Sie steigen in die Konfiguration ein über den Menüpunkt Einstellungen → Bewerbungsformulare. In dieser Tabelle sehen Sie alle Bewerbungsformulare, die Sie bereits abgespeichert haben. Im braunen Warn-Bereich sehen Sie die Standorte, die noch kein Bewerbungsformular zugeordnet bekommen haben.
Um ein neues Bewerbungsformular zuzuordnen, klicken sie auf den Button 'NEU'. Nun öffnet sich ein neues Bewerbungsformular. Sie können das Formular für 1 oder mehrere oder sogar alle Standorte nutzen. Pro Standort kann höchstens 1 Bewerbungsformular zugeordnet werden. Deswegen sind die Checkboxen auch grau hinterlegt, damit Sie nicht versehentlich die Standorte doppelt auswählen.
In diesem Beispiel wird ein Bewerbungsformular für 2 Standorte konfiguriert. Zunächst geben Sie den Namen ein (Bezeichnung) und dann wählen Sie die Standorte aus. Mit dem Klick auf das obere hellblaue Akkordeon öffnet sich der Bereich für den Versand der Formulardaten. Hier gibt es die beiden Pflichtfelder Absender und Empfänger. Diese müssen gepflegt werden, um den ordnungsgemäßen Versand zu gewährleisten.
| Feld | Beschreibung / Nutzung |
|---|---|
| Absender | Für jede E-Mail benötigt ein Mail Server als Pflicht Angabe einen Absender. Dieser wird hier angegeben. Wir empfehlen eine noreply@... zu nutzen oder eine no-reply@... Diese E-Mail Adressen signalisiseren dem Empfänger, dass er/sie drauf nicht antworten soll. |
| Empfänger | Hier wird der Empfänger angegeben, der/die im Unternehmen die Bewerbungen verwaltet. |
| CC | Hier kann ein zusätzlicher Empfänger angegeben werden, der alle Bewerbungen enthält |
| BC | Hier kann ein zusätzlicher Empfänger angegeben werden, der alle Bewerbungen enthält, ohne sichtbar zu sein. |
| Betreff | Dies ist der Betreff für alle eingehenden Bewerbungsformulare |
| Nachricht | Hier kann die Einleitung der E-Mail editiert werden. Dies ist einmalig pro Unternehmen möglich. |
| Platzhalter | Bei aufgeklapptem Akkordeon können die möglichen Platzhalter abgelesen werden. Diese können sowohl in den Betreff als auch in die Nachricht selbst eingebaut werden. |
Mit dem Klick auf den zweiten hellblauen Bereich können Sie das Formular an sich konfigurieren. Die Voreinstellungen sind so gewählt, dass das Formular auf jeden Fall funktioniert. Wir empfehlen die Eingabe Ihres individuellen Datenschutzhinweises und das Telefonfeld als Pflichtfeld einzustellen.
| Feld | Beschreibung / Nutzung |
|---|---|
| Einleitung | Dieser Text erscheint über dem Bewerbungsformular als Einleitungs-Text. Er kann als Anleitungstext für das weitere Vorgehen verwendet werden. |
| Abspann | Dieser Text wird unter den Eingabefeldern des Bewerbungsformulares ausgegeben. |
| Telefon Pfllichtfeld | mit Aktivierung dieses Feldes muss der Bewerber seine Telefonnummer in das Formular eintragen |
| Datenschutzhinweis | hier können Sie den Hyperlink zu Ihren Datenschutzhinweisen eintragen |
| erlaubte Dateiendungen | Sie wählen hier per Checkbox aus, welche Dateien zusammen mit dem Formular an Sie übermittelt werden. |
| maximale Dateianzahl | Hier geben Sie an, wieviele Dateien maximal übermittelt werden können |
| max. Dateigröße (in Byte) | Hier können Sie die Dateigröße limitieren. Das empfehlen wir, damit Ihr Mail-Server nicht unnötig überlastet wird. |
| reCaptcha(v2) | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
| reCaptcha(v2) Website-Schlüssel | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
| reCaptcha(v2) Geheim-Schlüssel | hier konfigurieren Sie das Google reCaptcha |
| Erfolgsmeldung | Hier geben Sie den Text an, der im Browser als Erfolgsmeldung erscheint, sobald ein Bewerber das Formular erfolgreich verschickt hat. |
| Grid-System | Hier geben Sie das System für das Raster an. |
Nach dem Klick auf 'Speichern' verschwinden in der Übersichtstabelle die braunen Warn-Hinweise, denn jedem Standort ist nun ein Bewerbungsformular zugeordnet.
