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Über das WIM Menü → Veranstaltungen (oben links im CMS) gelangen Sie in das Modul Veranstaltungen. 

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NEUE Veranstaltung anlegen / modellieren

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TAB 1) Vorlage auswählen

Um eine neue Veranstaltung anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt →Veranstaltungen → Neu
wichtig: bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, müssen Sie mindestens einen Standort mit Veranstaltungsberechtigung aktivieren

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Anschließend gelangen Sie in den zweiten Konfigurationsschritt. Dort können Sie die Veranstaltung mit Leben füllen und alle Details konfigurieren, die später auf Ihrer Homepage sichtbar sind.

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TAB 2) Veranstaltungsdetails

Beispiel: Sicherer Umgang mit der Kettensäge

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Wichtig: Damit der Detail-Button (Link zur Detailansicht/Anmeldung) erscheint muss ein Body oder Landing-Page Inhalt gepflegt sein!

Nachdem Sie Ihre Veranstaltung mit allen notwendigen Daten gefüllt haben, können Sie entweder direkt speichern oder weiter in den TAB 'Standorte und Termine' klicken.
Innerhalb der Website werden nur Veranstaltungen ausgeben, die gültige Termine in der Zukunft haben. Der Klick auf "speichern" führt daher zunächst zur Anlage der Veranstaltungsreihe.

Falls Sie direkt schon einen Termin zuordnen wollen, klicken Sie auf weiter bis zum 3. TAB "Standorte und Termine".

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TAB 3) Standorte und Termine

Termin hinzufügen - aus einer Veranstaltungsreihe einen echten Event-Termin machen

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Feld

Beschreibung/Nutzung

Veranstalter

Dies ist der offizielle Veranstalter für das Event. Er ist für die Organisation, die Anmeldeprozesse und die Abrechnung rechtlich verantwortlich.

Veranstaltungsort

Gibt an an welchem Ort der Termin stattfindet. Oftmals sind der Veranstalter und der Veranstaltungsort gleich. Aber es kann auch sein, dass eine Firma ein Event organisiert, welches z.B. in einem externen Event-Raum stattfindet. Sobald der Veranstaltungsort auch ein Google My Business Standort hat, wird er mit 5€ pro Monat abgerechnet.

Startdatum

Gibt das Startdatum des Termin an. Möchten Sie keine Uhrzeit angeben, belassen Sie die Zeit auf 00:00.

Enddatum

Gibt das Enddatum des Termin an. Möchten Sie kein Enddatum/Uhrzeit angeben, wählen Sie die gleichen Daten wie beim Startdatum aus.

Anmelde-Start

Hier geben Sie an, ab wann eine online Anmeldung möglich ist.

Anmelde-Ende

Hier geben Sie an, bis wann eine Anmeldung möglich ist.
Das Anmelde-Ende gibt auch an, bis wann eine Teilnahme an einem Event online storniert werden kann.

1 Stunde nach dem Anmelde-Ende wird eine automatische E-Mail verschickt mit einer Excel Liste mit den angemeldeten Teilnehmern und deren Daten. Die E-Mail wird verschickt an die Bearbeiter eines Standortes (Veranstalter und Veranstaltungsort), damit sie gut informiert in die Vorbereitungen für das Event einsteigen können.

Teilnehmeranzahl

Gibt die maximale Teilnehmeranzahl an, die sich für den Termin anmelden können. Wird die Zahl überschritten, ist der Termin ausgebucht. Möchten Sie kein Limit an Teilnehmer angeben, so lassen Sie das Feld einfach leer.

Brutto-Preis pro Teilnehmer

Gibt den Brutto-Preis (Kundenpreis) pro Teilnehmer an. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Termin kostenlos ist.

Mehrwertsteuer in %

Gibt den Mehrwertsteuersatz an. Dieser wird für die Rechnungserstellung benötigt. Ist Ihr Termin kostenlos können Sie das Feld leer lassen.

Sie können auch den Inhalt im Feld komplett heraus löschen, das führt dazu, dass in der Buchungsbestätigung keine Ausweisung der MwSt. stattfindet. Somit können Sie selbst die Rechnung aus Ihrer Warenwirtschaft schreiben.

Artikel Nummer

Sie können für die Tickets auch Artikel Nummern pflegen. Diese werden pro Person in der jeweiligen Zeile der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Wenn Sie gepflegt wird, so wird sie als Barcode auf der Buchungsbestätigung ausgegeben.

