Organisation des Anmeldeprozesses

1) Anmeldungen einsehen / Terminübersicht

Um eine Übersicht der aktuellen Teilnehmer zu haben, klicken Sie auf das Dashboard. Dort finden Sie sämtliche geplanten Events in der Zukunft.
Pro Event können Sie die jeweiligen Anmeldezahlen und die freien Plätzen in den letzten beiden Spalten der Tabelle ablesen.

Über den Button "Drucken" können Sie sich diese Auflistung von all Ihren Events ausdrucken.
Möchten Sie diese Übersicht als E-Mail erhalten, so gehen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → E-Mail Workflow auf das Akkordeon 'Terminübersichts E-Mail' und setzen dort den Haken in der Checkbox: Termin-Übersichts-E-Mail verschicken. An dieser Stelle können Sie auch das Intervall in Tagen für den Versand der E-Mail eintragen.

Auf dem Dashboard können Sie für jeden Event-Termin das icon 'Teilnehmerliste' anklicken. Dann landen Sie in der Übersicht des jeweiligen Event-Termins. Dort können Sie alle Anmeldungen detailliert einsehen und somit neben den Kundendaten auch die Teilnehmerdaten einsehen und ggf. ändern. Über die blauen Buttons über den Veranstaltungsinfos ist die Möglichkeit gegeben, alle Teilnehmer über wichtige Rahmenbedingungen des Events zu benachrichtigen. Sie können beispielsweise eine Benachrichtigung kurz vor dem Event verschicken mit einem Terminhinweis und einer Liste, was mitzubringen ist zum Event.

Beim Klick auf das jeweilige Akkordeon öffnen sich alle Details zur Buchung und zur Bezahlung der jeweiligen Kunden.

Oben auf der Seite Teilnehmerliste gibt es einige Features als Button, über die Sie Ihre Veranstaltung perfekt organisieren können.

• Über den Button 'Teilnehmer hinzufügen' können Sie einen neuen Kunden als Teilnehmer hinzufügen, dies ist z.B. wichtig, wenn sich Teilnehmer bei Ihnen in der Firma anmelden möchten und nicht digital über Ihre Website.

• Über den Button 'Teilnehmer benachrichtigen', können Sie wichtige Informationen zur Veranstaltung als Benachrichtigung an alle Teilnehmer senden. Sie können im E-Mail Workflow Vorlagen für Benachrichtigungen hinterlegen.

• Der Button 'E-Mail Verlauf' zeigt Ihnen eine Historie aller Benachrichtigungen an die Teilnehmer an. So können Sie auch im Nachhinein nachvollziehen, welche E-Mails an die Teilnehmer verschickt wurden.

• Der Button 'Termin Verlauf' zeigt Ihnen Terminverschiebungen an. Somit können Sie nach einer Terminverschiebung die Historie erkennen.

• Über den Button "Excel-Export" können Sie eine Excel-Datei herunterladen, die alle Teilnehmer-Informationen enthält. Diese ist z.B. wichtig für die Einlasskontrolle am Tag des Events.

Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Nachricht an alle Teilnehmer aus dem Modul heraus:

2) Teilnehmer manuell hinzufügen

Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen".

Es öffnet sich ein Overlay in dem Sie die Daten des Kunden und der Teilnehmer eintragen können. Sie können 1 oder mehrere Teilnehmer eintragen.

Nachdem Sie alle Daten eingetragen haben, klicken Sie auf "speichern".

ACHTUNG: Falls Sie eine Person anmelden wollen, die nicht der Rechnungsempfänger ist, so überschreiben Sie den ersten Teilnehmer in der Liste. Dann ist der/die Kund(in) kein Teilnehmer, dies ist v.a. für Buchungen durch Firmen interessant. Auch wenn Teilnehmer zu einer Buchung hinzugefügt werden sollen, ist dies eine Möglichkeit zusätzliche Teilnehmer hinzuzufügen.

3) E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschicken 

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtung an alle Teilnehmer verschicken setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie nun auf "E-Mail an alle Teilnehmer verschicken". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie alle Daten für die jeweilige E-Mail setzen können.