Einstellungen allgemein - Bewerbungs E-Mail
Die Pflicht Konfiguration sind eine Absender- und eine Empfänger E-Mail Adresse. Diese Angaben konfigurieren Sie einmalig unter Einstellungen→ Bewerbungsemail → Absender / Empfänger / Cc/ Bcc
Optional können Sie hier auch bei Cc und bei Bcc E-Mail Adressen eintragen.
Standortspezifische E-Mails
Wenn Sie mehrere Standorte haben, ist es für die Bewerber und aus Datenschutzgründen besser, wenn Sie standortspezifische E-Mail Adressen hinterlegen.
Dies konfigurieren Sie über die Standort-Tabelle Einstellungen→ Standorte → Zahnrad-Icon JOBS
Nach dem Klick auf das jeweilige Standort-Icon gelangen Sie in die folgende Maske:
Hier können Sie die jeweiligen Kontaktdaten und den E-Mail Footer des jeweiligen Standortes eintragen. Sobald Sie hier die Eingaben machen, werden die allgemeinen Einstellungen des Moduls überschrieben.
Ansprechpartner und zusätzliche E-Mail Empfänger
Wenn Sie bei einzelnen Stellenangeboten lieber das Bewerbungsformular direkt an einen speziellen Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen verschicken möchten, so können Sie das konfigurierden. Dazu klicken Sie in das Job-Profil auf den 3. Tab Standorte und Gültigkeiten, dort können Sie den expliziten Ansprechpartner konfigurieren.
Jobprofile → Standorte und Gültigkeiten → spezielle Bewerbungsempfänger / expliziter Ansprechpartner
Sie können hier den Ansprechpartner konfigurieren und auch zusätzliche E-Mail Empfänger eintragen. Die E-Mail Adresse, die Sie über den expliziten Ansprechpartner aktivieren, überschreibt die allgemeinen Empfängeradresse bzw. die standortspezifische Empfängeradresse.
Die zusätzlichen E-Mail Empfänger - bei denen Sie auch komma-separiert mehrere Adressen eintragen können - bekommen die Bewerbungs E-Mail zusätzlich zu dem Haupt-Empfänger.
Anwendungsbeispiele zur E-Mail Konfiguration
A) Es gibt eine allgemeine E-Mail Adresse für das Bewerbermanagement im Unternehmen. Diese E-Mail Adresse wird unter Einstellungen → Bewerbungsemail sowohl beim Absender als auch beim Empfänger eingetragen. Damit ist für die ordnungsgemäße Funktion des Moduls alles konfiguriert und es müssen keine weiteren Adressen eingetragen werden.
B) Das Unternehmen hat mehrere Standorte mit eigenen Adressen für das Bewerbermanagement. Dann wird für jeden Standort unter Standorte → Einstellungen → Bewerbungsemail der Absender und der Empfänger für den Standort angegeben. Damit ist alles konfiguriert.
C) Es gibt eine Personalabteilung für alle Standorte, die die gesamten Bewerbungs E-Mails erhalten soll. Dann geben Sie unter Einstellungen → Bewerbungs E-Mail unter CC diese E-Mail Adresse an. Dann werden alle abgeschickten Bewerbungsformulare an die allgemeine bzw. an die am Standort hinterlegte Adresse geschickt und zusätzlich in Kopie an die Personalabteilung
D) Es gibt bestimmte Stellenausschreibungen, die nur an gewisse Ansprechpartner geschickt werden sollen und sonst nirgendwo hin. Beispielsweise sollen die Bewerber für das Thema Gartenbau nur an den/die AbteilungsleiterIn Gartenbau verschickt werden. Dazu wird diesem Jobprofil im 3. Konfigurationsschritt: Standorte und Gültigkeiten ein Ansprechpartner zugeordnet. Das Bewerbungsformular wird dann fortan für diese eine Stellenausschreibung nur noch an diesen expliziten Ansprechpartner verschickt.
E) Die Geschäftsleitung möchte die Bewerbungen von bestimmten Stellen auch in sein E-Mail Postfach bekommen. Dazu kann ebenfalls im 3. Konfigurationsschritt der Jobprofile eine zusätzliche E-Mail Adresse gepflegt werden. Die Bewerberdaten für diese eine Stellenausschreibung gelangen dann zusätzlich zur Personalabteilung auch im Postfach der Geschäftsleitung. Die anderen E-Mail Empfänger werden nicht überschrieben, sondern erhalten ebenfalls die Bewerbung.