Ticketdefinitionen

Hier können Sie zu dem Event zusätzliche Ticket Optionen hinterlegen. So ist es beispielsweise möglich sowohl reguläre Tickets als auch vergünstigte Tickets z.B. für Kinder zu verkaufen. An jede Ticketdefinition kann ein individueller Preis gesetzt werden. 

Wenn Sie die Ticketdefinitionen nutzen, so müssen Sie jedes Ticket definieren. Die Reihenfolge der Liste, die Sie eingeben, wird auch auf der Homepage genauso für den Kunden sichtbar sein.

Push ins Google Business Profil

Hier können Sie einzelne Event-Termine in Ihre Google Business Konten pushen. I.d.R. pushen Sie zum Veranstaltungsort aber wenn Sie möchten, können Sie auch das Event zu mehreren oder sogar zu allen Standorten pushen. Auch ein Push zum Veranstalter ist möglich.

Die Schnittstelle zu Google muss pro Standort einmalig angelegt werden.

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Status
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titleNEU
→ Eventspezifische E-Mails

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TAB 4) eventspezifische E-Mails

Im vierten TAB gibt es die Möglichkeit speziell für das eine Event, eventspezifische E-Mails zu schreiben. Das ist sehr nützlich, wenn Sie nur den Teilnehmern dieses einzelnen Events besondere Informationen zukommen lassen möchten. Beispielsweise zum Treffpunkt oder zu Materialien/Ausrüstungen, die mitgebracht werden müssen.

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Status
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titleNEU
→ zusätzliche Formularfelder

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TAB 5) zusätzliche Formularfelder

Im fünften TAB gibt es die Möglichkeit, für diese Veranstaltung spezielle Formularfelder abzufragen. So können Sie Ihre Events noch besser vorbereiten und haben alle Daten sicher in Ihrer Datenbank abgespeichert.

...


E-Mail

Code

Versand

Bestätigungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung!</strong></p>

<p>Wir freuen uns, das Sie bei der Veranstaltung dabei sind.</p>

<p>Hier finden Sie alle Infos zum Event:<br />
<br />
<strong>Veranstaltung:</strong><br />
Name: [{veranstaltung}]<br />
Firma: [{firma}]<br />
Standort: [{standort}]<br />
Termin: [{termin}]<br />
Preis: [{preis}]<br />
Gesamtkosten: [{gesamtpreis}]<br />
<br />
<strong>Teilnehmer:</strong><br />
Name: [{anrede}] [{vorname}] [{nachname}]<br />
<br />
<strong>Zusätzliche Teilnehmer</strong></p>

<p>[{teilnehmer_liste}]</p>


automatischer Versand aus dem Modul         

Opt-In E-Mail


Code Block
languagexml
<p><strong>Vielen Dank für die Anmeldung zu der Veranstaltung [{veranstaltung}] !</strong></p>

<p>Bitte bestätigen Sie die Teilname an der Veranstaltung, indem Sie auf den Bestätigungslink klicken.<br />
<a href="[{optInLink}]">Bestätigigungs-Link</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Rechnungs E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Vielen Dank für die Bezahlung!</p> 
 
<p>Anbei finden Sie die Rechnung im PDF-Format.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Bezahl-Aufforderungs

E-Mail


Code Block
languagexml
<p>Sehr geehrte(r) [{vorname}] [{nachname}],<br />
die Bezahlung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}] ist noch offen.<br />
Bitte bezahlen/stornieren Sie unter folgenden Link: <a href="[{buchungslink}]">Jetzt bezahlen</a></p>


automatischer Versand aus dem Modul

Stornierungs E-Mail


Code Block
languagexml
<h3>Stornierung Ihrer Anmeldung für die Veranstaltung: [{veranstaltung}]</h3> 
<p>Hiermit bestätigen wir Ihnen, dass Sie sich von der gebuchten Veranstaltung abgemeldet haben.</p> 
<p>Falls Sie bereits eine Zahlung an uns getätigt haben, so werden wir diese unter Einhaltung der aktuellen Stornierungsbedingungen erstatten.</p>


automatischer Versand aus dem Modul

Anmeldungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

automatischer Versand aus dem Modul

Terminübersichts

E-Mail

nicht konfigurierbar

wenn gewünscht:

automatischer Versand aus dem Modul

Rückerstattungs

E-Mail

nicht konfigurierbar

muss vom Veranstalter an die Buchhaltung manuell verschickt werden

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