Sobald Sie auf "senden" klicken, wird die E-Mail an alle Teilnehmer verschickt.

Über den Button E-Mail Verlauf sehen Sie eine Historie über alle versendeten Nachrichten. Mit Hilfe der Akkordeon Funktion können Sie sich detailliert die Nachrichten ansehen.

4) E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen 

Wenn Sie den E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie dann auf "E-Mail Verlauf". Es öffnet sich ein Overlay wo Sie alle versandten E-Mail Benachrichtungen einsehen können.

5) Paypal-Daten einsehen 

Um die einzusehen mit welchen Paypal-Daten ein Teilnehmer bezahlt hat oder die Transaktion in Paypal wieder zu finden, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerübersicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klappen Sie das Akkordion mit dem entsprechenden Teilnehmer aus.
Sobald ein Teilnehmer eine Paypal-Zahlung durch geführt hat, taucht dort der Punkt "Paypal" auf.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, was die einzelnen Daten bedeuten.

Über die Teilnehmerliste können Sie mit dem Klick auf das Akkordeon des jeweiligen Kunden jede einzelne Buchung einsehen.

Nach dem Klick auf den jeweiligen Kunden öffnet sich das Akkordeon mit allen wesentlichen Daten zur Buchung und zur Bezahlung. Wenn Sie den Paypal-Verlauf anschauen möchten, klicken Sie auf "Paypal-Meldungen". Dort finden Sie die History, sowie die von Paypal ausgeführten Webhooks. So können Sie nachvollziehen, wann was genau passiert ist.

Wenn Sie eine Rechnung aus der Paypal-Zahlung erstellen wollen, klicken Sie auf "Rechnung anzeigen". Dort wird automatisch eine Rechnungs erstellt und zum Download angeboten. Dies ist die gleiche Rechnungs-PDF die der Kunde, bei erfolgreicher Zahlung, per E-Mail erhält.

Hier ein Beispiel für eine Rechnung:

6) Teilnehmer ändern oder stornieren

Wenn Sie einen Teilnehmer vom Namen her ändern möchten, so können Sie das über die Teilnehmer Bearbeitung machen. Dazu gehen Sie in die Teilnehmerliste und klappen das Akkordeon auf auf Teilnehmer → Bearbeiten

Nun können Sie in dem Modal die Anrede, den Vornamen und den Nachnamen ändern. Zudem können Sie den Status verändern und somit ggf. auch einen Teilnehmer stornieren.

7) Beleg drucken

Die Funktion "Beleg drucken", dient hauptsächlich dazu einen Beleg über die Buchung für die Kasse zu drucken.
Beispiel: Teilnehmer wird manuell hinzugefügt und soll jetzt den Betrag bezahlen.
              Dazu wird für den Teilnehmer die Buchungsbestätigung ausgedruckt und mit dieser kann er zur Kasse und bezahlen.
              Danach kommt der Teilnehmer zurück und zeigt den Kassenbon.

Dann wird der Rechnungsstatus für den Teilnehmer auf bezahlt gesetzt. 

Beleg-Vorschau:

8) Information zum Buchungsstatus 

Der Anmeldestatus wird benötigt, um die korrekte Anzahl der freien Plätze für einen Termin zu berechnen.

9) Buchungsstatus manuell setzen

Haben Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt oder Kontakt mit dem Teilnehmer gehabt, aber er ist nicht in der Lage den Bestätigungslink zu klicken, so können Sie die Anmeldestatus manuell setzten.
Gehen Sie dafür in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins.
Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie beim Teilnehmer auf "bearbeiten".
Nun öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Daten und den Anmeldestatus des jeweiligen Benutzers setzen können. Hier können Sie auch Buchungen von einer Person auf eine andere übertragen.

Klicken Sie auf "speichern" sobald Sie die Daten angepasst haben.

