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Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im CMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen. 

...

Im Tab "E-Mail Workflow" finden Sie alle E-Mail Templates für sämtliche Status Nachrichten. Zudem können Sie dort die weiteren Einstellung bezüglich dem E-Mail Versand vornehmen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den einzelnen Feldern, die Sie konfigurieren können.

Feld

Beschreibung/Nutzung

Absender-E-Mail

Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mails standardmäßig verschickt werden.

Bestätigungs-Email Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Bestätigungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Bestätigungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Bestätigungs E-Mail an.

Bestätigungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter/Variablen finden Sie unter dem Feld, damit Sie die E-Mail personalisieren können.

Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken

Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem smartphone-Kalender speichern.

Opt-In E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Opt-In-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Opt-In E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Opt-In E-Mail an.

Opt-In E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht, sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen!

Opt-In-Bestätigungstext

Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat.

Rechnungs-E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Rechnungs-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Rechnungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Rechnungs-E-Mail an.

Rechnungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Rechnungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Standard verwenden

Gibt an, ob die Standard Bezahlungsaufforderungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an.

Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld.  Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{buchungslink}] nicht. Sonst kann der Benutzer nicht nachträglich bezahlen oder stornieren!

Stornierungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an.

Stornierungs-E-Mail Template

Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Die möglichen Platzhalter finden Sie unter dem Textfeld.

Buchungsänderungs-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff bei einer Buchungsänderung an.

Buchungsänderungs-E-Mail Template

Gibt den Text der Buchungsänderungs E-Mail an. Eine Buchungsänderung ist eine Stornierung oder eine Namensänderung.

Gutschrifts-E-Mail Betreff

Gibt den Betreff für den Versand der Gutschrift an.

Gutschrifts-E-Mail Template

Gibt den Text der Gutschrifts E-Mail an.

Terminübersichts-E-Mail verschicken

Gibt an, ob an die hinterlegten Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) eine E-Mail mit der aktuellen Termin-Übersicht der jeweiligen aktiven Termine versendet werden soll.

Interval (in Tagen)

Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts E-Mail verschickt werden soll. (z.B. 1 = jeden Tag gibt es eine Termin-Übersichts E-Mail für die Bearbeiter)

Gruppenbenachrichtigungen

Hier können Sie Vorlagen hinterlegen für die Benachrichtigung von Teilnehmern eines Events. Diese Benachrichtigungen können Sie im jeweiligen Event-Termin auswählen und somit schnell und einfach an alle Teilnehmer versenden.

Hier sind einige Beispiele für Gruppenbenachrichtigungen, die an die Teilnehmer verschickt werden könnten: Hygieneregeln für das Event; Aufforderung zur Bewertung des Events im Nachgang, Verschiebung des Termins, Änderung des Programms, etc.

Informationen zum E-Mail Versand 

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wann die jeweiligen E-Mails verschickt werden.

E-Mail Typ

Beschreibung

Bestätigungs E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat. (Achtung bei Veranstaltung mit Opt-In wird die E-Mail erst verschickt, sobald der Opt-In-Link bestätigt wurde.)

Opt-In E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich für eine Veranstaltung mit Opt-In anmeldet hat.

Rechnungs E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald die Paypal-Zahlung vollständig verifiziert wurde. Im Anhang der E-Mail befindet sich eine PDF Datei mit der Rechnung.

Bezahlungsaufforderungs E-Mail

Wird an den Teilnehmer verschickt, wenn dieser nicht innerhalb von 24 Stunden seine Rechnung bezahlt hat. Die E-Mail wird alle 24 Stunden gesendet, solange die Rechnung offen ist. Es sei denn, bei dem Teilnehmer ist eine Mahnsperre aktiviert. 

Buchungsänderungs E-Mail

Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Buchungsänderung eines Teilnehmers durchgeführt wird. Buchungsänderungen sind:

  • Stornierungen

  • Namensänderungen

Anmeldungs E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet, sobald sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet.

Teilnehmerübersichts E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet in einem definierten Interval.

Rückerstattungs E-Mail

(Nicht konfigurierbar) Dies ist die Anweisung an die Buchhaltung für eine Rückerstattung. Die E-Mail wird an einen für die Buchung/Paypal Verantwortlichen verschickt. Diese E-Mail kann aus dem Admin-Bereich heraus verschickt werden und enthält alle notwendigen Daten für eine Paypal Rückabwicklung.

NEU Pro Event-Reihe können Sie nun individuelle Bestätigungs-E-Mails konfigurieren. Dies ermöglicht Ihnen z.B. besondere Verhaltensweisen der Teilnehmer vor, während oder nach einem Event per Info zu erklären. Dies bietet sich an, wenn z.B. der Treffpunkt für 1 Event vom Veranstaltungsort abweicht.

...


E-Mail

Code

Versand

Bestätigungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p>

<p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p>

<p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br />
<br />
<strong>Veranstaltung:</strong><br />
Name: [{veranstaltung}]<br />
Firma: [{firma}]<br />
Standort: [{standort}]<br />
Termin: [{termin}]<br />
Preis: [{preis}]<br />
Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br />
<br />
<strong>Teilnehmer:</strong><br />
Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br />
<br />
<strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p>

<p>[{teilnehmer_liste}]</p>


automatischer Versand aus dem Modul         

Opt-In E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p>

<p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br />
<a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Rechnungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p> 
 
<p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Bezahl-Aufforderungs

E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Sehr geehrte(r) [{vorname}] [{nachname}],<br />
die Bezahlung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}] ist noch offen.<br />
Bitte bezahlen/stornieren Sie unter folgenden Link: <a href="[{buchungslink}]">Jetzt bezahlen</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Stornierungs E-Mail


Code Block
languagexml
<h3>Stornierung Ihrer Anmeldung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}]</h3> 
<p>Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass Sie sich von der gebuchten Veranstaltung abgemeldet haben.</p> 
<p>Falls Sie bereits eine Zahlung an uns getätigt haben, so werden wir diese unter Einhaltung der aktuellen Stornierungsbedingungen erstatten.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Anmeldungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

automatischer Versand aus dem Modul

Terminübersichts

E-Mail

nicht konfigurierbar

wenn gewünscht:

automatischer Versand aus dem Modul

Rückerstattungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden

...

