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Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im CMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen. 

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NEUE Veranstaltung anlegen / modellieren

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TAB 1) Vorlage auswählen

Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt →Veranstaltungen → Neu
wichtig: bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie mindestens einen Standort mit Veranstaltungsberechtigung aktivieren

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Anschließend gelangen Sie in den zweiten Konfigurationsschritt. Dort können Sie die Veranstaltung mit Leben füllen und alle Details konfigurieren, die später auf Ihrer Homepage sichtbar sind.

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TAB 2) Veranstaltungsdetails

Beispiel: Sicherer Umgang mit der Kettensäge

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Wichtig: Damit der Detail-Button (Link zur Detailansicht/Anmeldung) erscheint muss ein Body oder Landing-Page Inhalt gepflegt sein!

Nachdem Sie Ihre Veranstaltung mit allen notwendigen Daten gefüllt haben, können Sie entweder direkt speichern oder weiter in den TAB 'Standorte und Termine' klicken.
Innerhalb der Website werden nur Veranstaltungen ausgeben, die gültige Termine in der Zukunft haben. Der Klick auf "speichern" führt daher zunächst zur Anlage der Veranstaltungsreihe.

Falls Sie direkt schon einen Termin zuordnen wollen, klicken Sie auf weiter bis zum 3. TAB "Standorte und Termine".

Panel
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TAB 3) Standorte und Termine

Termin hinzufügen - aus einer Veranstaltungsreihe einen echten Event-Termin machen

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Feld

Beschreibung/Nutzung

Veranstalter

Dies ist der offizielle Veranstalter für das Event. Er ist für die Organisation, die Anmeldeprozesse und die Abrechnung rechtlich verantwortlich.

Veranstaltungsort

Gibt an an welchem Ort der Termin stattfindet. Oftmals sind der Veranstalter und der Veranstaltungsort gleich. Aber es kann auch sein, dass eine Firma ein Event organisiert, welches z.B. in einem externen Event-Raum stattfindet. Sobald der Veranstaltungsort auch ein Google My Business Standort hat, wird er mit 5€ pro Monat abgerechnet.

Startdatum

Gibt das Startdatum des Termin an. Möchten Sie keine Uhrzeit angeben, belassen Sie die Zeit auf 00:00.

Enddatum

Gibt das Enddatum des Termin an. Möchten Sie kein Enddatum/Uhrzeit angeben, wählen Sie die gleichen Daten wie beim Startdatum aus.

Anmelde-Start

Hier geben Sie an, ab wann eine online Anmeldung möglich ist.

Anmelde-Ende

Hier geben Sie an, bis wann eine Anmeldung möglich ist.
Das Anmelde-Ende gibt auch an, bis wann eine Teilnahme an einem Event online storniert werden kann.

Teilnehmeranzahl

Gibt die maximale Teilnehmeranzahl an, die sich für 1 Stunde nach dem Anmelde-Ende wird eine automatische E-Mail verschickt mit einer Excel Liste mit den angemeldeten Teilnehmern und deren Daten. Die E-Mail wird verschickt an die Bearbeiter eines Standortes (Veranstalter und Veranstaltungsort), damit sie gut informiert in die Vorbereitungen für das Event einsteigen können.

Teilnehmeranzahl

Gibt die maximale Teilnehmeranzahl an, die sich für den Termin anmelden können. Wird die Zahl überschritten, ist der Termin ausgebucht. Möchten Sie kein Limit an Teilnehmer angeben, so lassen Sie das Feld einfach leer.

Brutto-Preis pro Teilnehmer

Gibt den Brutto-Preis (Kundenpreis) pro Teilnehmer an. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Termin kostenlos ist.

Mehrwertsteuer in %

Gibt den Mehrwertsteuersatz an. Dieser wird für die Rechnungserstellung benötigt. Ist Ihr Termin kostenlos können Sie das Feld leer lassen.

Sie können auch den Inhalt im Feld komplett heraus löschen, das führt dazu, dass in der Buchungsbestätigung keine Ausweisung der MwSt. stattfindet. Somit können Sie selbst die Rechnung aus Ihrer Warenwirtschaft schreiben.

