Unter dem Menüpunkt Redaktion → Terminplaner kommen Sie zu den Buchungen und Einstellungen vom Terminplaner.
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Dann gelangen Sie in die Kalenderansicht der jeweiligen Ressource
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Der angezeigte Ressourcen Kalender lässt sich genauso bedienen, wie der Haupt-Kalender auf dem Modul Dashboard. Über die schwarzen Buttons 'Monat', 'Woche' und 'Tag' können Sie die Ansicht des Kalenders verändern.
Zudem können Sie hier blockierte Zeiten zu einer Ressource hinzufügen. Dies ist z.B. sinnvoll um Urlaubstage von Mitarbeitern im Kalender zu berücksichtigen.
Ziehen Sie dafür einfach den Block "8 Stunden blockieren" oder "1 Tag blockieren" auf das jeweilige Datum und die jeweilie Uhrzeit. Das funktioniert am besten in der Tages Ansicht des Kalenders.
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Wenn Sie in die Wochenansicht wechseln, können Sie die genaue Start/End-Zeit definieren oder die Blockierung auf mehrere Tage ausdehnen.
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Unter dem Menüpunkt Produkte können die Dienstleistungen angelegt werden, die Sie online terminieren möchten. Beispiele sind Beratungstermine, Werkstatt Termine, Besichtigungen, vor Ort Termine, Online Beratungen usw. In dieser Ansicht können die Produkte mit Hilfe des Status-Schalters schnell deaktivieren, dadurch kann das Produkt dann direkt nicht mehr gebucht werden. Dies erleichtert Ihnen schnell gewisse Zeitfenster zu deaktiveren weil z.B. aufgrund von Krankheit gewisse Dienstleistungen vorübergehend nicht erbracht werden können.
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Um ein Produkt zu bearbeiten, gehen Sie in die Produktübersicht und klicken auf das Bearbeiten-Icon des jeweiligen Produktes. Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU". Dann erscheint die folgende Eingabemaske mit 5 TABs. Die ersten beiden TABs müssen gefüllt werden, damit die Terminbuchung einwandfrei funktioniert. Die TAB Nummerierung ist solange rot eingefärbt, bis Sie die Basis-Konfiguration abgeschlossen haben.
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Geben Sie dem Produkt einen Namen, sowie eine Dauer in Minuten. Zusätzlich können Sie Rüst- oder Fahrtzeiten angeben, die vor und/oder nach dem Termin als Puffer-Zeiten zu berücksichtigen sind.
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Die zweite Pflicht-Konfiguration ist die Verknüpfung mit mindestens einer Ressource, denn nur so kann das Produkt gebucht werden. Wenn das Produkt mehrere Ressourcen hat, und mehrere Ressourcen zu einem bestimmten Termin verfügbar sind, wird zufällig vom Modul eine Ressource ausgewählt, die Zuordnung können Sie später auf dem Dashboard erkennen.
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Um im Terminbuchungsformular weitere Felder hinzuzufügen, klicken Sie in der Produktbearbeitung auf den Tab "Zusätzliche Formularfelder". Dies ist wichtig, damit Ihnen die Kunden bereits vor dem Termin wichtige Daten nennen können. Dies kann die Vorbereitung auf den Termin für Ihre Mitarbeiter vereinfachen.
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5) Einstellungen
5a) E-Mail Workflow
Die Einstellungen finden Sie unter dem Menüpunkt unter Redaktion → Terminplaner → Einstellungen.
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Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
Absender-E-Mail | Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mail verschickt werden. |
Bestätigungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bestätigungs-E-Mail an. |
Bestätigungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken | Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem Kalender speichern. |
Opt-In-Email Betreff | Gibt den Betreff der Opt-In-E-Mail an. |
Opt-In-Email Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht. Sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen! |
Opt-In-Bestätigungstext | Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat. |
Erinnerungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Erinnerungs-E-Mail an. |
Erinnerungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Erinnerungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
Stornierungs-E-Mail E-Mail bei Stornierung zum Kunden schicken | Gibt an, ob bei einer Stornierung eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll. |
Stornierungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an. |
Stornierungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
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Als nächstes können Sie die Ressourcen auswählen, deren Buchungen im Kalender angezeigt werden soll.
Nun können Sie den Link kopieren und in Ihrer Kalenderanwendung hinzufügen (z.B. Outlook).
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