Click&Meet, Click&Collect, Termin-Shopping, Corona Schutz Verordnung - all diese Begriffe und Funktionalitätten sind aktuell für Ihr Unternehmen wichtig. Um das Einkaufen wieder sicher zu gestalten, bietet ein online Buchungssystem für Termine viele Vorteile, denn Sie können die zeitintensiven Abstimmungsprozesse mit den Kunden auf ein Minimun reduzieren und zeitgleich die Auslastung im Betrieb optimieren.
Das Modul strait Terminbuchung kann die Prozesse zur Terminbuchung praxistauglich abbilden. Die Kunden buchen über Ihre Website oder aus einer E-Mail heraus oder über einen QR-Code direkt einen Termin bei Ihnen und zwar zu der Zeit, die dem Kunden selbst am besten passt. Der gesamte E-Mail Workflow, der sich dann ergibt erledigt das Modul für Sie.
Terminbuchung ist ein komplexes Thema. Wir helfen Ihnen, das Modul einfach und schnell auf Ihrer Homepage und in Ihr Unternehmen einzubinden.
Wir empfehlen, mit einer einfachen Einbindung zu starten:
- 1 Kalender pro Standort bei Firmen zwischen 5-10 Büromitarbeitern
- 1 Kalender pro Team/ Abteilung bei Teamgrößen von 5-10 Büromitarbeitern
- 1 Kalender pro Standort für das Thema Click&Meet bzw. Terminschopping
Pro Kaldender / Ressource empfehlen wir, bis maximal 10 unterschiedliche Dienstleistungen/Produkte anzubieten.
Buchungsschritte für die Kunden
Je nach Komplexität sieht es auf Ihrer Website für die Kunden unterschiedlich aus. Hier ein paar Beispiele:
Buchungsprozess mit 2 Schritten
Es gibt eine Dienstleistung, die buchbar ist. Diese wird direkt für den Kunden im Kalender buchbar.
Buchungsprozess mit 3 Schritten - Start mit Standort Auswahl
Es gibt eine Dienstleistung, die an zwei Stanorten buchbar ist. Somit ergibt sich ein dritter Buchungsschritt. Der Kunde startet mit der Standort Auswahl.
Buchungsprozess mit 3 Schritten - Start mit der Produkt Auswahl
Es gibt zwei unterschiedliche Dienstleistungen, die buchbar sind. Somit ergibt sich ein dritter Buchungsschritt. Der Kunde startet mit der Auswahl der Dienstleistung.
Buchungsprozess mit 4 Schritten - Start mit der Auswahl des Standortes
Es gibt mehrere Standorte, die jeweils mehrere Dienstleistungen anbieten. Hier ergeben sich insgesamt 4 Buchungsschritte. Der Kunde startet mit der Standort-Auswahl, dann wird die Dienstleistung ausgewählt. Im 3. und 4. Schrit erfolgt die eigentliche Terminbuchung.
Buchungsprozess mit 4 Schritten - Start mit der Auswahl des Produktes/der Dienstleistung
Es gibt mehrere Dienstleistungen, die an zwei Stanorten buchbar sind. Somit ergeben sich insgesamt 4 Buchungsschritte. Der Kunde startet mit der Produkt-Auswahl, dann wird der Standort ausgewählt und im 3. und 4. Schrit erfolgt die eigentliche Terminbuchung.
Teamkalender versus Mitarbeiterkalender
Wie bei allen Digitalisierungsprozessen ist eine feinabgestimmte Einbindung in Ihre täglichen Prozesse unabdingbar. Unser Modul Terminbuchung kann sehr viele Buchungsprozesse abbilden und lässt sich somit optimal in Ihre Digitalisierungsstrategie integrieren. Bei vielen Abläufen haben wir die Erfahrung gemacht, dass ein Teamkalender nahezu immer einzelnen Mitarbeiterkalendern vorzuziehen ist, denn der Verwaltungsaufwand ist dabei wesentlich geringer.