Artikel Nummer

Sie können für die Tickets auch Artikel Nummern pflegen. Diese werden pro Person in der jeweiligen Zeile der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Wenn Sie gepflegt wird, so wird sie als Barcode auf der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Ticketdefinitionen

Hier können Sie zu dem Event zusätzliche Ticket Optionen hinterlegen. So ist es beispielsweise möglich sowohl reguläre Tickets als auch vergünstigte Tickets z.B. für Kinder zu verkaufen. An jede Ticketdefinition kann ein individueller Preis gesetzt werden. 

Wenn Sie die Ticketdefinitionen nutzen, so müssen Sie jedes Ticket definieren. Die Reihenfolge der Liste, die Sie eingeben, wird auch auf der Homepage genauso für den Kunden sichtbar sein.

Push ins Google Business Profil

Hier können Sie einzelne Event-Termine in Ihre Google Business Konten pushen. I.d.R. pushen Sie zum Veranstaltungsort aber wenn Sie möchten, können Sie auch das Event zu mehreren oder sogar zu allen Standorten pushen. Auch ein Push zum Veranstalter ist möglich.

Die Schnittstelle zu Google muss pro Standort einmalig angelegt werden.

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Status
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→ Eventspezifische E-Mails

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TAB 4) eventspezifische E-Mails

Im vierten TAB gibt es die Möglichkeit speziell für das eine Event, eventspezifische E-Mails zu schreiben. Das ist sehr nützlich, wenn Sie nur den Teilnehmern dieses einzelnen Events besondere Informationen zukommen lassen möchten. Beispielsweise zum Treffpunkt oder zu Materialien/Ausrüstungen, die mitgebracht werden müssen.

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Status
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titleNEU
→ zusätzliche Formularfelder

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TAB 5) zusätzliche Formularfelder

Im fünften TAB gibt es die Möglichkeit, für diese Veranstaltung spezielle Formularfelder abzufragen. So können Sie Ihre Events noch besser vorbereiten und haben alle Daten sicher in Ihrer Datenbank abgespeichert.

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Feld

Beschreibung/Nutzung

Absender-E-Mail

Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mails standardmäßig verschickt werden.

Bestätigungs-Email Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Bestätigungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Bestätigungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Bestätigungs E-Mail an.

Bestätigungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter/Variablen finden Sie unter dem Feld, damit Sie die E-Mail personalisieren können.

Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken

Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem smartphone-Kalender speichern.

Opt-In E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Opt-In-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Opt-In E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Opt-In E-Mail an.

Opt-In E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht, sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen!

Opt-In-Bestätigungstext

Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat.

Rechnungs-E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Rechnungs-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Rechnungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Rechnungs-E-Mail an.

Rechnungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Rechnungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Bezahlungsaufforderungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.  Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{buchungslink}] nicht. Sonst kann der Benutzer nicht nachträglich bezahlen oder stornieren!

Stornierungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an.

Stornierungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Die möglichen Platzhalter finden Sie unter dem Textfeld.

Buchungsänderungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff bei einer Buchungsänderung an.

Buchungsänderungs-E-Mail Template

Gibt den Text der Buchungsänderungs E-Mail an. Eine Buchungsänderung ist eine Stornierung oder eine Namensänderung.

Gutschrifts-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff für den Versand der Gutschrift an.

Gutschrifts-E-Mail Template

Gibt den Text der Gutschrifts E-Mail an.

Terminübersichts-E-Mail verschicken

Gibt an, ob an die hinterlegten Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) eine E-Mail mit der aktuellen Termin-Übersicht der jeweiligen aktiven Termine versendet werden soll.

Interval (in Tagen)

Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts Wenn Sie hier ein Intervall / einen Turnus eintragen, dann wird die Terminübersichts-E-Mail verschickt werden soll. . Es gibt 2 Versionen dieser E-Mail

Version A) für alle Standorte ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Anmeldeformular -> Bearbeiter-E-Mails eingetragen haben.

E-Mail Version B) für 1 Standort ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse(n) verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Standorte -> Zahnrädchen-Symbol -> Bearbeiter E-Mails eingetragen haben.