10) Bearbeitung/Änderung der Teilnehmer

Sie gehen über das Dashboard mit Klick auf das Listen-Icon in die Teilnehmerliste des jeweiligen Events. Oder Sie klicken direkt im Menü Veranstaltungen auf die Teilnehmersuche. Dann öffnen Sie das Akkordeon des jeweiligen Kunden und sehen die Details der Buchung. Unten neben dem jeweiligen Teilnehmer können Sie auf das Wort bearbeiten oder auf den Namen des Teilnehmers klicken und Sie gelangen in die Buchungsdetails des einzelnen Teilnehmers. Hier können Sie z.B. eine Stornierung vornehmen. Dazu müssen Sie den Status von angemeldet auf storniert ändern und dann in das Eingabefeld den Grund der Stornierung eintragen. Dies dient der Nachverfolgung von Abmeldungen.

Diese Details zur Buchung können je nach Anmelde-Prozess sehr kurz sein oder einen längeren Prozess beinhalten. Es gibt unterschiedliche Blöcke, die je nach Anmeldung und Zahlung und ggfs. sogar nach einer Rückzahlung eingeblendet werden. Auch durch die Anzahl der Teilnehmer können die Buchungsdetails kürzer oder länger ausfallen.

Hier können Sie die Anrede, den Namen und den Vornamen des Teilnehmers / der Teilnehmerin ändern.

11) Informationen zum Rechnungsstatus 

Der Rechungsstatus steht im Standard immer auf "offen". 
Nur bei einer verifizierten Paypal-Zahlung wird der Rechnungsstatus automatisch auf "bezahlt" gesetzt.
Sie können jedoch den Rechnungsstatus auch manuell setzen. Dies ist wichtig, bei einer Bezahlung vor Ort. Dann können Sie dort die Information zum Kassenbon bzw. zur Rechnung in das Veranstaltungs-Modul eintragen.

12) Rechnungsstatus manuell setzten / Bearbeitung Rechnungsadresse 

Wenn Sie den Rechnungsstatus manuell setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins. Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie auf "Rechnungsdaten bearbeiten".
Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Rechnungsadresse, sowie den Rechnungsstatus manuell setzen können.

Zusätzlich können Sie auch eine Rechnungs-Info hinzufügen. Dies ist ein Freitextfeld und Sie können dort die Rechnungsnummer bzw. die Kassenbon Nummer eintragen.

Klicken Sie auf "speichern", sobald Sie alle Daten angepasst haben.

13) Kundencenter

Das Kundencenter ermöglicht es den Teilnehmer noch einmal alle Daten einzusehen und ggfs. noch die offenstehende Paypal-Zahlung zu begleichen oder zu stornieren.
Den Link für den jeweiligen Teilnehmer findet man in der Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins.
Wählen Sie dort den jeweiligen Teilnehmer aus und klicken Sie auf "Kundencenter".

Nun öffnet sich Ihre Webseite mit einem Formular zur Eingabe des Namen und Vornamen. Sobald hier die korrekten Daten eingetragen werden und auf den Button

"Daten einsehen" geklickt wird, gelangt man zur Detailansicht der Teilnehmer-Buchungsdarstellung.

Den Link in der Browserleiste können Sie nutzen, um z.B. den Teilnehmer den Link zu schicken, damit er nochmal alle Daten einsehen kann.  Der Link ist individuell pro Teilnehmer und gilt nicht für alle Teilnehmer des Termins!

Die Paypal Bezahlung ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat und sich keine Paypal-Rechnung im Prozess befindet.
Stornieren kann der Teilnehmer nur, wenn er noch nicht bezahlt hat und keine Paypal-Rechnung sich im Prozess befindet.

14) Push ins Google Business Profil 

Damit die Veranstaltungen passend in den jeweiligen Google Business Profilen gepusht werden, müssen Sie auf folgende Dinge achten:

• Im CMS muss ein Google Business Profil hinterlegt werden (siehe: Google Business Profil - Konto einrichten)

• Die Standorte müssen mit dem passenden Google Business Profil verknüpft werden (siehe: Standort mit dem Google Business Profil verknüpfen)

• Die Veranstaltung hat folgende Basisklassen gepflegt:

  • Headline

  • Teaser

  • Push ins Google Business Profil (muss mit "Ja" aktiviert werden)

  • Aktiven Termin mit einem Google Business Profil verknüpften Standort

Der Push zu Google erfolgt entweder am Veranstaltungsort, oder am Veranstalter oder falls Sie das wünschen, in mehrerern Google Business Profilen, das hängt vom einzelnen Event-Termin ab.