Der Nutzen für den Kunden ist sogar noch höher bei einem Teamkalender, da möglichst viele Zeiten direkt angeboten werden können. Daher empfehlen wir Abteilungs- oder Teamkalender für Ihr Unternehmen und Sie stimmen intern ab, wer welchen Termin übernimmt. Die Benachrichtigungen über neue Terminbuchungen können dabei auf Wunsch an alle Team Mitglieder verschickt werden.
Wir räumen auf mit dem Irrglauben:
- Die Anzahl der Termine, die gebucht werden können, sind pro Kalender eingeschränkt. → Nein, die Buchungsmöglichkeiten sind nicht durch die Anzahl der Kalender eingeschränkt. Sie selbst geben vor, wieviele Personen pro Termin in Ihren Räumlichkeiten sein können. Somit können von 2 Personen bis beispielsweise 999 Personen pro Uhrzeit die Termine in nur einem einzigen Kalender gebucht werden.
- Je mehr Mitarbeiterkalender ich einbinde, desto fehlerfreier ist die Terminbuchung möglich. → Nein, denn in jedem Mitarbeiterkalender können sich Fehler einschleichen. Beispielsweise können bei 10 unterschiedlichen Mitarbeiterkalendern, die ggf. täglich angepasst werden müssen, auch 10 Mal so viele Fehler entstehen. Hingegen müssen Sie bei einem einzigen Teamkalender nur einmal die Anpassungen pflegen und können sogar mögliche Fehler von 10 Teammitgliedern gegenprüfen lassen. Somit kontrollieren 10 Mitarbeiter einen Teamkalender. Das macht das System sehr sicher gegen falschen Eingaben und Fehler.
- Der Kunde kann viel besser individuell beraten werden, wenn er schon vorher weiß, mit wem er den Termin vereinbart. Das ist Quatsch, da der Kunde i.d.R. ihre Mitarbeiter gar nicht vor dem Termin kennt. Es ist nicht wichtig, wer den Kunden beim Termin berät, sondern dass er gut und kompetent beraten wird. Somit kann bei einem Teamkalender noch bis kurz vor dem Termin die Beratungsperson gewechselt werden. Das macht ihr Team flexibel, da auch bei wichtigen spontanen Telefonaten oder Kundenbesuchen noch schnell vorher ein Beratungstermin an einen anderen Mitarbeiter übergeben werden kann.
- Es fühlt sich kein Mitarbeiter zuständig für die Kundentermine, wenn ein Teamkalender genutzt wird. Dieses Thema hängt nicht mit dem Buchungssystem zusammen, sondern mit Ihren innerbetrieblichen Absprachen. Sie können ja trotzdem ihr Team so einteilen, dass z.B. Mitarbeiter A immer montags, mittwochs und freitags die Terminbuchungen übernimmt und Mitarbeiter B immer dienstags, donnerstags und samstags. Eine Vertretungsregelung für Urlaub oder Krankheit wird es eh bei Ihnen im Betrieb geben, von daher dürfte das keine Probleme bereiten.
Spezialanwendungen
Es gibt immer wieder Kundenanfragen mit speziellen Anwendungsfällen. Hier sind wir mit unserem Modul sehr stark. Da wir sehr viele Einstellungsmöglichkeiten haben, können wir viele Anwendungsfälle abbilden. Wenn Sie möchten, können wir Ihnen unterschiedliche Beispiele aufzeigen.
Corona konformes Einkaufen
Aufgrund der aktuellen Situation haben wir ein Anpassungen gemacht, damit unser Modul Terminbuchung auch optimal für das coronabedingte Termin-Shopping funktioniert. Sie können nun beispielsweise die Personenzahl angeben, die sich gleichzeitig in Ihrem Betrieb aufhalten darf. Somit können parralelle Termine vergeben werden ohne eine echte Beanspruchung einer Ressource. Diese Zahl ist völlig flexibel und kann somit das genaue Verhältniss von Besuchern zur qm Zahl Ihres Betriebes abbilden.
Zudem können über die flexible Gestaltung der Abfrage-Formulare alle notwendigen Daten abgefragt werden, die evt. für eine spätere Kontaktnachverfolgung wichtig sind. Das kann von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sein, deswegen können die Formularfelder flexibel eingerichtet werden.