Interval (in Tagen)

Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts E-Mail verschickt werden soll. (z.B. 1 = jeden Tag gibt es eine Termin-Übersichts E-Mail für die Bearbeiter)

Gruppenbenachrichtigungen

Hier können Sie Vorlagen hinterlegen für die Benachrichtigung von Teilnehmern eines Events. Diese Benachrichtigungen können Sie im jeweiligen Event-Termin auswählen und somit schnell und einfach an alle Teilnehmer versenden.

Hier sind einige Beispiele für Gruppenbenachrichtigungen, die an die Teilnehmer verschickt werden könnten: Hygieneregeln für das Event; Aufforderung zur Bewertung des Events im Nachgang, Verschiebung des Termins, Änderung des Programms, etc.

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E-Mail Typ

Beschreibung

Bestätigungs E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat.
(Achtung !!! bei Veranstaltungen mit Opt-In wird diese E-Mail erst verschickt, sobald der Opt-In-Link bestätigt wurde.)

Opt-In E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich für eine Veranstaltung mit Opt-In anmeldet hat.

Rechnungs E-Mail

Wird an die Teilnehmer verschickt, sobald die Paypal-Zahlung vollständig verifiziert wurde. Im Anhang der E-Mail befindet sich eine PDF-Datei mit der Rechnung.
Pro Mandant kann entschieden werden, ob der automatische Rechnungsversand erfolgen soll oder nicht.

Bezahlungsaufforderungs E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, wenn dieser nicht innerhalb von 24 Stunden seine Rechnung bezahlt hat. Die E-Mail wird alle 24 Stunden gesendet, solange die Rechnung offen ist. Es sei denn, bei dem Teilnehmer ist eine Mahnsperre aktiviert. 

Buchungsänderungs E-Mail

Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Buchungsänderung eines Teilnehmers durchgeführt wird. Buchungsänderungen sind:

  • Stornierungen

  • Namensänderungen

Anmeldungs E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet, sobald sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet.

Teilnehmerübersichts Terminübersichts E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet.

Wenn Sie hier ein Intervall / einen Turnus eintragen, dann wird die Terminübersichts-E-Mail verschickt. Es gibt 2 Versionen dieser E-Mail

Version A) für alle Standorte ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Anmeldeformular -> Bearbeiter-E-Mails eingetragen haben.

E-Mail Version B) für 1 Standort ; diese E-Mail wird an die E-Mail Adresse(n) verschickt, die Sie unter Einstellungen -> Standorte -> Zahnrädchen-Symbol -> Bearbeiter E-Mails eingetragen haben.

Rückerstattungs E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Dies ist die Anweisung an die Buchhaltung für eine Rückerstattung. Die E-Mail wird an einen für die Buchung/Paypal Verantwortlichen verschickt. Diese E-Mail kann aus dem Admin-Bereich heraus verschickt werden und enthält alle notwendigen Daten für eine Paypal Rückabwicklung.

...


E-Mail

Code

Versand

Bestätigungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p>

<p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p>

<p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br />
<br />
<strong>Veranstaltung:</strong><br />
Name: [{veranstaltung}]<br />
Firma: [{firma}]<br />
Standort: [{standort}]<br />
Termin: [{termin}]<br />
Preis: [{preis}]<br />
Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br />
<br />
<strong>Teilnehmer:</strong><br />
Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br />
<br />
<strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p>

<p>[{teilnehmer_liste}]</p>


automatischer Versand aus dem Modul         

Opt-In E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p>

<p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br />
<a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Rechnungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p> 
 
<p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Bezahl-Aufforderungs

E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Sehr geehrte(r) [{vorname}] [{nachname}],<br />
die Bezahlung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}] ist noch offen.<br />
Bitte bezahlen/stornieren Sie unter folgenden Link: <a href="[{buchungslink}]">Jetzt bezahlen</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Stornierungs E-Mail


Code Block
languagexml
<h3>Stornierung Ihrer Anmeldung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}]</h3> 
<p>Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass Sie sich von der gebuchten Veranstaltung abgemeldet haben.</p> 
<p>Falls Sie bereits eine Zahlung an uns getätigt haben, so werden wir diese unter Einhaltung der aktuellen Stornierungsbedingungen erstatten.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Anmeldungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

automatischer Versand aus dem Modul

Terminübersichts

E-Mail

nicht konfigurierbar

wenn gewünscht:

automatischer Versand aus dem Modul

Rückerstattungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden

...