- Anmeldungen einsehen
- Teilnehmer manuell hinzufügen
- E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer versenden
- E-Mail Benachrichtigungsverlauf einsehen
- PayPal Daten einsehen
- Teilnehmer ändern oder stornieren
- Beleg drucken
- Buchungsstatus einsehen
- Buchungsstatus setzen
- Teilnehmer anpassen
- Information Rechnungsstatus
- Rechnungsstatus ändern, Rechnungsadresse bearbeiten
- Frontend Buchungsdarstellung
- Google My Business Push
- Standortbezogene Benutzerberechtigungen erteilen
Organisation des Anmeldeprozesses
1) Anmeldungen einsehen / Terminübersicht
Um eine Übersicht der aktuellen Teilnehmer zu haben, klicken Sie auf das Dashboard. Dort finden Sie sämtliche geplanten Events in der Zukunft.
Pro Event können Sie die jeweiligen Anmeldezahlen und die freien Plätzen in den letzten beiden Spalten der Tabelle ablesen.
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Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Nachricht an alle Teilnehmer aus dem Modul heraus:
2) Teilnehmer manuell hinzufügen| Anchor |
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| Teilnehmer-hinzufügen |
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| Teilnehmer-hinzufügen |
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Wenn Sie einen Teilnehmer manuell hinzufügen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins. Klicken Sie dort auf den Button "Teilnehmer hinzufügen".
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Nachdem Sie alle Daten ausgefüllt haben, klicken Sie auf "speichern".
3) E-Mail Benachrichtigung an alle Teilnehmer verschicken | Anchor |
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| Benachrichtung |
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| Benachrichtung |
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Wenn Sie den E-Mail Benachrichtung an alle Teilnehmer verschicken setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie nun auf "E-Mail an alle Teilnehmer verschicken". Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie alle Daten für die jeweilige E-Mail setzen können.
Sobald Sie auf "senden" klicken, wird die E-Mail an alle Teilnehmer verschickt.
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Über den Button E-Mail Verlauf sehen Sie eine Historie über alle versendeten Nachrichten. Mit Hilfe der Akkordeon Funktion können Sie sich detailliert die Nachrichten ansehen.
4) E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen | Anchor |
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| Benachrichtungsverlauf |
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| Benachrichtungsverlauf |
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Wenn Sie den E-Mail Benachrichtungsverlauf einsehen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerüerbsicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klicken Sie dann auf "E-Mail Verlauf". Es öffnet sich ein Overlay wo Sie alle versandten E-Mail Benachrichtungen einsehen können.
5) Paypal-Daten einsehen
Um die einzusehen mit welchen Paypal-Daten ein Teilnehmer bezahlt hat oder die Transaktion in Paypal wieder zu finden, gehen Sie in die Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins (Redaktion → Veranstaltung → Teilnehmerübersicht → Termin für das Bearbeiten-Symbol auswählen).
Klappen Sie das Akkordion mit dem entsprechenden Teilnehmer aus.
Sobald ein Teilnehmer eine Paypal-Zahlung durch geführt hat, taucht dort der Punkt "Paypal" auf.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, was die einzelnen Daten bedeuten.
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Hier ein Beispiel für eine Rechnung:
6) Teilnehmer ändern oder stornieren | Anchor |
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| Teilnehmer-ändern |
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| Teilnehmer-ändern |
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Wenn Sie einen Teilnehmer vom Namen her ändern möchten, so können Sie das über die Teilnehmer Bearbeitung machen. Dazu gehen Sie in die Teilnehmerliste und klappen das Akkordeon auf auf Teilnehmer → Bearbeiten
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Nun können Sie in dem Modal die Anrede, den Vornamen und den Nachnamen ändern. Zudem können Sie den Status verändern und somit ggf. auch einen Teilnehmer stornieren.
7) Beleg drucken | Anchor |
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| Beleg-drucken |
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| Beleg-drucken |
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Die Funktion "Beleg drucken", dient hauptsächlich dazu einen Beleg über die Buchung für die Kasse zu drucken.
Beispiel: Teilnehmer wird manuell hinzugefügt und soll jetzt den Betrag bezahlen.
Dazu wird für den Teilnehmer die Buchungsbestätigung ausgedruckt und mit dieser kann er zur Kasse und bezahlen.
Danach kommt der Teilnehmer zurück und zeigt den Kassenbon.
Dann wird der Rechnungsstatus für den Teilnehmer auf bezahlt gesetzt.
Beleg-Vorschau:
Der Anmeldestatus wird benötigt, um die korrekte Anzahl der freien Plätze für einen Termin zu berechnen.
| Anmeldestatus | Beschreibung |
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| angemeldet | Der Platz ist fest belegt. (dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn die Veranstaltung keinen Opt-In hat) |
| storniert | Der Platz ist wieder frei. (dieser Status kann manuell über den Adminbereich oder vom Benutzer über den Frontend-Buchungs-Link gesetzt werden) |
| unbestätigt | Dieser Platz ist für 24 Stunden belegt, wechselt der Status bis dahin nicht auf "angemeldet", so wird der Platz wieder frei. (dieser Status wird nach der Anmeldung mit Opt-In gesetzt) |
9) Buchungsstatus manuell setzen | Anchor |
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| Buchungsstatus-setzen |
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| Buchungsstatus-setzen |
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Haben Sie einen Benutzer manuell hinzugefügt oder Kontakt mit dem Teilnehmer gehabt, aber er ist nicht in der Lage den Bestätigungslink zu klicken, so können Sie die Anmeldestatus manuell setzten.
