können Sie beim Produkt eine Archivzuordnung vornehmen. Falls im Modul später ein Startarchiv ausgewählt ist, wird das Produkt nur angezeigt wenn es im jeweiligen Archiv zugeordnet worden ist.

4) Website-Module 

Um ein Website-Modul zu erstellen klicken, Sie auf dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → Website Module → NEU

Das Website-Modul regelt die Optik auf der Website.

Vergeben Sie einen Modul-Namen.

Wählen Sie nun einen Terminplaner-Token aus, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie noch keinen passenden Token haben, können Sie unter Schnittstellen → CMS-API-Token einen anlegen.

Sie können als nächstes die Div-ID anpassen, dies müssen Sie nur machen, wenn Sie mehrere Module auf einer Seite veröffentlichen möchten, oder das Modul in einem bestimmten Bereich platzieren wollen.

Die Vorlaufzeit für Buchungen (in Tagen) gibt an, wie viel Tage Vorlauflaufzeit es mindestens für eine Buchung gibt. Beispiel: Sie geben 2 Tage hier ein, dann kann jemand der am Dienstag bucht, frühestens am Donnerstag seinen Termin bekommen. Somit haben Sie intern 2 Tage Vorlaufzeit um den Termin vorzubereiten. Achtung dieser Wert kann in der Produkt-Konfigruation überschrieben werden.
NEU: die Vorlaufzeit für Buchungen kann auch in Dezimalwerten angegegeben werden. Somit ist es möglich kürzere Zeiträume als 1 Tag als Vorlaufzeit zu nutzen. So können Sie beispielsweise für 6 Stunden Vorlaufzeit den Wert 0,25 eintragen oder für 1 Stunde Vorlaufzeit den Wert 0,04.

Der Buchungszeitraum (in Tagen) gibt an, wie viel Tage man maximal im voraus einen Termin buchen kann. Wir empfehlen einen Buchungszeitraum von 14-21 Tagen.

Beim nächsten Feld geben Sie an, ob Sie eine Telefonnr. vom Kunden immer haben wollen.

Beim Footer können Sie einen Text deineren, der unterhalb des Buchungsformulars angezeigt wird.

Das Feld "Ignoriere Ende der verfügbaren Ressourcenzeit" definiert, ob eine Buchung über die Ressourcen-Zeit laufen kann.
Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein Termin viele zusätzliche Zeiten hat und ein Kunde alle auswählt und so über die verfügbare Zeit von der Ressource kommt.

Das Startarchiv sorgt für eine Filterung der Produkte.
Hat das Startarchiv weitere Unterarchive, so kann der Kunden sich erst durch die Archive klicken bis er zu den jeweiligen Produkten gelangt.
In der Archiverweiterung kann ein Teaser hinzugefügt werden, der unterhalb vom Archiv ausgegeben wird.

Mithilfe der Übersetzungen können Sie das Modul auch auf fremdsprachigen Seiten nutzen.

Klicken Sie nun auf speichern.

Wenn Sie das Modul in eine externe Website veröffentlichen wollen, können Sie den Code unter "Externe Einbindung" kopieren und in Ihre Seite hinzufügen.
Klicken Sie auf den "Veröffentlichen"-Button, wenn Sie das Modul innerhalb unseres CMS-Systems ausgeben möchten.

5) Einstellungen

5a) E-Mail Workflow 

Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → Einstellungen.

Hier ist eine Akkordeon Funktionalität hinterlegt, mit dem Klick auf die blau-hinterlegte Zeile öffnen sich die editierbaren Felder.

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.

5b) ICS (Online-Kalender)-Link erstellen: 

Um einen Link für einen Online-Kalender zu erstellen klicken, Sie auf dem Menüpunkt unter  Redaktion → Terminplaner → ICS-Link.

Wählen Sie nun einen Terminplaner-Token aus, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie noch keinen passenden Token haben, können Sie unter Schnittstellen → CMS-API-Token einen anlegen.

Als nächstes können Sie die Ressourcen auswählen, deren Buchungen im Kalender angezeigt werden soll.
Nun können Sie den Link kopieren und in Ihrer Kalenderanwendung hinzufügen (z.B. Outlook).