Veranstaltungen und Events bringen oft einen großen Aufwand an Organisation mit sich. Sie müssen das Event detailliert planen und die Anmeldungen der Teilnehmer / Besucher organisieren. Für das Besuchermanagement Teilnehmermanagement ist unser Event-Modul Ihr optimales Hilfsmittel. Sie holen die Interessenten mit gezielter Werbung auf Ihrer Homepage ab, und dort erfolgt dann die Buchung der Teilnahme komplett digital. Alternativ Zusätzlich können Sie auch als Unternehmen Teilnehmer in Events ein- und ausbuchen, wenn diese beispielsweise keine E-Mail Adresse haben.
Im Wesentlichen gibt es die folgenden Prozesse, die für ein erfolgreiches Besuchermanagement wichtig sindeine Kundin oder ein Kunde im Event-Modul durchläuft:
- Teilnahme für sich und andere buchen
- vollautomatische E-Mail Korrespondenz mit den TeilnehmernKunden
- Ticket/Tickets bezahlen
- Einlass Kontrolle
- UmbuchungenNamen von Teilnehmern ändern
- Stornierungen durchführen
1. Teilnahme buchen
Digitale Anmeldung und Zahlung
Digital funktioniert das Event-Modul komplett automatisch. Die Schritte 1-3 werden komplett über die Internetseite, das E-Mail Postfach und das PayPal Konto des Kunden abgewickelt. Nur der 4. Schritt: die Einlasskontrolle muss am Tag des Events durch den Veranstaltungsleiter durchgeführt werden. Die Excel-Liste, welche sich für jeden Event-Termin automatisch aus dem Event-Modul genieriern lässt ist dafür eine gute Hilfe.
Analoge Anmeldung und Zahlung
Es gibt immer auch Personen, die lieber auf die herkömmliche Art und Weise eine Teilnahme an einem Event buchen. Sie möchten vor Ort mit einem Mitarbeiter sprechen und ggf. auch vor Ort die Tickets bezahlen. Dann sprechen wir im Modul von analogen Anmeldeprozessen. Die Kommunikation zum Kunden erfolgt über das Telefon oder live bei Ihnen im Unternehmen.
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- Die Teilnahme wird sozusagen mündlich oder fernmündlich (per Telefon) gebucht. Dazu würde der Mitarbeiter vor Ort die Teilnehmer auf der Internetseite eintragen in das Modul mit einer E-Mail Adresse, die mündlich genannt wird. Somit wären die Prozesse 1und 2 abgedeckt und der Kunde könnte per PayPal bezahlen.
Manuelle Buchung der Teilnehmer durch den Veranstalter
Wenn der Kunde keine E-Mail Adresse angeben möchte, sondern vor Ort bezahlen möchte, dann muss der Anmelde-Prozess intern folgendermaßen erfolgen:
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Anschließend wird im Backend der Rechnungs-Status auf bezahlt gesetzt und die Nummer des Kassenbons als Rechnungs-Info eingetragen. Dies können nur Nutzer machen, die auch eine Buchhaltungs-Berechtigung für das Event-Modul und für den passenden Standort besitzen.
Kunden rufen an und buchen die Event-Tickets telefonisch
Das Veranstaltungsmanagement geht über das Dashboard in die Teilnehmerliste des Events zu dem sich der Kunde anmelden möchte. Dieser Hyperlink über das Listen-Symbol ist möglich für künftige Events, die bereits veröffentlicht sind.
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