Gehen Sie dafür in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins.
Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie beim Teilnehmer auf "bearbeiten".
Nun öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Daten und den Anmeldestatus des jeweiligen Benutzers setzen können. Hier können Sie auch Buchungen von einer Person auf eine andere übertragen.
Klicken Sie auf "speichern" sobald Sie die Daten angepasst haben.
10) Bearbeitung/Änderung der Teilnehmer | Anchor |
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| Teilnehmer-anpassen |
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| Teilnehmer-anpassen |
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Sie gehen in die Terminübersicht und dann in die Teilnehmerliste des jeweiligen Events. Oder Sie klicken direkt im Menü Veranstaltungen auf die Teilnehmersuche. Dann öffnen Sie das Akkordeon des jeweiligen Kunden und sehen die Details der Buchung. Unten neben dem jeweiligen Teilnehmer können Sie auf das Wort bearbeiten klicken und Sie gelangen in die Buchungsdetails des einzelnen Teilnehmers.
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Hier können Sie die Anrede, den Namen und den Vornamen des Teilnehmers / der Teilnehmerin ändern.
Der Rechungsstatus steht im Standard immer auf "offen".
Nur bei einer verifizierten Paypal-Zahlung wird der Rechnungsstatus automatisch auf "bezahlt" gesetzt.
Sie können jedoch den Rechnungsstatus auch manuell setzen. Dies ist wichtig, bei einer Bezahlung vor Ort. Dann können Sie dort die Information zum Kassenbon bzw. zur Rechnung in das Veranstaltungs-Modul eintragen.
12) Rechnungsstatus manuell setzten / Bearbeitung Rechnungsadresse | Anchor |
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| Rechnungsstatus-setzen |
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| Rechnungsstatus-setzen |
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Wenn Sie den Rechnungsstatus manuell setzen möchten, gehen Sie in die Teilnehmerliste des jeweiligen Termins. Klicken Sie in das Akkordeon des jeweiligen Teilnehmers und klicken Sie auf "Rechnungsdaten bearbeiten".
Es öffnet sich ein Overlay, wo Sie die Rechnungsadresse, sowie den Rechnungsstatus manuell setzen können.
Zusätzlich können Sie auch eine Rechnungs-Info hinzufügen. Dies ist ein Freitextfeld und Sie können dort die Rechnungsnummer bzw. die Kassenbon Nummer eintragen.
Klicken Sie auf "speichern", sobald Sie alle Daten angepasst haben.
13) Frontend Buchungsdarstellung | Anchor |
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| Frontend-Buchungsdarstellung |
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| Frontend-Buchungsdarstellung |
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Die Frontend Buchungsdarstellung ermöglicht es den Teilnehmer nochmal alle Daten einzusehen und ggfs. noch die offenstehende Paypal-Zahlung zu begleichen oder zu stornieren.
Den Link für den jeweiligen Teilnehmer findet man in der Teilnehmerübersicht des jeweiligen Termins.
Wählen Sie dort den jeweiligen Teilnehmer aus und klicken Sie auf "Frontend Buchungsdarstellung".
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Die Paypal Bezahlung ist nur verfügbar, wenn der Teilnehmer noch nicht bezahlt hat und sich keine Paypal-Rechnung im Prozess befindet.
Stornieren kann der Teilnehmer nur, wenn er noch nicht bezahlt hat und keine Paypal-Rechnung sich im Prozess befindet.
14) Google MyBusiness Push
Damit die Veranstaltungen passend in den jeweiligen Google MyBusiness Account gepusht werden, müssen Sie auf folgende Dinge achten:
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Bei diesem Beispiel Event-Termin wird die Veranstaltungen auf 3 Google My Business Standorten ausgespielt: München-Nord, München-Süd und Musterstadt. Eine Mehrfach-Auswahl ist möglich.
15) standortbezogene Berechtigungen | Anchor |
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| Berechtigungen |
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| Berechtigungen |
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Für jeden Standort empfehlen wir mindestens 2 Bearbeiter E-Mail Adressen zuzufügen. Eine Adresse für die Organisation des Events und eine Adresse für die Abrechnung der Events. Die Bearbeiter E-Mail Adressen bekommen die wesentlichen Status-E-Mails, die aus dem Event-Modul heraus automatisch verschickt werden. Somit kann über das E-Mail Postfach schnell nachvollzogen werden, wieviele Teilnehmer sich anmelden und ob es Namensänderungen oder gar Stornierungen gibt.
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