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Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im cmsCMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen. 

Struktur des Event-Moduls

In diesem Wiki Artikel geben wir Ihnen einen ersten Überblick zum Event-Modul.

Dashboard

Wir starten auf dem Dashboard. Dort sehen Sie eine Terminübersicht mit allen geplanten Events. Diese Übersicht können Sie über den blauen Button 'Drucken' ausdrucken. Über die Suche, die hinter dem hellblauen Akkordeon zu finden ist, können Sie auch vergangene Termine anzeigen lassen. Über den blauen Button 'Teilnehmersuche' gelangen Sie in die Tabelle aller Teilnehmer. Dort sehen Sie auf den ersten Blick den Buchungs- und Zahl-Status der einzelnen Teilnehmer. Es gibt Veranstaltungen mit Teilnehmer-Management (diese erkennen Sie am Listen-Symbol) und es gibt Point of Sale Veranstaltungen, die ohne Anmeldeprozess funktionieren (diese erkennen Sie am Megafon-Symbol).

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Wichtig: Damit der Detail-Button (Link zur Detailansicht/Anmeldung) erscheint muss ein Body oder Landing-Page Inhalt gepflegt sein!

Nachdem Sie Ihre Veranstaltung mit allen notwendigen Daten gefüllt haben, können Sie entweder direkt speichern oder weiter in den TAB 'Standorte und Termine' klicken.
Innerhalb der Website werden nur Veranstaltungen ausgeben, die gültige Termine in der Zukunft haben. Der Klick auf "speichern" führt daher zunächst zur Anlage der Veranstaltungsreihe.

Falls Sie direkt schon einen Termin zuordnen wollen, klicken Sie auf weiter bis zum 3. TAB "Standorte und Termine".

Termin hinzufügen

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- aus einer Veranstaltungsreihe

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einen echten Event-Termin machen

Um einen Termin hinzuzufügen, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung (entweder über das Bearbeiten/Kalender-Symbol in der Veranstaltungsauflistung) und klicken auf den 3. TAB "Standorte und Termine".

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Termin bearbeiten 

Um einen Termin zu bearbeiten, gehen Sie in die Veranstaltungsbearbeitung: entweder über das Kalender-Icon

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oder über das Bearbeiten-Symbol in der Veranstaltungsauflistung und dann auf den Tab "Standorte und Termine".
Nun sehen Sie alle aktiven Termine als Akkordeon (nicht mehr aktive Termine, finden Sie im Akkordeon "Abgelaufene Termine").
Alle Daten lassen sich dort anpassen. Jedoch sollten Sie beachten, dass bei Termin- oder Standort-Änderungen die schon angemeldeten Teilnehmer benachrichtigt werden müssen (siehe Teilnehmer benachrichtigen).
Möchten Sie einen Termin löschen, so setzen Sie das Start/Enddatum einfach in die Vergangenheit. So bleiben alle Daten weiterhin im Modul vorhanden, aber der Termin ist abgelaufen und wird nicht mehr auf der Website angezeigt.

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Teilnehmer

Für jedes Event gibt es Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Diese können über den Menüpunkt Teilnehmer eingesehen werden. Sie können dort gezielt nach Namen oder Buchungsnummern suchen, und somit schnell die Buchungen der Kunden finden. Mit dem Klick auf den Namen gelangen Sie in die jeweilige Buchung im entsprechenden Event-Termin. Die Personen, die eine Buchung durchgeführt haben, sind die Kunden. Diese sind i.d.R auch Teilnehmer der Events. Daneben gibt es Teilnehmer, die  sein. Die Personen, die

Durch die Sortiermöglichkeit jeder Spalte können Sie sich über diesen Menüpunkt auch schnell einen Überblick verschaffen, wo noch Zahlungen fehlen.

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Buchhaltung

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Über den Menüpunkt Buchhaltung gelangen Sie in die Übersicht aller Rechnungen, die automatisch im Event-Modul generiert wurden und per E-Mail an die Teilnehmer verschickt wurden. Sie können die Rechnungen nach dem Datum filtern und auch die Liste über den "Drucken" Button ausdrucken. Somit haben Sie eine Übersicht für Ihre Buchhaltung. Im zweiten TAB finden Sie die Gutschriften, die aus dem Event-Modul heraus erstellt wurden.

Über das "Auge" Icon können Sie sich die Rechnungen als PDF Dokument anzeigen lassen, und diese bei Bedarf in Ihrem eigenen System abspeichern.

