Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im CMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen.
...
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1) Dashboard
Wir starten auf dem Dashboard. Dort sehen Sie eine Terminübersicht mit allen geplanten Events. Diese Übersicht können Sie über den blauen Button 'Drucken' ausdrucken. Über die Suche, die hinter dem hellblauen Akkordeon zu finden ist, können Sie auch vergangene Termine anzeigen lassen. Über den blauen Button 'Teilnehmersuche' gelangen Sie in die Tabelle aller Teilnehmer. Dort sehen Sie auf den ersten Blick den Buchungs- und Zahl-Status der einzelnen Teilnehmer. Es gibt Veranstaltungen mit Teilnehmer-Management (diese erkennen Sie am Listen-Symbol) und es gibt Point of Sale Veranstaltungen, die ohne Anmeldeprozess funktionieren (diese erkennen Sie am Megafon-Symbol).
Mit Hilfe der grün-roten Balken können Sie schnell erkennen, wie die Auslastung der jeweiligen Event-Termine ist. Die grünen Anteile zeigen dabei die freien Plätze.
...
2) Veranstaltungen
Mit Klick auf den zweiten Menüpunkt Veranstaltungen, gelangen Sie zur Übersichtstabelle aller Veranstaltungsreihen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen bzw. jemals genutzt haben.
...
oder über das Bearbeiten-Symbol in der Veranstaltungsauflistung und dann auf den Tab "Standorte und Termine".
Nun sehen Sie alle aktiven Termine als Akkordeon (nicht mehr aktive Termine, finden Sie im Akkordeon "Abgelaufene Termine").
Alle Daten lassen sich dort anpassen. Jedoch sollten Sie beachten, dass bei Termin- oder Standort-Änderungen die schon angemeldeten Teilnehmer benachrichtigt werden müssen (siehe Teilnehmer benachrichtigen).
Möchten Sie einen Termin löschen, so setzen Sie das Start/Enddatum einfach in die Vergangenheit. So bleiben alle Daten weiterhin im Modul vorhanden, aber der Termin ist abgelaufen und wird nicht mehr auf der Website angezeigt.
...
3) Teilnehmer
Für jedes Event gibt es Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Diese können über den Menüpunkt Teilnehmer eingesehen werden. Sie können dort gezielt nach Namen oder Buchungsnummern suchen, und somit schnell die Buchungen der Kunden finden. Mit dem Klick auf den Namen gelangen Sie in die jeweilige Buchung im entsprechenden Event-Termin. Die Personen, die eine Buchung durchgeführt haben, sind die Kunden. Diese sind i.d.R auch Teilnehmer der Events. Daneben gibt es Teilnehmer, die sein. Die Personen, die
Durch die Sortiermöglichkeit jeder Spalte können Sie sich über diesen Menüpunkt auch schnell einen Überblick verschaffen, wo noch Zahlungen fehlen.
...
4) Buchhaltung
Über den Menüpunkt Buchhaltung gelangen Sie in die Übersicht aller Rechnungen, die automatisch im Event-Modul generiert wurden und per E-Mail an die Teilnehmer verschickt wurden. Sie können die Rechnungen nach dem Datum filtern und auch die Liste über den "Drucken" Button ausdrucken. Somit haben Sie eine Übersicht für Ihre Buchhaltung. Im zweiten TAB finden Sie die Gutschriften, die aus dem Event-Modul heraus erstellt wurden.
Über das "Auge" Icon können Sie sich die Rechnungen als PDF Dokument anzeigen lassen, und diese bei Bedarf in Ihrem eigenen System abspeichern.
...
5) Website-Module
Um die Veranstaltungen auf der Webseite auszugeben, benötigen Sie ein Website Modul. Dies können Sie erstellen in dem Sie auf Website Modul → NEU klicken.
Hier sehen Sie die Übersicht aller Website Module. Sie können das Event-Modul an unterschiedlichen Stellen auf Ihrer Website ausgeben.
...