Bei diesem Beispiel Event-Termin wird die Veranstaltungen in 3 Google Business Profilen ausgespielt: München-Nord, München-Süd und Musterstadt. Eine Mehrfach-Auswahl ist möglich.

15) Erstattungsanweisung erstellen und ggf. ausdrucken | bei Zahlung/Erstattung im Unternehmen

Wenn ein Teilnehmer rechtzeitig storniert, so können Sie ihm den Ticketpreis oder einen Teil des Ticketpreises erstatten. Wir empfehlen für die Erstattung den gleichen Zahlungsweg zu nutzen, den der Kunde beim Ticketkauf genutzt hat. Wenn ein Kunde das Ticket bei Ihnen im Markt an der Kasse gekauft hat, so sollte die Erstattung ebenfalls über die Kasse erfolgen.

Sobald Sie einen Teilnehmer stornieren, taucht der blaue Button 'Erstattungsanweisung erstellen' auf. Sie klicken auf den Button und tragen die Daten für die Erstattungsanweisung ein. Das Event-Modul erzeugt daraufhin automatisch ein PDF Dokument. Mit diesem Dokument kann der Kunde sich an der Kasse den Ticketpreis auszahlen lassen. Sie können die Erstattungsanweisung für 1 Person oder für mehrere Personen erstellen, je nachdem, wieviele Tickets storniert werden. Als Maximalbetrag kann der Ticketpreis ausgewählt werden, es ist jedoch möglich einen niedrigeren Preis zu erstatten, wenn Sie dies vorher in Ihren Stornobedingungen so festgelegt haben.

16) Gutschrift direkt im Event-Modul erstellen | bei digitaler Zahlung/Erstattung

Wenn ein Kunde bei Ihnen direkt per PayPal seine Tickets bezahlt, und automatisch eine Rechnung aus dem Modul heraus bekommen hat, so sind die Rechnungen gespeichert. Sollte nun durch eine Stornierung eine Rückzahlung an den Kunden stattfinden, so ist es ggf. sinnvoll auch eine automatische Gutschrift aus dem Event-Modul zu generieren.

Dies machen Sie mit dem Klick auf den Button 'Gutschrift erstellen'. Daraufhin öffnet sich das folgende Modal, welches Sie passend ausfüllen. Mit dem Klick auf 'speichern' wird die Gutschrift als PDF Dokument erstellt und automatisch per E-Mail an den Kunden übermittelt.

Im Anschluss daran, führen Sie die Rückzahlung per PayPal durch.

16) standortbezogene Berechtigungen

Für jeden Standort empfehlen wir mindestens 2 Bearbeiter E-Mail Adressen zuzufügen. Eine Adresse für die Organisation des Events und eine Adresse für die Abrechnung der Events. Die Bearbeiter E-Mail Adressen bekommen die wesentlichen Status-E-Mails, die aus dem Event-Modul heraus automatisch verschickt werden. Somit kann über das E-Mail Postfach schnell nachvollzogen werden, wieviele Teilnehmer sich anmelden und ob es Namensänderungen oder gar Stornierungen gibt.

Zusätzlich zu den Bearbeiter-E-Mail Adressen können einzelne Mitarbeiter einen Zugang zum BACKEND des Event-Moduls erhalten. Hier empfehlen wir ebenfalls pro Standort mindestens 2 Benutzer anzulegen.

Es gibt zwei unterschiedliche Berechtigungsstufen, die gesetzt werden können:

• Buchhaltungsberechtigung

• Teilnehmermanagement-Berechtigung

Für jeden Veranstalter und auch für jeden Veranstaltungsort können die Berechtigungen gesetzt werden.

Die dritte Berechtigung ist im Prinzip die vollumfängliche Berechtigung, welche für diejenigen Nutzer gilt, bei denen keine Berechtigungs-Stufe gesetzt wurde.