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "Allgemein".

Feld

Beschreibung

Bearbeiter E-Mails

Hier können Sie mehrere Bearbeiter E-Mail Adressen hinterlegen. Diese E-Mail Adressen werden benutzt für die Anmeldungs-E-Mail und der Terminübersichts-E-Mail.

E-Mail Footer

Hier kann ein individueller E-Mail Footer für die E-Mails hinterlegt werden, die aus diesem Standort verschickt werden. Somit können die korrekten Standort-Informationen wie Telefonnummer und E-Mail Adresse die automatischen E-Mails ergänzen.

AGB-Link

Hier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinterlegt.

Datenschutzlink

Hier wird der Hyperlink zu der Datenschutzerklärung eingefügt.

Stornierungs-Text

Hier können die Stornobedingungen des jeweiligen Standortes eingegeben werden. Es kann direkt ein Text eingegeben werden oder eine umfangreiche
Erklärung zu den Stornobedingungen des Veranstalters.


PDF-Layout

Hier ist es wichtig, Ihre Geschäftsdaten einzutragen. Je nach Optik Ihres Geschäftspapieres können Sie hier Anpassungen machen.

...

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem Tab "PDF-Layout"


Feld

Beschreibung

Geschäftspapier Kopfzeile

Hier können Sie die Kopfzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen
Layout gestaltet werden. Oftmals wird in der Kopfzeile das Firmenlogo und die Anschrift textlich hinterlegt.
Pro Standort kann eine eigene Kopfzeile hinterlegt werden.
Wenn Sie eine Bild-Datei auf voller Breite verwenden möchten, so empfehlen wir eine Breite von 800px zu verwenden.

Geschäftspapier Fußzeile

Hier können Sie die Fußzeile Ihres Geschäfspapieres hinterlegen. Somit können alle PDF-Dokumente, die im Event-Modul erzeugt werden, in Ihrem Firmen
Layout gestaltet werden. In der Fußzeile werden meistens die Zahlungsbedingungen, die rechtlichen und die steuerlichen Hinweise platziert.

Pro Standort kann eine eigene Kopfzeile hinterlegt werden.

...

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, für die Einstellungen unter dem dritten Tab "Paypal".

Feld

Beschreibung

Verknüpftes Paypal-Konto

Wenn Sie nicht das Standard-Paypal-Konto für Veranstaltungen auf den jeweiligen Standort benutzen wollen, können Sie hier ein anderes Paypal auswählen. 

Rechnungs-Prefix

Prefix der vor der eigentlichen Rechnungsnr. steht, so kann beispielsweise direkt zwischen den Standorten unterschieden werden.
Das Rechnungs-Prefix kann nur einmalig pro Standort gesetzt werden, danach ist keine Änderung mehr möglich.

Start Rechnungsnr.

Ab dieser Nummer startet der Rechnungsnummerkreis (z.B. 10.000, alle weiteren Rechnungen werden ab dem Wert hochgezählt). Diese Einstellung kann nur einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach ist keine Änderung mehr möglich.

Start Gutschriftsnr.

Falls Sie die Gutschriften freigeschaltet haben, so können Sie hier einen separaten Nummernkreis für Gutschriften hinterlegen. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, die Einstellung kann einmalig vorgenommen werden.

Erlaube Bezahlung vor Ort

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, kann der Kunde seine Daten online einsehen und eine Buchungsbestätigung im Kundencenter ausdrucken oder sich abspeichern. Dann kann der Kunde mit der Buchungsbestätigung zu Ihnen ins Unternehmen kommen und dort in bar an der Kasse bezahlen. Alle wichtigen Daten für die Zahlung vor Ort sind auf der Buchungsbestätigung zu finden.

Firmenname für Rechnungen

Hier kann einmalig pro Standort der offizielle Firmenname eingetragen werden. Dieser wird für die PDF Dokumente wie z.B. Rechnungen und Gutschriften verwendet. Diese Einstellung kann einmalig pro Standort vorgenommen werden, danach sind keine Änderungen mehr möglich.

Paypal-Konto verknüpfen

Wichtig: Sie müssen vorher Ihre Paypal-Konten hinterlegen. Dies machen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → PayPal Konten.

...

Falls Sie pro Standort ein eigenes PayPal Konto hinterlegen möchten, so machen Sie das unter Einstellungen → Standorte → Zahnrad-Icon des jeweiligen Standortes. Pro Standort kann ein Konto hinterlegt werden. Klicken Sie auf "speichern", um die Einstellung zu übernehmen. Nach der Verknüpfung ist für jeden Termin der einen Brutto-Preis hinterlegt hat (dort wo ein MWST-Satz eingetragen ist) die Online-Bezahlung aktiviert.
Bezahlt ein Teilnehmer die Rechnung nicht und der Rechnungsstatus bleibt länger als 24 Stunden offen, so wird automatisch eine Mahn-E-Mail mit dem Frontend-Buchungs-Link verschickt.