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Website-Module

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Um die Veranstaltungen auf der Webseite auszugeben, benötigen Sie ein Website Modul. Dies können Sie erstellen in dem Sie auf Website Modul → NEU klicken.
Hier sehen Sie die Übersicht aller Website Module. Sie können das Event-Modul an unterschiedlichen Stellen auf Ihrer Website ausgeben.

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Zur Konfiguration des Moduls müssen Sie einige grundlegende Einstellungen editieren. Das Ameldeformular, der E-Mail Workflow und die PayPal Einstellungen müssen einmalig konfiguriert werden, damit das Modul einwandfrei funktioniert.

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Felder des Anmeldeformulars 

Um Anpassungen um Anmeldeformular vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → Anmeldeformular
Im Tab "Anmelde-Formular" finden Sie alle Einstellungen, die Sie diesbezüglich vornehmen können.
In der nachfolgenden Tabelle können Sie nachlesen, wofür die einzelnen Felder genutzt werden.

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Wie Sie die Google Recatpcha-Daten nutzen können, können Sie hier nachlesen.

Konfiguration des E-Mail Workflow

Um Anpassungen um an den E-Mail Templates vorzunehmen, klicken Sie auf Einstellungen → E-Mail Workflow.
Dort finden Sie eine Akkordeon Optik mit sämtlichen Status E-Mails.

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Informationen zum E-Mail Versand 

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, wann die jeweiligen E-Mails verschickt werden.

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NEU Pro Event-Reihe können Sie nun individuelle Bestätigungs-E-Mails konfigurieren. Dies ermöglicht Ihnen z.B. besondere Verhaltensweisen der Teilnehmer vor, während oder nach einem Event per Info zu erklären. Dies bietet sich an, wenn z.B. der Treffpunkt für 1 Event vom Veranstaltungsort abweicht.

Beispiele für E-Mails aus dem Event-Modul

	E-Mail	Code	Versand
Bestätigungs E-Mail	Image RemovedImage Added	Code Block language xml <p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p> <p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p> <p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br /> <br /> <strong>Veranstaltung:</strong><br /> Name: [{veranstaltung}]<br /> Firma: [{firma}]<br /> Standort: [{standort}]<br /> Termin: [{termin}]<br /> Preis: [{preis}]<br /> Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br /> <br /> <strong>Teilnehmer:</strong><br /> Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br /> <br /> <strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p> <p>[{teilnehmer_liste}]</p>	automatischer Versand aus dem Modul
Opt-In E-Mail	Image RemovedImage Added	Code Block language xml <p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p> <p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br /> <a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p>	automatischer Versand aus dem Modul
Rechnungs E-Mail	Image RemovedImage Added	Code Block language xml <p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p> <p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p>	automatischer Versand aus dem Modul
Bezahl-Aufforderungs E-Mail	Image RemovedImage Added	Code Block language xml <p>Sehr geehrte(r) [{vorname}] [{nachname}],<br /> die Bezahlung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}] ist noch offen.<br /> Bitte bezahlen/stornieren Sie unter folgenden Link: <a href="[{buchungslink}]">Jetzt bezahlen</a></p>	automatischer Versand aus dem Modul
Stornierungs E-Mail	Image RemovedImage Added	Code Block language xml <h3>Stornierung Ihrer Anmeldung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}]</h3> <p>Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass Sie sich von der gebuchten Veranstaltung abgemeldet haben.</p> <p>Falls Sie bereits eine Zahlung an uns getätigt haben, so werden wir diese unter Einhaltung der aktuellen Stornierungsbedingungen erstatten.</p>	automatischer Versand aus dem Modul
Anmeldungs E-Mail	Image RemovedImage Added	nicht konfigurierbar	automatischer Versand aus dem Modul
Terminübersichts E-Mail	Image RemovedImage Added	nicht konfigurierbar	wenn gewünscht: automatischer Versand aus dem Modul
Rückerstattungs E-Mail	Image RemovedImage Added	nicht konfigurierbar	muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden

Standortbezogene Einstellungen 

Standortbezogene Einstellungen ergänzen oder überschreiben die Standard-Einstellungen.
Die Einstellungen findet man unter Einstellungen → Standorte. In dieser Tabelle muss das Zahnrad Icon neben der Spalte Events angeklickt werden. So können für jeden einzelnen Standort die Event Einstellungen angepasst werden.

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Paypal-Konto

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verknüpfen

Wichtig: Sie müssen vorher Ihre Paypal-Konten hinterlegen. Dies machen Sie über den Menüpunkt Einstellungen → PayPal Konten.

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