Unter dem Menüpunkt Redaktion → Terminplaner kommen Sie zu den Buchungen und Einstellungen vom Terminplaner.
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Sie starten mit einer allgemeinen Kalenderansicht mit sämtlichen Infos zu allen künftigen Buchungen. Über die Suche können Sie auch vergangene Buchungen anzeigen lassen. 
Unter dem Kalender ist eine Liste mit den künftigen Terminen zu finden. Hier werden alle Termine angezeigt, auch die unbestätigten Termine. Der angezeigte Kalender enthält im Standard alle zukünftigen Buchungen, sowie alle blockierten Zeiten (z.B. Urlaub) der jeweiligen Ressourcen.
Wenn ein Termin angeklickt wird, erscheinen rechts neben dem Kalender die Details zum Termin. Über die Suche können Sie mit Hilfe von Checkboxen und der Suchleiste nach bestimmten Buchungen filtern. Je nachdem welchen Status die Buchung hat, wird diese im Kalender in unterschiedlichen Farben angezeigt:
- Blau: Termin wurde vom Kunden bestätigt
- Orange: Termin wurde noch nicht vom Kunden bestätigt
- Rot: Zeiten werden blockiert, z.B. wegen Urlaub oder an Feiertagen
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Die Ressourcen finden Sie unter dem Menüpunkt Redaktion → Terminbuchung → Ressourcenübersicht.
Jede Ressource hat einen Kalender. Sie können beispielsweise pro Person, pro Raum oder pro Abteilung eine Ressource anlegen.
Um eine neue Ressource anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU".
Geben Sie der neuen Ressource einen Namen und eine Email-Adresse. Bei neuen Buchungen, Verschiebungen und Stornierungen werden die Informationen an diese E-Mail Adresse gesendet. Sie können mit einem Komma weitere E-Mail Adressen einfügen.
Nun tragen Sie die verfügbaren Zeiträume der jeweiligen Ressource ein.
Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie in die Übersichtstabelle und klicken auf das Bearbeiten-Icon der jeweiligen Ressource.
Wenn Sie den Status einer Ressource auf "deaktiviert" setzen, werden der Ressource keine neuen Buchungen zugeteilt.
Um einen Kalender für eine Ressource anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Kalender-Icon in der Ressourcenübersicht.
Der angezeigte Kalender lässt sich genauso bedienen, wie der Kalender im Dashboard. Zudem können Sie hier blockierte Zeiten zu einer Ressource hinzufügen. Dies ist z.B. sinnvoll um Urlaubstage von Mitarbeitern im Kalender zu berücksichtigen.
Ziehen Sie dafür einfach den Block "8 Stunden blockieren" oder "1 Tag blockieren" auf das jeweilige Datum und die jeweilie Uhrzeit. Das funktioniert am besten in der Tages Ansicht des Kalenders.
Wenn Sie in die Wochenansicht wechseln, können Sie die genaue Start/End-Zeit definieren oder die Blockierung auf mehrere Tage ausdehnen.
Eine blockierte Zeit hat keine Auswirkungen auf bestehende Buchungen die sich eventuell überscheiden. Es können lediglich keine neuen Buchungen für diese Zeit erstellt werden.
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Um ein neues Produkt anzulegen, klicken Sie oben auf "NEU".
Geben Sie dem Produkt einen Namen, sowie eine Dauer in Minuten.
Damit das Produkt gebucht werden kann, müssen Sie mindestens eine Ressource hinzufügen.
Wenn das Produkt mehrere Ressourcen hat und mehrere Ressourcen für einen bestimmten Termin verfügbar sind, wird bei einer Buchung durch den Zufall eine Ressource ??? zugewiesen.
Sie können die Produktdauer durch einen Vor- Und und Nach-Puffer weiteranpassen.
Als Terminort können Sie mehrere Optionen angeben:
- Online
- Im Unternehmen - falls der Termin im Unternehmen stattfindet, wählen Sie zudem einen Standort aus, um in der Terminbuchung und um in den E-Mails die Adresse anzuzeigen
- Beim Kunden - diese Option fügt drei zusätzliche Pflichtfelder in der Terminbuchung hinzu (Straße und Hausnummer, PLZ und Ort)
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| Feld | Beschreibung/Nutzung |
|---|---|
| Absender-E-Mail | Gibt die E-Mail-Adresse an, mit dem alle E-Mail verschickt werden. |
| Bestätigungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Bestätigungs-E-Mail an. |
| Bestätigungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Bestätigungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
| Bestätigungs-E-Mail ICS-Datei mitschicken | Gibt an, ob eine ICS (Kalender-Datei) in der E-Mail angehängt werden soll. Damit kann der Nutzer sich den Termin direkt in seinem Kalender speichern. |
| Opt-In-Email Betreff | Gibt den Betreff der Opt-In-E-Mail an. |
| Opt-In-Email Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Opt-In-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. Wichtig: Vergessen die den Platzhalten [{optinLink}] nicht. Sonst kann der Benutzer sich nicht bestätigen! |
| Dieser Text wird auf der Webseite ausgegeben, sobald der Teilnehmer auf den Opt-In-Link in der E-Mail geklickt hat. | |
| Erinnerungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Erinnerungs-E-Mail an. |
| Erinnerungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Erinnerungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
| Stornierungs-E-Mail E-Mail bei Stornierung zum Kunden schicken | Gibt an, ob bei einer Stornierung eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll. |
| Stornierungs-E-Mail Betreff | Gibt den Betreff der Stornierungs-E-Mail an. |
| Stornierungs-E-Mail Template | Gibt den E-Mail Inhalt der Stornierungs-E-Mail an. Platzhalter finden Sie unter dem Feld. |
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