Die Status E-Mails, die an die Kunden herausgehen, die eine Terminbuchung bei Ihnen getätigt haben, können individuell angepasst werden. Im Modul sind bereits kurze Standard-Texte hinterlegt, die die Funktionalität gewährleisten.
Jede Status E-Mail kann von Ihnen angepasst werden. Dazu können Sie einfach im Text-Editor arbeiten, wie Sie es von den redaktionellen Beiträgen gewohnt sind. Die Platzhalter können Sie verwenden, um flexible Daten an die Kunden und Kundinnen zu verschicken.
Einstellungen → E-Mail Workflow
Zunächst geben Sie eine Absender E-Mail Adresse ein. Diese erscheint als Absender in den E-Mails an die Kunden. Wir empfehlen, hier eine allgemeine Adresse zu nehmen,
z.B. die no-reply@...de Damit wird dem Kunden klar gemacht, dass nicht direkt auf diese E-Mail geantwortet werden soll. Oder Sie richten für alle Terminbuchungen eine eigene E-Mail Adresse ein.
Anmeldung mit Opt-In E-Mail oder ohne Opt-In E-Mail
In den Voreinstellungen ist für die Anmeldeprozesse das Opt-In Verfahren voreingestellt. Das bedeutet, die Kunden buchen Ihren Termin erst verbindlich, wenn Sie den Hyperlink zur Terminbestätigung in einer separaten 'Opt-In E-Mail' angeklickt haben.
Dieses Verfahren kann abgekürzt werden, indem Sie bei Opt-In senden 'nein' auswählen. In diesem Fall müssen Sie allerdings einen Text anpassen im Website Modul.
E-Mail Footer
Hier geben Sie den Footer für die E-Mails ein; i.d.R. sind das die Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Dieser Footer kann individuell gestaltet werden.
Opt-In E-Mail
Dies ist die Nachricht mit der Aufforderung zur Terminbestätigung. Sie wird dann verschickt, wenn das Opt-In Verfahren ausgewählt ist. Sie können die Nachricht individuell mit dem Texteditor gestalten. Die Platzhalter ermöglichen eine individuelle Anpassung der E-Mail Texte an die jeweiligen Kunden und Kundinnen.
Der Opt-In Bestätigungstext - im Beispiel: Vielen Dank für die Terminbestätigung - wird angezeigt, sobald von den Kunden auf den Bestätigungshyperlink geklickt wurde.
Bestätigungs E-Mail
Dies ist die Bestätigung mit den Termindaten. Im Standard ist darin ein Hyperlink zum Verschieben des Termins enthalten und ein Hyperlink zum Stornieren. So kann der Kunde oder die Kundin selbst eine Terminverschiebung oder eine Stornierung vornehmen.
Terminerinnerungs E-Mail
Aus dem Modul heraus wird der Kunde / die Kundin 24 Stunden vor dem Termin mit einer Erinnerungs E-Mail automatisch noch einmal an den Termin erinnert. Dies minimiert Ausfälle und verbessert somit die Auslastung ihres Buchungskalenders. Die Texte können wie bei den anderen Status E-Mails individuell angepasst werden.