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Objekt-Bezeichnung | Beschreibungsfeld für die interne Organisation. |
Überschrift | Wird auf der Webseite als Modul-Überschrift ausgegeben. |
Einleitungs-Text | Dieser Text wird unter der Überschrift und über den Veranstaltungen ausgegeben. |
Abspann-Text | Dieser Text wird unter den Veranstaltungen ausgegeben. |
Standorte | Möchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Standorte filtern, können Sie hier die Standorte auswählen; dies ist praktisch für einzelne Standortseiten |
Design | Wählen Sie eines der vorgefertigten Vorschau-Designs (Kachel/Slider) |
Individueller ViewMode | Wird i.d.R. nicht benötigt und kann leer gelassen werden. Dieses Feld ist nur für individuell angepasste Darstellungen benötigt. |
Archive | Möchten Sie die Veranstaltungsausgabe auf gewisse Archive filtern, können Sie hier die Archive auswählen (z.B. um nur Grill-Seminare anzuzeigen) Sie können die Archive themenbezogen anlegen, so dass Sie z.B. für Ihre unterschiedlichen Abteilungen oder Unternehmensbereiche Events sortieren können. |
Veranstaltung ohne gültige Termine anzeigen | Wenn aktiviert, werden auch Veranstaltungen ohne aktive Termine angezeigt. |
6) Einstellungen
Zur Konfiguration des Moduls müssen Sie einige grundlegende Einstellungen editieren. Das Ameldeformular, der E-Mail Workflow und die PayPal Einstellungen müssen einmalig konfiguriert werden, damit das Modul einwandfrei funktioniert.
...
Um Anpassungen um Anmeldeformular vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → Anmeldeformular
Im Tab "Anmelde-Formular" finden Sie alle Einstellungen, die Sie diesbezüglich vornehmen können.
In der nachfolgenden Tabelle können Sie nachlesen, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Datenschutzlink | Gibt den Link zur Datenschutz-Seite an. Wird für den Link innerhalb des Checkbox-Textes benötigt. |
AGB-Link | Hier wird der Hyperlink zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen gesetzt. |
Mehrere Teilnehmer pro Anmeldung erlauben | Gibt an, ob man mehrere Teilnehmer pro Anmeldung zulassen möchte. Somit kann der Kunde für sich und/oder für andere die Teilnahme buchen. |
Max. Teilnehmeranzahl pro Anmeldung | Gibt an, wie viele Teilnehmer man pro Anmeldung insgesamt anmelden darf. |
Standard Anmelde-Ende vor Event (in Tagen) | Hier können Sie einstellen, wie lange sich die Teilnehmer für einen Event-Termin anmelden können. Beispiel: Wenn Sie den Wert 3 eintragen, dann ist das Anmelde-Ende 3 Tage vor dem Eventbeginn. |
Bearbeiter E-Mail(s) | Hier können Sie eine Liste (kommasepariert) von E-Mail angeben. Dieser erhalten dann eine Informations-Mail, sobald sich jemand für eine Veranstaltung angemeldet hat. |
Bemerkung erlauben | Gibt an, ob Sie das Bemerkungsfeld (Freitextfeld) im Anmeldeformular anzeigen möchten. |
Anmeldung-erfolgreich Text | Dieser Text wird im Browser in einer grünen Box angezeigt, sobald jemand sich erfolgreich angemeldet hat. |
Stornierungstext | Hier können Sie einen Text zu Ihren Stornobedingungen einbauen. Sobald hier ein Text gepflegt wird, ist er im Anmeldeformular unter dem verlinkten Wort 'Stornobedingungen' zu finden. |
recaptcha (v2) | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, können Sie es hier aktivieren. |
recaptcha (v2) Websiteschlüssel | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Websiteschüssel eintragen. |
recaptcha (v2) Geheimchlüssel | Wenn Sie Google Recaptcha statt dem Standard-Captcha nutzen möchten, müssen Sie hier den erzeugten Geheimschlüssel eintragen. |
Wie Sie die Google Recatpcha-Daten nutzen können, können Sie hier nachlesen.
...
Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Absender-E-Mail | Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mails standardmäßig verschickt werden. |
Bestätigungs-Email Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Bestätigungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Bestätigungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bestätigungs E-Mail an. |
Bestätigungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter/Variablen finden Sie unter dem Feld, damit Sie die E-Mail personalisieren können. |
Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken | Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem smartphone-Kalender speichern. |
Opt-In E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Opt-In-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Opt-In E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Opt-In E-Mail an. |
Opt-In E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht, sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen! |
Opt-In-Bestätigungstext | Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat. |
Rechnungs-E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Rechnungs-Email oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Rechnungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Rechnungs-E-Mail an. |
Rechnungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Rechnungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Standard verwenden | Gibt an, ob die Standard Bezahlungsaufforderungs E-Mail oder die hinterlegten Daten benutzt werden sollen. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. |
Bezahlungsaufforderungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bezahlungsaufforderungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{buchungslink}] nicht. Sonst kann der Benutzer nicht nachträglich bezahlen oder stornieren! |
Stornierungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an. |
Stornierungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Die möglichen Platzhalter finden Sie unter dem Textfeld. |
Buchungsänderungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff bei einer Buchungsänderung an. |
Buchungsänderungs-E-Mail Template | Gibt den Text der Buchungsänderungs E-Mail an. Eine Buchungsänderung ist eine Stornierung oder eine Namensänderung. |
Gutschrifts-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff für den Versand der Gutschrift an. |
Gutschrifts-E-Mail Template | Gibt den Text der Gutschrifts E-Mail an. |
Terminübersichts-E-Mail verschicken | Gibt an, ob an die hinterlegten Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) eine E-Mail mit der aktuellen Termin-Übersicht der jeweiligen aktiven Termine versendet werden soll. |
Interval (in Tagen) | Gibt das Interval in Tagen an, in welche die Terminübersichts E-Mail verschickt werden soll. (z.B. 1 = jeden Tag gibt es eine Termin-Übersichts E-Mail für die Bearbeiter) |
Gruppenbenachrichtigungen | Hier können Sie Vorlagen hinterlegen für die Benachrichtigung von Teilnehmern eines Events. Diese Benachrichtigungen können Sie im jeweiligen Event-Termin auswählen und somit schnell und einfach an alle Teilnehmer versenden. Hier sind einige Beispiele für Gruppenbenachrichtigungen, die an die Teilnehmer verschickt werden könnten: Hygieneregeln für das Event; Aufforderung zur Bewertung des Events im Nachgang, Verschiebung des Termins, Änderung des Programms, etc. |
...
E-Mail Typ | Beschreibung |
|---|---|
Bestätigungs E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat. (Achtung bei Veranstaltung mit Opt-In wird die E-Mail erst verschickt, sobald der Opt-In-Link bestätigt wurde.) |
Opt-In E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald der Benutzer sich für eine Veranstaltung mit Opt-In anmeldet hat. |
Rechnungs E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, sobald die Paypal-Zahlung vollständig verifiziert wurde. Im Anhang der E-Mail befindet sich eine PDF Datei mit der Rechnung. |
Bezahlungsaufforderungs E-Mail | Wird an den Teilnehmer verschickt, wenn dieser nicht innerhalb von 24 Stunden seine Rechnung bezahlt hat. Die E-Mail wird alle 24 Stunden gesendet, solange die Rechnung offen ist. Es sei denn, bei dem Teilnehmer ist eine Mahnsperre aktiviert. |
Buchungsänderungs E-Mail | Diese E-Mail wird verschickt, wenn eine Buchungsänderung eines Teilnehmers durchgeführt wird. Buchungsänderungen sind:
|
Anmeldungs E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet, sobald sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet. |
Teilnehmerübersichts E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Wird an die Bearbeiter E-Mail Adressen (auch Standortgebundene) gesendet in einem definierten Interval. |
Rückerstattungs E-Mail | (Nicht konfigurierbar) Dies ist die Anweisung an die Buchhaltung für eine Rückerstattung. Die E-Mail wird an einen für die Buchung/Paypal Verantwortlichen verschickt. Diese E-Mail kann aus dem Admin-Bereich heraus verschickt werden und enthält alle notwendigen Daten für eine Paypal Rückabwicklung. |
...
Code | Versand | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Bestätigungs E-Mail |  |
| automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Opt-In E-Mail |  |
| automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Rechnungs E-Mail |  |
| automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Bezahl-Aufforderungs |  |
| automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Stornierungs E-Mail |  |
| automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Anmeldungs |  | nicht konfigurierbar | automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Terminübersichts |  | nicht konfigurierbar | wenn gewünscht: automatischer Versand aus dem Modul | |||||
Rückerstattungs |  | nicht konfigurierbar | muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden |
...